Cognitive Procurement: jak wprowadzić firmowe zakupy w XXI wiek

Cognitive Procurement (CP), czyli wprowadzanie firmowych zakupów w XXI wiek przy użyciu sztucznej inteligencji, jest jedną z najważniejszych nowości światowego biznesu w ostatnich latach. Nowoczesnym firmom przynosi nie tylko pokaźne oszczędności w kosztach i ilości pracy, ale też zabezpiecza je na przyszłość. W Polsce natomiast to pojęcie i powiązane z nim praktyki są jeszcze stosunkowo mało znane.

Czym więc jest Cognitive Procurement i jak jego wdrożenie przyczyni się do sukcesu firmy?

Cognitive Procurement – co to takiego

Według Dana Carrella, odpowiedzialnego za Glabal Procurement w IBM, w definicji Cognitive Procurementu uwzględnić należy dwie kwestie.

Po pierwsze – zagadnienie technologii. Systemy CP opierają się przede wszystkim na wszystkich chwytliwych obecnie hasłach informatycznych: AI, Internet of Things (IoT), danych w chmurze, zaawansowanej analityce, a nawet (choć na razie w bardzo małym stopniu) blockchain. Zwykle będzie to oczywiście połączenie kilku – jeśli nie wszystkich – z nich w jednym robocie.

Drugą kwestią są zadania powierzane tym rozwiązaniom. Cognitive Procurement oznacza więc:

• możliwości tak zaprogramowania z góry, jak i samoistnego uczenia się różnorodnych działań, które do tej pory wykonywali ludzie (przykłady za chwilę);
• gromadzenie i zarządzanie oraz analiza dużych objętości danych – usystematyzowanych i nie;
• wyciąganie wniosków na podstawie codziennej pracy i sugerowanie usprawnień obsługiwanych procesów;
• stałe przejmowanie coraz to nowych zadań wraz z rozwojem tak technologii samej w sobie, jak i tego konkretnego algorytmu używanego przez daną firmę.

Wszelkiego rodzaju automatyzacja jest jednocześnie najbardziej oczywistą i w wielu firmach nadal najbardziej potrzebną z korzyści oferowanych przez Cognitive Procurement. Pole do popisu jest bowiem właściwie nieograniczone. Według badania przeprowadzonego w 2016 roku przez Proactis, aż 68% światowych firm nie stosuje żadnego rodzaju automatyzacji w zarządzaniu relacjami ze swoimi dostawcami. Inne wskaźniki też nie są imponujące. Więcej niż połowa badanych firm nie stosuje też automatyzacji przy zbieraniu danych o dostawcach, zakupach w systemach elektronicznych, czy w strategicznych procesach zakupowych.

Co można zautomatyzować

Co konkretnie można zautomatyzować w przytoczonych wyżej obszarach, wykorzystując rozwiązania CP? Możliwości jest mnóstwo. Jedne będą stosunkowo proste do wdrożenia przy użyciu najbardziej podstawowych algorytmów; na inne z kolei trzeba będzie poświęcić więcej czasu i zasobów. Aby ułatwić rozeznanie w natłoku możliwości, podzielić je można pod kątem wykonywanych funkcji:

Analiza liczb

Będzie to na przykład wszelka analityka operacyjna, jaką prowadzimy podczas codziennego funkcjonowania działu zakupów, czy ocenianie dostawców i produktów na podstawie szeregu obiektywnych wskaźników. Praca na liczbach to najbardziej oczywista z funkcji algorytmów i AI, do której w dużej mierze zdążyliśmy się już przyzwyczaić. Każdy z całą pewnością jest więc w stanie przytoczyć jeszcze dziesiątki innych możliwości w swoim własnym biurze.

Analiza słów i obrazów

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ręce algorytmu oddać też, na przykład, znaczną część wizualnej weryfikacji czy otrzymany towar jest zgodny z zamówieniem i czy nie jest uszkodzony. Można też nauczyć go kluczowych sformułowań, które są korzystne lub nie dla naszej firmy. Następnie zlecić mu skanowanie pod ich kątem propozycji umów otrzymywanych od dostawców.

Wykonywanie zadań elektronicznych

Do zautomatyzowania w ramach Robotic Process Automation (RPA) jest też cała masa czynności związanych z wszelkiego rodzaju procesami zakupowymi. Zacząć można małymi krokami, na przykład usprawniając proces obiegu dokumentów. Pójść jednak możemy dużo dalej. Bardziej zaawansowany algorytm może na bieżąco monitorować stany magazynowe, na podstawie danych historycznych planować następne zakupy, podpowiedzieć (lub na własną rękę wybrać) odpowiedni produkt i dostawcę, a na końcu automatycznie dokonać zamówienia.

