Wymiana floty samochodowej: kiedy zacząć o niej myśleć?

Rozmawiając z moimi klientami o potencjalnych projektach flotowych, często słyszę jedną z wariacji następującego stwierdzenia: „W tej chwili jest ogarnięte na tip-top! Jak będą się kończyć umowy leasingowe, to wtedy zrobi się analizę ewentualnych działań optymalizujących.”

Jednak czy to na pewno najlepszy moment na analizę? Moim zdanie, wcale nie. Najlepiej robić to jak tylko postanie taki pomysł w głowie – chociażby i dwa miesiące po podpisaniu świeżej umowy. Dlaczego?

Czemu nie warto zwlekać

Bo wczesna analiza umożliwia wczesne planowanie, czyli potencjalnie maksymalny wpływ na koszty. Innymi słowy, im wcześniej zaplanujemy, tym mniej stawiamy sami sobie ewentualnych ograniczeń. O jakich ograniczeniach mówię? Przede wszystkim o terminach które minęły, albo właśnie są palące – na przykład termin zdania poprzednich aut czy konieczność szybkiego zdecydowania, aby załapać się na wyprzedaże poprzedniego rocznika modelowego. Dzięki wczesnej analizie można zaplanować spokojnie, a spokojnie oznacza też zwykle dobrze.

Bo „jak będą się kończyć umowy” jest sam w sobie złym założeniem. Zakłada bowiem, że koniec umów warunkuje poczynienie jakichkolwiek kroków – a przecież założenie „kończy się jedno, zaczyna drugie” jest w tym przypadku wyssane z palca i niczym niepoparte. Każdy, kto chociaż raz w życiu kupował samochód dobrze wie, że może to być bardzo długi, nawet kilkumiesięczny proces.

Bo założenie to jest pochodną domniemania, że całość obniżania kosztów floty samochodowej opiera się na wyborze aut. Oczywiście warto jest dobrze wybrać pojazdy, ale przecież mamy jeszcze przed sobą wybór finansowania i całość procesu zarzadzania i administrowania samochodami (czyli innymi słowy to: jak zarządzimy użytkowaniem floty, takie koszty poniesiemy). Te kwestie adresować można bez względu na to, czy auta mają dopiero rok, czy już dobiegają pięciu. Niemal codzienne na rynku pojawiają się nowe rozwiązania, które mogą znacząco zredukować koszty. Po co więc czekać z tym jeszcze kilka lat?

Bo wybór floty trzeba zacząć od analizy potrzeb: kto, czym i dlaczego jeździ. Nie chodzi o to by, na przykład, zamienić obecnie używane we flocie Skody Rapid na jakieś inne, bo ten model nie jest już dostępny. Chodzi raczej o zdefiniowanie specyfikacji potrzebnych pojazdów i ich ilości. Może wcale nie będziemy zamieniać 20 Rapidów na 20 Scali, czy 20 Astr – może uznamy, że warto kupić 5 Yarisów, 2 Transity, Superba i podpisać korzystną umowę z korporacją taksówkarską. A taka analiza trwa. Szukanie dokumentów, wyciąganie danych z ksiąg, uzupełnianie stanów liczników… – bez tych informacji nie mamy co myśleć o jakichkolwiek użytecznych wnioskach.

Co znaczy właściwa analiza

Czym jednak właściwie jest taka analiza? W wielkim skrócie: zweryfikowaniem wszystkich kosztów, zapisów umownych, regulaminowych i proceduralnych oraz ich rzeczywistej realizacji. Pozwolę sobie nieco go rozwinąć.

Po pierwsze, w umowie leasingowej czy wynajmu zapisano pewne warunki brzegowe, w tym całkowity przebieg. Może on być nierówny zapisom z regulaminu Używania Samochodów Służbowych (czyli inaczej Polityki Flotowej); do tego użytkownik może nie stosować się do regulaminu, a zapisów umowny nie znać. Przy zdawaniu auta z pewnością pojawią się problemy: Leasingodawca każe sobie zapłacić za przekroczenie limitu kilometrów. Ile? Czy znane są twarde liczby? Czy wiemy czego się spodziewać, jak przygotować przyszły budżet pod to zdarzenie? A może można temu zapobiec? Auta można rotować lub zrekalkulować kontrakty – ale czy rekalkulacje są możliwe? To wszystko pokaże tylko pogłębiona analiza dokumentów kontraktowych.

