W miarę rozwoju firmy, a co za tym idzie – rosnących potrzeb, niemal wszystkie przedsiębiorstwa decydują się na wydzielenie dedykowanego zespołu zajmującego się wyłącznie zakupami – czyli po prostu działu zakupów. To ci ludzie zaczynają odpowiadać za zapewnianie firmie wszystkiego, czego potrzebuje do sprawnego funkcjonowania: od najprostszych długopisów, do najbardziej wyspecjalizowanych części maszyn produkcyjnych czy specjalistycznych usług czyszczenia wykładzin. Proces zakupowy zwykle wygląda bardzo podobnie: pracownicy innych działów komunikują (mniej lub bardziej sprawnie) swoje potrzeby zakupowcom, a ci dokonują swoich manewrów aby dostarczyć na biurka niebieskie długopisy, a do fabryk dwudziestoczterożyłowe ekranowane kable sterownicze. Czy jednak na pewno jest to najlepszy system?

Naszym zdaniem – nie. Z doświadczeń przy przeprowadzonych do tej pory projektach wnioskujemy, że znacznie lepsze efekty daje wyeliminowanie znacznej części komunikacji na linii pracownik-zakupowiec i zapewnienie większych możliwości zakupowych temu pierwszemu. Umożliwi nam to zaawansowana platforma zakupowa.

Co konkretnie oznacza takie rozwiązanie? Jakie wiążą się z nim korzyści, a jakie ryzyka? Wszystko to wyjaśniamy poniżej.

Dlaczego platforma zakupowa dla wszystkich to dobry pomysł

Udostępnienie możliwości składania zamówień wszystkim pracownikom w firmie niesie za sobą szereg korzyści. Najważniejszymi z nich są:

Zwiększona efektywność

Sporą część czasu każdego pracownika działu zakupów pochłania „obsługa” swoich kolegów z innych działów. Odpowiada na pytania odnośnie statusu zamówienia i spodziewanej daty dostawy, często jest proszony o modyfikację zamówienia w ostatniej chwili; a gdy coś się obsuwa, to zwykle jemu dostaje się od zniecierpliwionego klienta wewnętrznego. Żaden z tych obowiązków nie skutkuje obniżeniem kosztów czy polepszeniem relacji z dostawcami – są więc, poniekąd, stratą czasu fachowca.

Umożliwienie każdemu (lub nieomal każdemu) pracownikowi firmy wglądu w swoją część platformy zakupowej niemal całkowicie eliminuje ten problem. O każdej porze dnia i nocy będzie miał tam dostęp do istotnych dla siebie informacji; będzie mógł też dokonywać ewentualnych modyfikacji w swoich zamówieniach. Kluczowo: wszystko to odbędzie się i sprawniej niż w tradycyjnym modelu, i bez potrzeby angażowania innej osoby. Zakupowiec będzie miał więc więcej wolnego czasu, aby dalej specjalizować się w swoim prawdziwym fachu.

Cały proces zostaje też znacznie ukrócony. Unikamy w ten sposób zabawy w głuchy telefon pomiędzy składającym zamówienie a Działem Zakupów, wymieniania się mailami aby doprecyzować co konkretnie zamówić, a później przepisywania zamówienia do systemu. W nowym modelu pracownik sam wpisze w formularz dokładnie to, czego mu potrzeba, a cała procedura zajmie najwyżej kilkanaście minut. Nie będzie bardziej skomplikowana niż codzienne zakupy na Allegro.

Lepiej dobrane produkty

Gdy umożliwimy pracownikom samodzielne składanie zamówień, znacznie zwiększamy szansę na dokonanie właściwego wyboru produktu. To przecież ta konkretna osoba wie najlepiej czego potrzebuje w swojej codziennej pracy – może mieć szereg indywidualnych preferencji odnośnie funkcjonalności, parametrów, marki, modelu. Nawet kupiec z bardzo bogatą wiedzą i najlepszymi intencjami nie będzie w stanie wiedzieć wszystkiego o wszystkich produktach, jakie kupuje. Natomiast pracownicy używający ich na co dzień – już tak. Tym samym znacznie zwiększamy szansę, że dokonujemy zakupów naprawdę dostosowanych do realnych potrzeb firmy.

Zmniejszenie pomyłek i błędnych interpretacji

Ta korzyść jest poniekąd powiązana z dwiema poprzednimi, ale mimo to warta podkreślenia w osobnym punkcie. Gdy każde zamówienie musi przejść przez kilka par rąk i różnych działów, zaczyna się wspomniany wcześniej głuchy telefon. Zamawiający nie opisze czegoś łopatologiczne, bo dla niego jest to wiedza zupełnie oczywista i zwyczajnie o tym nie pomyśli. Dział zakupów zrozumie ten opis jeszcze inaczej, bo zna się na kupowaniu, nie na dwudziestoczterożyłowych ekranowanych kablach sterowniczych. W rezultacie po tygodniu zamawiający otrzymuje zupełnie nie to, co jest mu potrzebne, praca zostaje wstrzymana, a cały proces trzeba powtórzyć.

Natomiast jeśli umożliwimy zamawiającemu wypełnienie odpowiedniego formularza we własnym zakresie, znacznie ograniczymy ryzyko takich pomyłek – on przecież dobrze wie, czego potrzebuje. (Aby jeszcze bardziej uodpornić system na pomyłki, możemy pokusić się o formularz w którym nie wpisuje się ręcznie potrzebnego produktu, a tylko wybiera się go z przygotowanej i zatwierdzonej wcześniej listy.)

