Elektroniczny obieg dokumentów to jedna z podstawowych zmian, jakie powinny wprowadzić nowoczesne firmy, dążąc do pełnej transformacji cyfrowej. Co konkretnie to oznacza, jakie przynosi korzyści, i jak powinniśmy podejść do wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentów w naszej organizacji? Na wszystkie te pytania odpowiadamy poniżej.

Co to jest obieg dokumentów w organizacji?

Pierwszym, co przychodzi na myśl właściwie wszystkim, którzy słyszą o obiegu dokumentów, jest wszelkiego rodzaju korespondencja, która przychodzi do, i wychodzi z firmy. Myślimy więc przede wszystkim o komunikacji pomiędzy firmą a zewnętrznymi podmiotami: klientami, dostawcami, partnerami, urzędami itd., głównie drogą listową.

Jest to, oczywiście, prawda – taka komunikacja stanowi ważną część obiegu dokumentów – ale tylko część. Zagadnienie to jest bowiem znacznie szersze: nie możemy przecież zapominać o wszystkich dokumentach wewnętrznych, które są równie ważne – a może  ważniejsze? – dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.

Kompletna lista dokumentów, z jakimi mamy na co dzień do czynienia jest więc dużo dłuższa niż mogłoby się wydawać:

1. Korespondencja wychodząca (którą coraz rzadziej firmy zajmują się na własną rękę – zwykle druk i wysyłka zlecane są podmiotowi zewnętrznemu, np. przez Envelo, Arcus, Inforsys, etc);
2. Korespondencja przychodząca:
   • Reklamacje,
   • Faktury,
   • Dokumenty zawarcia umów,
   • Pisma urzędowe;
3. Różnorodne dokumenty „back-office’owe”, które procesowane są wewnątrz organizacji, np:
   • Wnioski urlopowe,
   • Wnioski o rekrutację i derekrutację pracowników,
   • Wnioski o przyznanie sprzętu służbowego: laptopy, telefony, samochody,
   • Wnioski o nadanie dostępów do systemów firmowych,
   • Wnioski podróży służbowych,
   • Zapotrzebowania wewnętrzne na zakupy,
   • Zamówienia zewnętrzne do dostawców o dostarczenie dóbr,
   • Wnioski kosztowe na przyznanie środków budżetowych lub poza budżetowych,
   • Opiniowanie umów.

Oraz wiele innych innych procesów, wniosków, i dokumentów, które wymagają wypełnienia, sprawdzenia i zaakceptowania. Podczas procesu wprowadzania elektronicznego obiegu, wszystkie te dokumenty przenoszą się z tradycyjnego papieru w segregatorach i szafach na firmowe serwery i ekrany komputerów czy urządzeń mobilnych. Dlaczego jednak jest to tak pożądane?

Dlaczego powinniśmy elektronizować obieg dokumentów – perspektywa back office

Przede wszystkim dlatego, że podnosimy efektywność procesową. Właściwie ustawiony system elektroniczny zaoferuje nam zabezpieczenia, które praktycznie wykluczą możliwość zgubienia dokumentów. W każdym momencie będziemy mieć też podgląd, skąd pochodzi dokument, u kogo w danym momencie się znajduje, i co jeszcze należy z nim zrobić, aby właściwie go przeprocesować.  System da nam też precyzyjne informacje o tym, kto odpowiada za dany dokument na każdym etapie jego obiegu. Elektronizacja umożliwia jednoczesność procedowania: w tradycyjnej formie wymóg zaakceptowania dokumentu przez 2 osoby oznacza przenoszenie dokumentu z jednego biurka na drugie i czasu z tym związanego, natomiast elektroniczny dokument może trafić do obu osób równocześnie. Możliwe także staje się odmiejscowienie czynności w procesach: podpis może zostać złożony na ekranie urządzenia, w pociągu, na konferencji, w domu…

Zyskujemy także możliwość dogłębnej i łatwej kontroli nad tym, ile czasu zajmuje każdy z etapów obiegu danego dokumentu. To z kolei pozwoli nam nie tylko lepiej rozliczać naszych pracowników, zoptymalizować czas przetwarzania i wypracować standardy precyzujące jak długo powinien trwać każdy kolejny etap. Szybko zdiagnozujemy także ewentualne problemy w naszym procesie obiegu tego konkretnego dokumentu i będziemy w stanie je poprawić.