Wykonywanie zadań fizycznych

W tym miejscu na myśl przychodzą zapewne skomplikowane roboty składające w fabrykach samochody i telefony. Rzeczywiście, w tym obszarze robotyka nadal największe zastosowanie ma w typowo przemysłowych zadaniach. Jednak w procuremencie też znajdzie swoją niszę. Już teraz żmudną pracę magazynierów zastąpić można uroczymi robotami sortującymi i transportującymi towary – a za jakiś czas całość transportu pomiędzy dostawcą a końcowym odbiorcą będzie mogła odbywać się za pomocą autonomicznych pojazdów małych i dużych.

Algorytmy-pomocnicy

Sporą część zadań wykonywanych przez zakupowców można więc już dziś w pełni zautomatyzować. Co jednak z tymi, które jeszcze przez jakiś czas będą na to odporne – na przykład dlatego, że nie da się ich opisać za pomocą schematów czy zwyczajnie są zbyt ważne, żeby na tę chwilę bez strachu powierzyć je algorytmowi? Według filozofii Cognitive Procurement, nawet i w tych zadaniach algorytmy nie będą bezużyteczne. Nawet jeśli ostateczną decyzję musi podjąć człowiek, można mu znacznie to ułatwić.

Trudno byłoby na przykład znaleźć firmę, która w ręce algorytmu powierzyłaby decyzję o tym, kiedy i jak wymienić flotę samochodową – to jeszcze zbyt poważny projekt. Jak takiego wyboru dokonałby człowiek-profesjonalista? Oczywiście nie subiektywnie, tylko w oparciu o szereg różnych informacji, opisujących sytuację z kilku różnych stron. Byłyby to wszystkie możliwe dane o posiadanych teraz samochodach, ich wykorzystaniu i finansowaniu, o tym co teraz i w przyszłości oferować będzie rynek, o prognozowanym rozwoju firmy i powiązanych z tym potrzebach…

Człowiek, w teorii, może oczywiście mieć te wszystkie informacje – zapewne w kilkunastu różnych plikach Excelowych, aktualizowanych raz na jakiś czas. Jednak czy nie lepiej byłoby powierzyć zbieranie, aktualizowanie (nawet i w trybie 24/7 – czemu nie), przetwarzanie, znajdowanie powiązań i wyciąganie wniosków wyspecjalizowanemu algorytmowi? Może on wtedy zasugerować, że ze względu na wszystkie te czynniki, na tę chwilę najkorzystniej byłoby zaplanować wymianę floty w maju przyszłego roku. Człowiek nadal ma pełną kontrolę nad ostateczną decyzją – jednak teraz podejmuje ją już z gwarancją, że posługuje się wiarygodnymi i odpowiednio przygotowanymi informacjami.

Inne pomysły wykorzystania AI

Wykorzystanie sztucznej inteligencji nie musi ograniczać się do najważniejszych projektów. Może też podsuwać propozycje w bardziej prozaicznych sytuacjach, zdarzających się w trakcie codziennej pracy. Kilka przykładów:

• Algorytm obserwuje właściwe bazy danych i systemy i zauważa, że jakość współpracy z danym dostawcą ostatnio spadła. Zdarzają się opóźnienia i odchylenia od podpisanej umowy, magazyn raportuje niekompletne zamówienia, komunikacja nie przebiega płynnie. Sugeruje więc odpowiedzialnemu za tego dostawcę zakupowcowi, że powinien zainteresować się tematem.
• AI zauważa, że zużycie materiałów biurowych nie rozkłada się równomiernie na cały rok, ale zamawiane są tak samo co miesiąc i czasem długo leżą nieużywane. Proponuje adekwatne zmiany w zamówieniach, aby uniknąć strat i zalegających towarów.
• System monitoruje rynki globalne, trasy handlowe i prognozy pogody. Wnioskuje, że następny transport danego surowca z odległego zakątka świata może się opóźnić. Sugeruje więc, aby przy następnym zamówieniu od importera, który towar ma już Polsce, zamówić większą ilość i zabezpieczyć się na możliwą późniejszą przerwę w dostawach.

CP – gwarancja zwinności

Korzyści z wprowadzenia rozwiązań typu Cognitive Procurement do firm wyliczać można przez kilka kolejnych akapitów. Większość z nich jest dość oczywista: nowoczesność sama w sobie, obniżenie kosztów, podniesienie efektywności, większe zadowolenie pracowników… Najważniejsza z nich często jest jednak pomijana. Jest to biznesowa „zwinność”, czyli możliwość szybkiego i efektywnego dostosowania się do zmieniających się realiów firmy i całego rynku.

Według badania przeprowadzonego przez Hatchet Group, taka zwinność ważna jest aż dla 74% zakupowców. Jednak tylko połowa z nich wie, jak ją osiągnąć. Cognitive Procurement to w tym momencie najlepsza ku temu droga.