Zarządzanie kosztami przez pryzmat zakupów w firmie – Część 1

Zajrzał do nas ostatnio na kawę nasz znajomy, który jest dyrektorem finansowym w jednym z polskich przedsiębiorstw. Jako, że świadczymy usługi konsultacyjne, rolą 4optima bywa wyłapywanie wad w strukturach organizacyjnych firm, z którymi współpracujemy. Spoglądając z zewnątrz, dla nas takie pola do poprawy są oczywiste, ale dla naszych klientów, często pracujących w swoich firmach od wielu lat, bywają to niezwykle odkrywcze informacje. Nasi klienci są zadowoleni z możliwości rozwoju, jakie przynoszą takie odkrycia, ale jednocześnie często bywają nieco zmieszani tym, że nie wiedzą o swoich firmach wszystkiego. Pomimo tego, że w pewnym stopniu to zjawisko jest naturalnie i nieuniknione, czasem nasi klienci wolą nie podpisywać się pod takimi wyznaniami. Tak też stało się w przypadku tej rozmowy: nasz znajomy zgodził się na publikację naszej rozmowy, ale nie na ujawnienie się. Pozostanie więc anonimowy dla czytelników, w poniższym wywiadzie usunęliśmy też odnośniki, które pozwoliłyby na odkrycie tożsamości naszego rozmówcy.

Nasza rozmowa zeszła oczywiście na koszty i sposoby ich optymalizacji, a w pierwszym kroku – na sposoby ich monitoringu. Problemy naszego znajomego pokrywały się w dużej części z częstymi dolegliwościami, z którymi spotykamy się na polskim rynku, dlatego za jego zgodą zdecydowaliśmy się zmienić naszą rozmowę w artykuł przybliżający nieco ten temat.

Wstęp, czyli monitorowanie kosztów jako podstawa zarządzania nimi

CFO: W naszej firmie głównym źródłem pozyskiwania informacji o kosztach operacyjnych jest raport na podstawie rodzajowego wykazu kont. Główna księgowa robi eksport danych z systemu księgowego do Excela i grupuje koszty w tabeli przestawnej. Taki obraz kosztów w zupełności wystarczał do niedawna naszemu Prezesowi do zapoznania się z kosztami. Teraz jednak Prezes naczytał się o kosztach firmowych i wyznaczył cel ich zdecydowanego obniżenia. Problem w tym, że nie mamy pomysłu, jak się do tego zabrać na podstawie naszego raportu; wiemy że zupełnie nas nie wspiera w osiągnięciu tego celu. Nie umiemy rozpocząć, czując, że brakuje na jakiejś wiedzy na punkcie startowym. Czego nie wiemy?

4optima: Hmmm, tak szczerze, to niczego. Macie ogólny obraz sum kosztów, pogrupowanych zgodnie z rozumieniem księgowo-podatkowym, a to nie ułatwia startu w optymalizacji kosztów. Dlaczego? Ponieważ widzicie jedynie sumy, które zawierają w sobie bardzo różne elementy kosztotwórcze, a te trzeba adresować adekwatnie, precyzyjnie, w sposób zindywidualizowany.

Spójrzmy, na przykład, na koszty Łączności. Znacie poziom tej grupy kosztowej, ale ile wydawane jest na telefonię stacjonarną, ile na telefonię komórkową, a ile na Internet? To już nie jest oczywiste, nie wynika z Waszego zestawienia. Możemy drążyć dalej, a nawet musimy, bo trzeba znaleźć źródła tych kosztów. Z czego wynikają? Dlaczego nie są równomiernie rozłożone w ciągu roku? Z iloma dostawcami zawarto umowy, kiedy umowy te się kończą? Jakie są warunki wyjścia z tych umów? Brak tych informacji znacznie zaburza sprawność organizacji w kontrolowaniu wydatków i uniemożliwia jej obniżanie swoich kosztów. Aby koszty optymalizować, trzeba je rozumieć, wiedzieć skąd się biorą. Najpierw trzeba więc pomierzyć elementy kosztotwórcze, prześledzić proces. Konieczność włożenia ogromu pracy w przeanalizowanie stanu aktualnego często w ogóle udaremnia rozpoczęcie projektów optymalizacji przez te firmy. Po prostu poddają się na samym wstępie.