Wreszcie, digitalizując nasz proces obiegu dokumentów, otwieramy sobie możliwość wprowadzania kolejnych nowoczesnych rozwiązań w miarę potrzeb. Możemy na przykład dojść do wniosku, że w niektóre żmudne, powtarzalne czynności wykonywane do tej pory przez naszą załogę, chcielibyśmy wyeliminować z procesu, lub je przekazać robotowi. W procesach obiegu dokumentów znajdziemy dużo takich czynności (np. katalogowanie, ewidencjonowanie, podpisywanie, przekazywanie dalej itd.), dlatego jest to idealny obszar na wprowadzanie rozwiązań typu RPA, które wykonają je ze 100% wydajnością i skutecznością. Skorzystamy z nich jednak tylko, jeśli wcześniej zadbamy o to, by ten obszar był jak najbardziej przyjazny dla robotów – czyli zdigitalizowany i zoptymalizowany tak bardzo, jak jest to możliwe.

Dlaczego powinniśmy elektronizować obieg dokumentów – perspektywa konkurencyjności

Mniej oczywistym skutkiem zwiększenia poziomu elektronizacji procesów jest natomiast podniesienie konkurencyjności naszej firmy. Dlaczego tak się dzieje? Przede wszystkim dlatego, że jesteśmy w stanie oferować wysoko efektywne usługi.

Jako przykład wyobraźmy sobie firmę z branży Facility Management, która świadczy usługi „złotej rączki” w skali krajowej. Dzięki elektronizacji procesów związanych z obiegiem dokumentów, pozbywamy się znacznej części żmudnych formalności, które do tej pory były konieczne. Nie potrzebujemy już na przykład osoby, która przyjmuje zgłoszenia i przypisuje je do poszczególnych serwisantów. Wszystkie zgłoszenia zaczynają bowiem być automatycznie przesyłane na tablet na tablet odpowiedniego serwisanta, w oparciu o ustalone wcześniej zasady. Serwisant wszystkie swoje naprawy raportuje w tym samym systemie, na jego tablecie klient również zatwierdza protokół odbioru. Tym samym znacznie usprawniamy tę mało ekscytującą część pracy serwisantów, zwiększając zadowolenie i naszych pracowników, i klientów. Ci ostatni w dużo łatwiejszy sposób mają dostęp do historii zdarzeń, wycen, formularzy zleceń. W skrócie: oferujemy im atrakcyjniejszą usługę.

Decydując się na bardziej rozbudowane rozwiązania, możemy pójść o krok dalej w takich usprawnieniach. Do systemu zgłoszeń możemy na przykład dodać zaawansowaną funkcję optymalizowania trasy serwisanta opartą na AI. System automatycznie zaplanuje jego podróż w oparciu o szereg paramentów, np.: rodzaj umowy SLA, rodzaj awarii, obecną sytuację na drogach i wiele innych. W ten sposób zaoszczędzimy jeszcze więcej czasu naszych serwisantów czy innych pracowników, którzy bez pomocy elektronicznych systemów takich wyborów muszą dokonać „na piechotę”.