Poprawa komunikacji z dostawcami

W zależności od tego jakie konkretnie rozwiązanie wybierzemy, platforma zakupowa na pewno będzie miała wbudowaną jakąś formę komunikacji z dostawcami. Zapewne nie ograniczy się tylko do samej logistyki realizacji zamówień, ale da nam też możliwość oceniania produktów i dostawców w usystematyzowany sposób, czy dodawania bardziej opisowych komentarzy. Tym samym dostawcy dostaną lepsze informacje zwrotne, bezpośrednio od końcowych użytkowników – a to, z kolei, może przyczynić się do polepszenia współpracy dla obu jej stron.

Na co uważać?

Żaden system nie jest idealny – nie inaczej jest w przypadku platform zakupowych udostępnianych pracownikom. Uwagę powinniśmy więc zwrócić na dwa najważniejsze zagrożenia.

Frywolne zakupy

Pierwszy potencjalny problem wynika bezpośrednio z tego, dlaczego od kilku dekad większe firmy decydują się na oddzielne działy zakupów, nadzorujące cały proces. Umożliwiając szeregowym pracownikom tworzenie własnych zamówień, ryzykujemy tak zwane Maverick buying – czyli frywolne, rozrzutne zakupy, które nie wpisują się w politykę firmową i narażają przedsiębiorstwo na straty.

Właściwie dobrana platforma zakupowa pozwala jednak jeśli nie całkowicie wykluczyć, to przynajmniej znacznie ograniczyć to ryzyko. Po pierwsze, dział zakupów nadal bierze udział w procesie i jest w stanie kontrolować wydatki firmy. Zwykle dzieje się to w ten sposób, że zanim zamówienie wyjdzie z firmy i zostanie przekazane dostawcy, na ostatnim kroku musi być zatwierdzone (lub zawetowane) przez upoważnionego kupca. Firma nadal ma więc kontrolę nad tym co kupuje, a wydatki zatwierdzają ostatecznie Ci, którzy naprawdę się na tym znają.

Po drugie, problem Maverick buying oryginalnie brał się w dużej mierze z chaosu i braku wyspecjalizowanych narzędzi, które kontrolowałyby zamawiających. Natomiast nowoczesne platformy zakupowe oferować będą szereg ograniczeń i filtrów, które będziemy mogli wykorzystać.

Na przykład:

• platforma może umożliwiać pracownikom dostęp tylko wybranych/rekomendowanych dostawców, zatwierdzonych wcześniej przez zespół zakupowy;
• pozwalać pracownikom na zakup tylko zgodnie z uzgodnionymi warunkami czy procedurami;
• umożliwiać kontrolę dostępu z różnymi prawami dla różnych pracowników, działów i lokalizacji.;
• mieć wbudowany uniwersalny proces zatwierdzania dla wszystkich zakupów, lub szczególnych sytuacji (np. przekroczenia budżetu) i działów (tych, które dokonują niestandardowych zakupów – nieregularnie, na wyskokiem kwoty itd.);
• dostarczać dostawcom tylko zamówienia zatwierdzone przez upoważnionego kupca;
• określać limity wydatków (np. budżet roczny, miesięczny, czy maksymalna kwota jednego zamówienia) i wysyłać powiadomienia o wszystkich przekroczeniach budżetu do działów zakupów i finansów.

Jeśli problemy sprawia tylko jeden konkretny pracownik, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić te ustawienia wyłącznie dla niego. W skrócie: system sam w sobie będzie kontrolował rozrzutnych pracowników, jeśli na początku włożymy nieco pracy w optymalne skonfigurowane go.

Dodatkowy obowiązek

Drugim potencjalnym problemem jaki powinniśmy rozważyć test to, że jak by nie patrzeć, na pracowników spada dodatkowy obowiązek. Wcześniej zakupy robił kto inny – teraz muszą zrobić to sami. To, jak dużym okaże się to problemem, zależy przede wszystkim od wybranego systemu.

Jeśli podejdziemy do tego wyboru w sposób przemyślany, mając na uwadze wygodę użytkownika końcowego, to nie będzie to właściwie żaden kłopot. Ogromnie istotne będzie również właściwe zakomunikowanie korzyści płynących z tego rozwiązania pracownikom. W intuicyjnym systemie użytkownik zrobi zakupy w kwadrans i doceni to, że nie musi się już wymieniać dziesiątkami maili z Zakupami. Dlatego też przy wyborze rozwiązania dla naszej firmy nie wolno nam zapomnieć o tej stronie funkcjonalności – tylko platforma wspierająca tak samo wszystkie strony układanki (zamawiający, Zakupy, Finanse, dostawca) zagwarantuje sukces takiej zmiany.

Obiektywne korzyści

Uproszczenia i usprawnienia wynikające z przejścia na pisany powyżej model to nie jedyne korzyści, jakich możemy się spodziewać. Zaoszczędzimy też sporo pieniędzy. Z doświadczeń wyniesionych z przeprowadzonych przez nas projektów wynika, że wdrożenie platformy zakupowej przynosi minimum 20% oszczędności na całym spektrum zakupów firmy.