TelekomunikacjaOptymalizacja kosztów i procesów

Telco 1
Kompleksowa optymalizacja całości kosztów związanych z obszarem; praca na wielu różnych usługach i w wielu lokalizacjach

Kluczowe fakty

Obszar

Teleinformatyka (ICT), a w nim:

  • Telefonia komórkowa,
  • Telefonia stacjonarna,
  • Łącza danych (Internet) Stacjonarnych (oraz jego Backup),
  • Internet Mobilny,
  • System do Obsługi Call Center.
  • Łącznie 600 numerów w 21 lokalizacjach.

Cel projektu

Obniżenie kosztów i uporządkowanie procesów w obszarze

Oszczędnościw stosunku do pierwotnego budżetu

Szczegółowy opis projektu

Klient skarżył się przede wszystkim na brak kompleksowej wiedzy o obszarze ICT w organizacji: posiadał mało danych o sposobie pracy i wykorzystaniu telefonii stacjonarnej w swoich Jednostkach Terenowych. Nie wiedział dokładnie na co wydaje pieniądze.

Utrudnieniem w racjonalizowaniu obszaru była złożona struktura organizacyjna administracji połączonym obszarem telekomunikacji i IT: wewnętrznie kilka zespołów plus outsourcer (zewnętrzny dostawca usług informatycznych i zarządzania architekturą sieciową) Parametryzacja i testowanie nowego rozwiązania Call Center były niemałym wyzwaniem, bowiem komunikacja na linii zespoły wewnętrzne–outsourcer-dostawca była skomplikowana i nieefektywna.

Poważnym problemem były także podpisane umowy – wiele umów (1 umowa na usługi telefonii komórkowej, 14 umów na usługi telefonii stacjonarnej, 12 umów na łącza internetowe) i z różnymi datami zakończenia, co znacznie utrudniało pracę nad zarządzaniem obszarem. Dostawcy nie gwarantowali Klientowi dobrze dobranych rozwiązań, a ustalone ceny i inne zapisy okazały się nieatrakcyjne w stosunku do rynkowych możliwości.

Na początku zbadaliśmy stan obecny: uzupełniliśmy brakujące dane w oparciu o weryfikację umów i rejestrów wewnętrznych, a także o informacje uzyskane bezpośrednio od pracowników Klienta.

Kolejnym krokiem była analiza faktycznych potrzeb Klienta. Przeprowadziliśmy ją przede wszystkim poprzez weryfikację realnego wykorzystania kupowanych usług na podstawie billingów i zestawienie ich z kupowanymi pakietami.

Następnie zabraliśmy się za problematyczne umowy. Zweryfikowaliśmy ich zgodność z prawem telekomunikacyjnym, doradziliśmy też Klientowi zrezygnowanie z niepotrzebnych a kosztownych usług – na przykład podwójnych numerów pracowniczych (komórkowy i stacjonarny) czy tradycyjnych central telefonicznych.

Wreszcie, mając wypracowaną docelową specyfikację usług i sprzętu, rozpisaliśmy przetarg na wybór operatora i dostawcy systemu Call Center i nadzorowaliśmy jego przebieg. Wybór dokonany przez Klienta wymagał migracji numerów, projektowania IVR, wdrożenia systemu Call Center, dystrybucji nowych kart SIM i konfiguracji usług. Zmiana operatora oznaczała także konieczność zapłacenia kar umownych.

Projekt zajął 9 miesięcy od pierwszych etapów analizy do ostatnich prac wdrożeniowych.
Poprzez obniżenie kosztów każdego z elementów składowych, całkowity koszt zarządzania i kupowanych usług (TCO) spadł finalnie, mimo zapłacenia kar umownych, o 38%.
Wdrożyliśmy też inne zmiany w każdym z tych elementów:

  • Internet stacjonarny: zmiana technologii na nowoczesny światłowód,
  • telefonia stacjonarna: zmiana systemu na VPBX, zwiększenie efektywności zarządzania obszarem,
  • telefonia komórkowa: dokładne dopasowanie ilości kupowanych usług do realnych potrzeb firmy,
  • Internet mobilny: modyfikacja polityki i strategii poprzez zmniejszenie ilości modemów na rzecz większych paczek internetowych w smartfonach,
  • system Call Center: wdrożenie nowoczesnego rozwiązania chmurowego, które przyniosło lepsze narzędzia analityczne i większe możliwości monitorowania jakości obsługi świadczonej przez Klienta. System daje możliwość łatwej i intuicyjnej konfiguracji ustawień przez przeglądarkę www z dowolnego miejsca na świecie. Nie wymaga umownego wsparcia firm zewnętrznych do zmiany parametryzacji. Klient końcowy wszelkie zmiany wykonuje sam, przez co oszczędza pieniądze. System sprawdza się w średnich i dużych firmach.

Całość numeracji przenieśliśmy do nowego operatora, a w ramach nowo podpisanej Umowy Ramowej każdy pracownik otrzymał nowocześniejszy sprzęt.
Zmniejszono ilość operatorów telekomunikacyjnych z 7 do 3
Wysokość kar umownych została zweryfikowana za zgodność z przepisami i stanem faktycznym co znacznie ograniczyło ich wysokość w stosunku do wysokości żądanej przez operatora.
Umowa gwarantuje wygasanie wszystkich umów indywidualnych w jednym czasie co umożliwia łatwe zapytanie na rynek w przyszłości.
Zadbaliśmy też o korzystne dla Klienta zapisy w nowej Umowie – na przykład o brak kar w przypadku jej modyfikacji lub zerwania przed upływem przewidzianego okresu.

  • Zmniejszenie ilości dostawców, unifikacja i standaryzacja usług – oszczędności na poziomie 15% wyjściowych kosztów.
  • Precyzyjne określenie specyfikacji usług jakie są potrzebne organizacji – kolejne 15% oszczędności.
  • Negocjacje cen związane z celami budżetowymi – ostatnie 8%.
Jak możemy Ci pomóc?

Każde Twoje pytanie jest dla nas cenne i ciekawe.

Od bezpośredniej rozmowy z naszym ekspertem dzieli Cię tylko kilkanaście sekund.

Czy Twoja firma też mogłaby skorzystać na podobnym projekcie?

Ta strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i prosi o podanie danych osobowych w celu zwiększenia wygody przeglądania.