Monitorowanie kosztów firmowych: co zmierzyć zanim zaczniemy mierzyć

Narzędzie to nie wszystko

Oczywistym jest, że aby trzymać firmowe koszty w ryzach, trzeba je na bieżąco monitorować: mierzyć, porównywać z wynikami historycznymi, dokonywać prognoz na przyszłość. Większość polskich przedsiębiorców zapewne poprawnie zidentyfikuje też rozwiązanie cyfrowe, które ich w tym wspomoże. Na rynku dostępnych jest wiele różnorodnych rozwiązań informatycznych służących monitorowaniu kosztów: od najprostszych programów dla jednoosobowych firm, po najbardziej zaawansowane systemy pisane na miarę dla najbardziej wymagających przedsiębiorstw. Każdy znajdzie coś dla siebie, by zapewnić monitorowanie kosztów firmowych na znacznie wyższym poziomie niż pilnowanie ich „na piechotę”.

Przedsiębiorca bada więc rynek, wybiera rozwiązanie którego funkcjonalność najbardziej odpowiada potrzebom konkretnej firmy i zaczyna je wdrażać. Po podstawowej konfiguracji pojawia się jednak niespodziewany problem. System zbiera i analizuje tylko najbardziej oczywiste mierniki kosztów, które równie dobrze można by otrzymać z najprostszej tabeli w Excelu. Nie wspomaga więc firmy w monitorowaniu kosztów tak bardzo, jak tego oczekiwał przedsiębiorca. Co poszło nie tak?

Odpowiedź często bywa dokładnie taka sama: przedsiębiorca poniekąd poszedł na skróty. Zapomniał, że narzędzie informatyczne jest dokładnie tym, co sugeruje nazwa: narzędziem, które wykorzystuje się przy rozwiązywaniu pewnego problemu, a nie gotowym rozwiązaniem. (Temat szerzej omawialiśmy w naszym artykule dotyczącym pojęć z zakresu cyfrowej transformacji.) W przypadku wspomnianego problemu oznacza to, że aby taki system rzeczywiście wspierał nas w efektywnym i wnikliwym monitorowaniu kosztów firmowych, jego wdrożenie musi być poprzedzone analizą obszaru, który będzie obserwował. Oczywiście chcemy naprowadzić nasz system na to, co ma największy wpływ na wysokość kosztów naszej firmy – czy jej danego obszaru. Najpierw jednak sami musimy to wypracować.

Co zmierzyć zanim zaczniemy mierzyć

Zanim weźmiemy się za wybór narzędzia informatycznego, powinniśmy zacząć więc od wnikliwej analizy naszej firmy w całości, lub obszaru który będzie monitorował system. Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na kilka najważniejszych aspektów:

Opracowanie mapy obszaru. Na początku konieczne będzie opracowanie szczegółowej mapy obszaru czy też procesu, który będzie mierzony. Z ilu różnych elementów się składa? W jaki sposób są ze sobą połączone? Co zależy od czego? Co następuje po czym? Odpowiadając na te pytania otrzymamy usystematyzowany opis wszystkich tych powiązań, którym będziemy mogli zasilić docelowy system. Pozwoli mu to lepiej odzwierciedlać wszystkie niuanse i zależności między zbieranymi przez siebie danymi, dostarczając bardziej wartościowych raportów. Być może także my sami dowiemy się czegoś nowego o tym jak działa firma, którą – jak nam się wydaje – znamy jak własną kieszeń. (Bazując na naszych doświadczeniach z podobnych projektów, twierdzimy, że jest to niemal pewne.)

Znalezienie źródeł kosztów. Mając już wypracowaną taką mapę, analizujemy ją w poszukiwaniu głównych elementów kosztotwórczych, których monitorowanie będzie głównym zadaniem systemu informatycznego. Oczywiście nie ma tu gotowych odpowiedzi: wszystko zależy od branży, modelu biznesowego, i struktury konkretnej firmy. Różne kombinacje tych czynników dadzą nam zupełnie różne proporcje kosztów – na przykład – surowców, marketingu, czy podróży służbowych. Nawet jeśli na pierwszy rzut oka takie źródła kosztów wydają się nam oczywiste, warto poświęcić czas, by zrobić to rzetelnie. Może znajdziemy na tym etapie niespodziewanie duże wydatki na obszar, któremu nie przykładaliśmy zbyt dużo uwagi. Albo niedostrzeżone dziury, przez które wyciekają pieniądze bez naszej wiedzy. Ich załatanie będzie z kolei prostym i szybkim krokiem ku pokaźnym oszczędnościom, niejako przy okazji wdrażania systemu informatycznego.

