Flota samochodowa w firmie: zakup i zarządzanie

Jest prawdą powszechnie znaną, że firmy wyposażają pracowników w samochody jako narzędzia ich pracy. Jest to normą zwłaszcza w firmach działających na terenie całego kraju z rozbudowaną siecią sprzedaży, serwisu i usług transportowych. Koszty jakie generuje flota samochodowa w firmie stanowią znaczną część kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa. Kadra Zarządzająca bacznie je kontroluje i dąży, aby były one jak najniższe.

Zakup

Aby flota samochodowa została jak najkorzystniej kupiona firma powinna zaplanować długofalową strategię flotową na 2-5 lat. Należy sporządzić szczegółowy budżet, zbadać rynek i zbilansować wpływ wielu czynników na ostateczny jej kształt i koszty.

Przy planowaniu strategii osoby decyzyjne powinny odpowiedzieć na kluczowe pytania, które determinują strukturę floty:

• do czego będą wykorzystywane samochody,
• jak duże będą roczne przebiegi,
• jak długo użytkowane będą samochody,
• czy istnieje potrzeba powiększania majątku i dostępne są na to środki, oraz jaka jest stopa zwrotu z inwestycji firmy,
• jak wielopoziomowe będzie zaszeregowanie, a wiec zróżnicowanie pojazdów.

Do wyłonienia najbardziej optymalnego kształtu floty samochodowej firma powinna sporządzić kalkulację TCO (Total Cost of Ownership). Są to wszystkie koszty jakie musi ponieść aby nabyć, utrzymać i zbyć samochód firmowy (np. koszt zdania po kontrakcie wynajmu). W kwestii finansowania rozpatrzyć należy: kupno za własne środki, korzystanie z  kredytu, leasingu lub wynajem długoterminowy (np. FSL-Full Service Leasing). Obecnie możliwe jest zewnętrzne finansowanie flot składających się nawet z tylko jednego auta.

Przy podejmowaniu decyzji o efektywnym zakupie firma powinna brać pod uwagę cenę początkową, awaryjność, wartości rezydualne (RV), terminy dostaw i usługi dodatkowe. Ważny jest również prestiż i usługi około flotowe, takie jak ubezpieczenie, samochód zastępczy, paliwo, itp.

Kliknij na poniższą ikonę aby zobaczyć przykład projektu optymalizacji kosztów floty samochodowej.

Zarządzanie (administracja flotą w firmie)

Optymalny obszar floty samochodowej to również skuteczne zarządzanie już po zakupie i wydaniu samochodu użytkownikowi.

Zasady przyznawania i użytkowania powinny być jasno określone i bezwzględnie egzekwowane przez Kadrę Zarządzająca i osoby operacyjnie odpowiedzialne. Fleet manager (osoba operacyjnie odpowiedzialna za flotę) powinien cyklicznie weryfikować zgodność wykorzystania przydzielonych samochodów z zasadami użytkowania. Kontroli powinny podlegać: ilość tankowanego paliwa i jego rodzaj, ilość przejeżdżanych kilometrów, sposób wykorzystywania pojazdu i jego szkodowość, itd. Kontrolowanie takich parametrów pozwoli reagować na ewentualne nadużycia i nieefektywne wykorzystywanie floty, co ma bezpośredni wpływ na podnoszenie efektywności obszaru.

Dodatkowe wyposażenie do samochodów służbowych

W celu zwiększenie bezpieczeństwa użytkowników można dodatkowo wyposażyć samochody w nadajniki GPS, które, co do zasady, pełnią funkcję kontrolną. Mogą one jednak podnosić też bezpieczeństwo użytkownika (np.: pracodawca może zareagować na nietypowy przestój).

Kolejnym rozwiązaniem może być aplikacja na smartphone:

• nawigacja,
• śledzenie pojazdu,
• optymalizacja tras dojazdów dla serwisantów na postawie przydzielonych zleceń serwisantom,
• powiadomienia wysyłane z nawigacji do Klienta z informacją o godzinie przybycia serwisanta.

 Wszystkie powyżej wymienione elementy można i należy stosować w sposób odpowiadający specyfice działalności firmy i jej potrzebom.