Przy badaniu potencjału optymalizacyjnego w firmach naszych klientów zdarza się, że na pewnym etapie spotykamy się z brakiem prawidłowego rozróżnienia pomiędzy procesem a projektem w organizacji. Problemem nie jest, oczywiście, nieumiejętność wyrecytowania definicji – brak takiej wiedzy przekłada się bowiem na dziury w funkcjonowaniu firmy, a to z kolei skutkuje niższą efektywnością i wyższymi kosztami.

Jaką podstawową wiedzę w tym temacie powinien więc posiadać każdy przedsiębiorca?

Proces czy projekt

Projekty z definicji są ograniczone czasowo – mają więc jasno określony początek i koniec. Przeprowadzane są zwykle w celu osiągnięcia dużych, jednorazowych efektów – często wdrożenia nowych rozwiązań czy technologii. Dlatego też właściwie każdy kolejny projekt jest unikatowy i niepowtarzalny. W każdym projekcie inny jest stan początkowy, inne cele i założenia, inaczej też mierzona jest jego pomyślność.

Dla przykładu, projektami są oferowane przez naszych ekspertów usługi optymalizacyjne. Wyznaczamy sobie konkretne cele (czyli przede wszystkim usprawnienia w organizacji klienta), środki i ramy czasowe, i współpracując z Klientem dążymy do ich osiągnięcia. Czy po zakończeniu projektu optymalizacyjnego dałoby się od razu przeprowadzić go od nowa i osiągnąć te same rezultaty? Oczywiście, że nie – dlatego jest to projekt, nie proces.

Proces z kolei charakteryzuje przede wszystkim powtarzalność. Rozpisana mapa procesu co prawda pokaże jego początek i koniec, ale jest to tylko koniec jednego cyklu. W przeciwieństwie do projektu, prawidłowo przygotowany proces będzie tak samo skuteczny za pierwszym, jak i n-tym razem – tak więc nic nie stoi na przeszkodzie, by od razu po zakończeniu jednego cyklu rozpocząć następny.

Łatwo wydedukować więc, że procesy stosuje się przede wszystkim w prostszych, powtarzanych na dużą skalę czynnościach związanych z codziennym funkcjonowaniem firm, które za każdym razem przebiegają w ten sam sposób. Każdy czytelnik na pewno będzie w stanie łatwo przywołać kilka przykładów ze swojej organizacji – wytwarzanie konkretnego produktu, standardowa obsługa klienta, obieg dokumentów, zgłaszanie i zaspokajanie potrzeb zakupowych… Przykłady wymieniać można bez końca.

Procesy w projektach

Sytuacja komplikuje się nieco, gdy rozważamy procesy związane z pomniejszymi projektami. Jako przykład weźmy temat ostatnio bardzo na czasie – informowanie klientów i pracowników o nowej polityce przetwarzania informacji związanej z sprowadzeniem RODO. Taką informację w całej historii funkcjonowania firmy wypuścimy tylko raz – jest więc to projekt. Natomiast różne oficjalne komunikaty firmy wypuszczają stosunkowo często. Dlatego istnieje duża szansa, że mają ustalony proces, w oparciu o który wypuszczają tego typu komunikaty, i który funkcjonuje bez względu na treść i inne detale konkretnej informacji. Taki schemat równie dobrze sprawdzi się w innych elementach funkcjonowania firmy, na przykład w kampaniach sprzedażowych nowych produktów, wdrożeniach systemów, czy nawet przy przeprowadzkach.

Projekt z procesu, proces z projektu

Pomiędzy projektami a procesami znajdziemy też inne powiązania. W jednej z poprzednich publikacji pisaliśmy o tym, jak ważne jest prawidłowe opisanie i mierzenie funkcjonowania procesów, bo daje nam to możliwość łatwej oceny ich wydajności i jakości. Co jednak, jeśli wyniki , jakie otrzymamy w rezultacie takiego opomiarowania, nas nie zadowalają? Rozpoczynamy projekt, który przyniesie zmiany, usprawnienia, wdrożenia środków, metod, czy narzędzi i podniesie efektywność i jakość wadliwego procesu. W ten sposób proces chwilowo zamienił się w projekt.

Zależność ta równie dobrze może jednak zadziałać w drugą stronę. Gdy przeprowadzamy projekt, jego celem nie jest, oczywiście, zakończenie projektu samo w sobie. Interesują nas raczej mierzalne skutki: wyższa wydajność, niższe koszty itd. Takie skutki mierzymy nie jednorazowo, tylko miesiąc w miesiąc – a więc wracając do rozumowania procesowego. Pomyślnie przeprowadzony projekt w ten sposób przekształca się usprawniony proces, którego nie przestajemy stale mierzyć i kontrolować. Z tego wszystkiego powstaje więc pewien paradoks: pomimo tego, że projekt jest raczej jednorazowym przedsięwzięciem, o jego pomyślności decydują często długofalowe wyniki procesów, jakie wytworzył.

Procesy i projekty a metodyka ARROW

Na ten związek można spojrzeć także z innej strony. W naszej metodologii projektów optymalizacyjnych ARROW, projekty składają się pięciu podstawowych etapów:

• Analiza (a więc Pomiar)
• Raport (albo inaczej Wnioski z analizy)
• Rekomendacja
• Optymalizacja
• Wdrożenie

Natomiast wiedząc, że firmy powinny stale mierzyć swoje wewnętrzne procesy, łatwo zauważyć, że takie pomiarowanie to nic innego, niż pierwszy krok projektu. Innymi słowy: proces to naturalny pierwszy krok projektu – wystarczy tylko uruchomić kolejne etapy.

Pomiarowanie podstawą sukcesu

Łatwo zauważyć, że sukces i procesu i projektu w znacznej części opiera się na właściwym opomiarowaniu. Co bowiem możemy wiedzieć o jakimkolwiek procesie, jeśli nie mamy o nim żadnych danych? Właściwie nic, poza tym, że na 100% nie jest w pełni efektywny. Nie jesteśmy bowiem w stanie porównać go do standardów rynkowych czy nawet własnych danych historycznych, właściwie skalować, czy wyszukiwać możliwości optymalizacyjne.

Natomiast niemierzony projekt to, mówiąc bez ogródek, pieniądze wyrzucone w błoto. Bowiem czy bez konkretnych liczb będziemy mieli jakiekolwiek potwierdzenie, że osiągnął swoje cele? „Gołym okiem” zobaczymy że, na przykład, nowy system informatyczny został wdrożony zgodnie z założeniami. Ale czy przyniosło to jakąkolwiek poprawę wydajności, redukcję kosztów, inne usprawnienia… W skrócie: czy podniósł rentowność biznesu? To możemy już tylko zgadywać.

To właśnie dlatego tak ważne jest, by stale mapować i obiektywnie opomiarowywać procesy, mierzyć, raportować, analizować i wyciągać wnioski z codziennego funkcjonowania naszych firmie. Wysokiej jakości dane o wszystkich niuansach naszej organizacji przełożą się bowiem na większe możliwości rozwoju poprzez kolejne projekty zwiększające wydajność, zyskowność i zadowolenie pracowników. A do tego przecież dąży każdy przedsiębiorca.