Reasumując, z perspektywy konkurencyjności naszej firmy, możemy wskazać kilka najważniejszych zalet zdigitalizowanego obiegu dokumentów. Przede wszystkim usprawniamy pokaźną część formalności, których nie da się ominąć. Zaoszczędzamy tym samym czas i podnosimy zadowolenie naszej załogi i klientów. Poprzez sam fakt wykorzystywania nowoczesnych technologii, podnosimy także atrakcyjność oferowanych przez nas produktów czy usług, budujemy wizerunek nowoczesnej firmy. Oczywiście zaoszczędzamy też pieniądze – początkowa inwestycja w odpowiednie systemy szybko zwróci się poprzez zmniejszenie nakładu potrzebnej pracy i materiałów. W końcu, entuzjastów parków krajobrazowych i misiów polarnych na pewno ucieszy też znaczne ograniczenie zużywanego papieru, elektronizacja jest ekologiczna!

Jak się do tego zabrać

Korzyści płynące z wprowadzenia cyfrowego obiegu dokumentów są więc oczywiste. Jak jednak zabrać się za takie przedsięwzięcie? Nie będzie to tak trudne, jak mogłoby się wydawać, jeśli rozłożymy nasz projekt na kilka najważniejszych etapów:

1. Zaczynamy od poznania stanu obecnego. Mapujemy procesy związane z obiegiem dokumentów i zależności między nimi, aby otrzymać cenne dane o tym, jak obszar działa na tę chwilę.
2. W następnym kroku poddajemy analizie wcześniej zebrane dane. Szukamy kluczowych etapów opisanych procesów – tych, które mają największy wpływ na jego efektywność i kosztowność. To właśnie na tych elementach powinniśmy najbardziej się skupić przy wdrażaniu nowych rozwiązań, aby jak najbardziej podnieść efektywność i ograniczyć koszty. Więcej o pierwszych dwóch krokach piszemy w artykule poświęconym mierzeniu procesów.
3. W dwóch poprzednich krokach zdiagnozowaliśmy problemy – najwyższa pora więc zacząć je rozwiązywać. Nie powinniśmy jednak od razu wychodzić na rynek. Warto zacząć od przeglądu już posiadanego oprogramowania i rozwiązań – być może któreś z nich da się małym kosztem dostosować tak, by stało się odpowiedzią na nasze aktualne potrzeby.
4. Dopiero gdy mamy pewność, że potrzebne jest nam nowe oprogramowanie, zaczynamy szukać go na rynku. Na tym etapie będziemy musieli dokonać wyboru pomiędzy dwoma rozwiązaniami:
   1. Istniejące, kompletne rozwiązanie. Za tę opcję zapłacimy mniej, ale dostarczą nam tylko taką funkcjonalność, jaką przewidział dostawca, a możliwości dostosowania produktu czy usługi do naszych indywidualnych potrzeb będą minimalne.
   2. Rozwiązanie szyte na miarę. Za wyższą cenę otrzymamy system znacznie lepiej przystosowany do naszych wymagań, stworzony od podstaw specjalnie dla naszej firmy lub odpowiednio zmodyfikowany w stosunku do podstawowej wersji.

Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety i nie sposób wskazać jednoznacznego zwycięzcę – decyzja zależeć będzie w dużej mierze od potrzeb i możliwości finansowych konkretnej firmy. W obu przypadkach dobrze jest jednak pamiętać o właściwym ułożeniu umowy z dostawcą, co znacznie ułatwi nam późniejszą współpracę. Więcej o tym zagadnieniu piszemy w poświęconym mu artykule.

Okiem ekspertów

Elektronizacja obiegu dokumentów jest niezbędną częścią każdej nowoczesnej firmy: stanowi nie tylko o sprawności działania „back-office’owego”, ale też o przewadze konkurencyjnej firmy. Przy dużej presji na koszty i deficycie pracowników na dzisiejszym rynku, przejście ze świata analogowego do cyfrowego i zautomatyzowanego jest więc nieuniknione, jeśli liczymy na to, że kolejne lata mają być dla naszej firmy owocne. Jeżeli na polskim rynku ostały się jeszcze firmy, które nie mają takich planów – jest to już ostatni moment, by zacząć na poważnie rozważać projekty digitalizacyjne.