Określenie newralgicznych punktów procesu. Ostatnim etapem analizy jest zbadanie poszczególnych etapów procesu na przygotowanej wcześniej mapie pod względem ich roli w funkcjonowaniu obszaru. Na tym etapie szukamy newralgicznych miejsc procesu: tych, które mają największy wpływ na to, jak sprawnie będzie przebiegał i jak duże wygeneruje koszty. Być może znajdziemy punkt, którego zaniedbanie nieodzownie spowoduje lawinę opóźnień i strat finansowych na każdym kolejnym kroku. Zasilenie systemu taką informacją pozwoli mu jeszcze lepiej odwzorować to skąd bierze się ostateczna suma kosztów, a także wyczuli go na szczególnie uważne monitorowanie tego newralgicznego punktu. Być może – wręcz przeciwnie – doszukamy się elementu, który pozostał w procesie z przyzwyczajenia, a nie pełni żadnej istotnej funkcji. Na tym etapie będziemy mogli go zoptymalizować lub całkowicie zlikwidować. We wdrożeniach do tej pory przez nas prowadzonych za każdym razem znajdywaliśmy takie elementy, ponieważ zero-jedynkowy zapis wymusza myślenie upraszczające i systematyzujące aktywności w procesach.

Dobrze wdrożony system informatyczny

Dopiero przeszedłszy przez wszystkie trzy etapy analizy powinniśmy zabierać się za wprowadzanie informatycznego systemu monitorującego koszty. Tylko system sparametryzowany w ten sposób i zasilony zebranymi tak danymi wykorzysta cały swój potencjał, by na bieżąco monitorować elementy, które rzeczywiście mają największy wpływ na wyniki finansowe danej firmy. Kontrola jest jednak tylko jedną częścią funkcjonalności poprawnie wprowadzonego oprogramowania. Równie ważnym elementem będzie moduł raportowania, który wspomoże kadrę zarządzającą w podejmowaniu decyzji dotyczących monitorowanego obszaru. Reguła pozostaje ta sama: im lepiej skonfigurowany pod potrzeby danej firmy zostanie ten moduł, tym bardziej zindywidualizowanych i lepszej jakości raportów można od niego oczekiwać.

Do czego przydać się mogą takie wskaźniki i raporty? Chociażby do ustalania KPI (ang. Key Performance Indicator – kluczowe wskaźniki efektowności). Szybko nauczymy system od czego zależy efektywność całości procesu i każdego jego elementu z osobna, zmierzy ją i przedstawi w przystępny menadżerowi sposób. Dzięki takim obiektywnym wskaźnikom dowiemy się czego możemy realistycznie oczekiwać od naszego zespołu i wyznaczyć pracownikom stosowne cele, z których będą rozliczani. Postawimy tym samym na transparentność i jasne reguły, dając zarówno nam samym, jak i naszej załodze możliwość kontroli swojej pracy. Korzyścią nie do przecenienia będzie także możliwość uruchomienia w ten sposób identyfikacji pracowników z owocami swojej pracy. Wiążąc stopień realizacji zadań z wynikiem finansowym dobrze opomiarowanego obszaru i polityką wynagradzania podniesiemy motywację do wydajnej pracy.

Korzyści warte zachodu

Nie da się ukryć, że przejście przez wszystkie konieczne kroki przed wdrożeniem systemu informatycznego do monitorowania kosztów będzie wiązać się z większym nakładem pracy. Jest to jednak konieczne, aby w pełni wykorzystać nowo nabyte narzędzie. Tym samym podniesiemy stopę zwrotu z inwestycji w jego zakup. Taka analiza stanowi także okazję by zrewidować to, jak działa nasza firma i ewentualnie dokonać poprawek w procesach przed oddaniem ich w ręce systemu. Z tych powodów czasu poświęconego na prawidłowe skonfigurowanie naszego narzędzia nie powinniśmy traktować jako zło konieczne. Jest to raczej mądra inwestycja, która z nawiązką spłaci się w podczas codziennego funkcjonowania dobrze przygotowanego systemu.