Rozbieżności między umowami, regulaminem a realnymi zachowaniami użytkowników mogą dotyczyć różnych aspektów eksploatowania pojazdów i być brzemienne w koszty. Najbardziej drastyczne będą te związane ze zwracaniem pojazdów leasingowanych (lub odsprzedażą samochodów kupionych na własność), bowiem przywracanie do tzw. stanu wynikającego z normatywnego zużycia (tzn. poprawki blacharskie, małe naprawy mechaniczne) może kosztować nawet 5-6 tysięcy za pojazd. Uniknięcie tych kosztów jest jak najbardziej możliwe. Wymagać będzie od nas właściwego ustawienia procesu zarządzania flotą samochodową, a wszystkie odstępstwa od pożądanego przebiegu tego procesu muszą zostać na bieżąco wyłapywane i mierzone – oczywiście wraz z precyzyjnym wyliczeniem konsekwencji kosztowych.

Rzetelny audyt dokumentów umów, zamówień i regulaminów pozwoli również zweryfikować na ile wykorzystujemy swoje prawa zapisane w nich. Dość często osoby wykonujące czynności związane z zarządzaniem i administrowaniem flotą i jej kosztami nie znają dokładnie wszystkich zapisów umów. Jest to w dużej mierze konsekwencją rozproszenia tych działań po firmie: kto inny negocjuje i kontraktuje, kto inny zajmuje się naprawami i szkodami, a jeszcze kto inny rozlicza koszty. Skąd więc można mieć pewność, że nie dublują się na przykład zapisy o korzystaniu z assistance lub samochodu zastępczego? Czy przypadkiem nie ponosimy dwukrotnie kosztu takiej usługi (raz w umowie najmu, a raz w polisie ubezpieczeniowej), a w razie zdarzenia i tak o pomoc w holowaniu proszony jest kumpel? To także koniecznie trzeba zweryfikować.

Jeśli kto inny negocjował umowę, a kto inny zarządza kontraktem, to często mamy do czynienia z brakiem wiedzy o niezgodności pomiędzy przyjętą przez nas ofertą a realnie egzekwowanymi prawami. Dobrym przykładem może być tzw. poolowanie przebiegów. Oznacza to, że gdy wynajmujemy 10 aut oczekujemy, że przy zwrocie tych aut będziemy mogli zliczyć sumaryczne przebiegi zakontraktowane i rzeczywiste i rozliczyć różnicę. Jeśli przekroczyliśmy zakontraktowany przebieg całkowity w pojeździe A o 1200 kilometrów, a w pojeździe B „niedokroczyliśmy” zakontraktowanego przebiegu o 1000 kilometrów, to chcemy ponieść opłatę z tytułu łącznego przekroczenia o 200km.

Zapisy umowne jednak często nam tego nie umożliwią, nie jest to standardem. A jednocześnie jeśli osoba zdająca pojazdy nie wie o tych zapisach, to zapłaci za przekroczenie 1200 kilometrów i otrzyma zwrot za niedojechanych 1000 km. W złotówkach wyjdzie to niekorzystnie, bo oczywiście opłaty za „nadbiegi” są wyższe (często dwukrotnie) niż zwroty za „nie dobiegi”. Mamy więc kolejną zawiłą kwestię do przeanalizowania. Dla uniknięcia niechcianych kosztów konieczne jest precyzyjne rozpisanie zarządzania kontraktem i powinno się odbyć niezwłocznie po jego zawarciu – każdy miesiąc zwłoki oznacza rosnące ryzyko kosztowe. Niezwłocznie muszą być więc spisane instrukcje i raportowane wyniki.

Wymiana floty samochodowej: kiedy najlepiej?

Co z tego wszystkiego wynika? To, że z analizą stanu obecnego nie warto czekać. Jasne, oczywiście można zaplanować pewne działania na później, ale to audyt pokaże jak długo należy to odwlekać. Co jest realnie możliwe w obecnej sytuacji rynkowej? Co odwlekane pogłębia jedynie lukę między kosztami spodziewanymi, a rzeczywistymi? Do tego właśnie potrzebna jest wnikliwa analiza.

W każdym audycie znajda się też tak zwane quick winy (czyli szybkie, namacalne korzyści), jak i działania których dalsze opóźnianie graniczy z sabotażem. Każdy audyt daje też podstawy do biznesowo uzasadnionego zaplanowania działań. Decyzje o rozpoczęciu, dajmy na to, badania rynku pod zakup kolejnych pojazdów, zostaną podjęte w oparciu o twarde dane, a nie o błędne założenia. Jest to szczególnie ważne dla zarządów, które rozliczane są nie tylko z wyników, ale także z tego czy przypadkiem nie działają na niekorzyść reprezentowanej spółki. A czym innym nazwać nieuzasadnione zwlekanie, jak nie niegospodarnością?