To jeden z najczęstszych problemów, jakie zauważamy.  Do tego często dochodzi też po prostu brak odpowiednich kompetencji i wiedzy eksperckiej, by skutecznie zaplanować i wdrożyć potrzebne zmiany – to jeszcze bardziej utrudnia rozpoczęcie takiego projektu i zniechęca firmy, które są w sytuacji podobnej do Twojej. Nie tylko nie ma wiedzy o tym od czego zależą obecne koszty, ale też brakuje pomysłu na to jak można by je optymalizować. Bo nie chodzi przecież o ich obcięcie, na przykład poprzez wyłączenie części aparatów, nie tędy droga. Optymalizacja wymaga elastycznego dopasowania rozwiązań do potrzeb firmy, a nie na prostym ograniczeniu ich wykorzystania.

CFO: To jakie działania powinniśmy podjąć, żeby przygotować organizację do takiej optymalizacji – teraz i na przyszłość?

4optima: Słusznie zakładasz, że to będą długotrwałe działania, a nie jeden prosty trik. My dzielimy to na kilka kroków.

Krok 1. Poziom administracyjny: opomiarowanie obszarów i łatwość raportowania elementów kosztotwórczych w szybkim czasie

Trzymając się przykładu kosztów Łączności, firma powinna w tym obszarze wiedzieć, jako minimum:

• ile posiada numerów i poszczególnych usług,
• ile posiada łącz internetowych oraz jakie mają one przepustowości,
• kiedy kończą się umowy na poszczególne usługi,
• jakie jest tryb wypowiedzenia umów,
• jak często użytkownicy wymieniają sprzęt,
• jaki jest poziom wykorzystania kupowanych usług,
• czy otrzymywane faktury są zgodne z zawartymi umowami i aneksami?

CFO: To chyba oczywiste, że faktury są zgodne z umowami, a dane o ilości numerów na pewno są w jakiejś tabeli.

4optima: Z naszych doświadczeń przy prowadzeniu projektów wynika, że wcale nie jest to takie oczywiste. Często nikt w firmie nie zajmuje się weryfikacją zgodności zafakturowanych usług z umową, wychodząc z założenia, że faktura jest zgodna, bo wystawił ją „duży i solidny dostawca”. A poza tym zdarza się, że tym osobom brakuje znajomości prawa telekomunikacyjnego, by wychwycić nieścisłości. Dostawcy usług to wiedzą i czasem wykorzystują, zwłaszcza przy rozliczaniu kar umownych. Często też w firmie zakłada się, że faktury te wystawia „system”, a to oznacza, że nie zawierają one błędów. Oczywiście system wyprodukuje tylko to, czym wcześniej został nakarmiony, więc jeśli popełniono gdzieś na początku błąd, to będzie on teraz systematycznie powielany w kolejnych fakturach.

A co do „jakiejś tabeli”, w której byłyby dane o ilości numerów: jak myślisz, ile czasu zabierze Ci zweryfikowanie czy jest ona w 100% wiarygodna i aktualna i zgodna z Waszymi wewnętrznymi zasadami? Na pewno możesz się o nią oprzeć przedstawiając wnioski Szefowi?

CFO: Wiecie co, staram się jak najbardziej ufać naszym pracownikom, ale rzeczywiście lubię mieć 100-procentową pewność co do jakości danych – szczególnie jeśli na ich podstawie mam obiecać Szefowi osiągnięcie wymiernych oszczędności. Rzeczywiście chciałbym móc widzieć zweryfikowane i potwierdzone dane. Swoją drogą, teraz jak o tym myślę, to nie jestem nawet pewny, kto u nas je przechowuje – księgowość, administracja, czy może dział informatyki?

4optima: Słuszne podejście do wiarygodności danych. I to, kto przechowuje dane administracyjne też jest oczywiście ważną sprawą. Ale dla nas kluczem jest to, kto jest ich właścicielem w Firmie, kto zarządza obszarem i ma wpływ na jego ostateczny kształt. Z niego bowiem wynika poziom kosztów w tym obszarze. Czy jest to jeden człowiek? Jeśli masz teraz w głowie konkretną osobę, która u Was odpowiada za całość administracji, kontroli i zarządzania obszarem telekomunikacji, to wiesz gdzie najpierw szukać tych danych, a potem potencjalnych oszczędności.

CFO: Szczerze mówiąc, to chyba nie jest to takie proste. Sprawdzę to dokładnie w firmie i wrócimy do tematu, ok? Zapraszam na kawę do mnie, porozmawiamy o kolejnych krokach, bo brzmi to wszystko bardzo inspirująco, ale najpierw muszę zmierzyć się z pierwszym.

Wywiad kontynuowany będzie w drugiej części artykułu.