Inżynieria Kosztów: co to znaczy?

W polskich kręgach biznesowych zaczyna się mówić o Inżynierach Kosztów, jednak mało kto wie na razie, o czym tak właściwie mowa. Kim jest taka osoba,czym się zajmuje i w jaki sposób może wpłynąć na funkcjonowanie naszej firmy? Te tematy poruszamy w poniższej publikacji.

Kim jest inżynier kosztów

Inżynieria kosztów nie jest pojęciem dobrze znanym w polskim biznesie pomimo tego, że na Zachodzie początki opisywanych w ten sposób praktyk sięgają aż lat 50. Jakie więc są to praktyki? Przede wszystkim skupiają się wokół odpowiedniego zarządzania projektami inwestycyjnymi z perspektywy finansowej. Inżynierowie kosztów oceniają atrakcyjność propozycji inwestycyjnych, planują budżety, szacują spodziewane wydatki i analizują możliwe ryzyka. W skrócie: starają się znaleźć optymalny punkt pomiędzy kosztem, jakością oraz potrzebnym czasem. Nie są to po prostu menadżerowie: od inżyniera kosztów możemy spodziewać się bardziej profesjonalnego, naukowego podejścia do tematu i wykorzystania w swojej pracy bardziej rozbudowany chnarzędzi analitycznych.

Jednak nie tylko przy projektach inwestycyjnych inżynieria kosztów znajdzie swoje zastosowanie. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, by tę samą filozofię zastosować w kwestiach codziennego funkcjonowania firmy. Właściwe zaprojektowanie analityki kosztów znacznie podniesie jej sprawność operacyjną; znacznie ułatwi też podejmowanie właściwych decyzji finansowych i strategicznych.

Jak znaleźć nadmierne koszty

Analiza kosztów wiąże się oczywiście z ich odpowiednim raportowaniem. Co da naszej firmie prawidłowo zaprojektowana i kontrolowana struktura raportowania? Przede wszystkim szybko,  łatwo i precyzyjnie wyłapiemy nadmierne koszty. Załóżmy, że na jednym z kont zauważamy większe wydatki miesięczne niż to, do czego przywykliśmy, a nic nam nie wiadomo o spodziewanych dodatkowych kosztach. Jeśli firmowe wydatki są odpowiednio raportowane, możemy drążyć dalej. Szybko dochodzimy do konkretnego dostawcy, któremu zapłaciliśmy zastanawiająco wysoką fakturę, natomiast po jej numerze znajdujemy pierwotne zamówienie. Tajemnica się wyjaśnia: na skutek ludzkiego błędu faktura została wystawiona na zbyt wysoką kwotę. Pomyłka zostaje sprawnie poprawiona, a do firmy wracają pieniądze.

Taki scenariusz ze szczęśliwym zakończeniem możliwy jest tylko w przypadku, gdy wszystkie wspomniane wyżej kryteria są rzetelnie uzupełniane i odpowiednio ze sobą połączone. Nie zawsze szukać będziemy przecież tą samą ścieżką – jednym razem zaczniemy od konta, innym od dostawcy czy okresu. Natomiast w „bałaganie” albo wcale nie wychwycilibyśmy zastanawiającego kosztu, albo znalezienie jego źródła byłoby bardzo utrudnione – jeśli nie całkiem niemożliwe.

Czy linie budżetowe mają znaczenie

Problemem mogą być nie tylko przepłacone faktury. Równie istotne jest pilnowanie prawidłowego zakwalifikowania kosztów w dane linie budżetowe. Co przez to rozumiemy? Wyobraźmy sobie księgowanie wydatków na abonament GPS w samochodach służbowych. Osoba księgująca może uznać GPS za ten sam typ usługi co, na przykład, transmisja danych internetowych bo wykorzystuje kartę SIM. W rezultacie przypisuje koszty do linii kosztowej telefonii komórkowej.

Nie jest to jednak prawda: według polityki firmowej, koszty GPS powinny być księgowane w kosztach transportu i floty samochodowej. To wtedy wyłapiemy brak obniżenia się kosztów GPS po zredukowaniu liczby pojazdów we flocie jako ewidentny błąd, który może wynikać na przykład z niedotrzymania terminu wypowiedzenia umów na monitoring pojazdów. Dlatego ważne jest, aby decyzję o księgowaniu podejmowały osoby budżetowo i merytorycznie odpowiedzialne za dany typ kosztów, aby uniknąć podobnych niedopatrzeń. Ponadto poprawność przypisania kosztów do konta powinna być regularnie kontrolowana, żeby dać firmie dodatkową możliwość wychwycenia ewentualnych błędów.

Jakie ma to jednak znaczenie? W końcu koszt to koszt: bez względu do jakiego konta zostanie przypisany, firma zapłaci tyle samo. No właśnie: firma, a nie jej konkretna komórka organizacyjna. Wracając do naszego przykładu, Właściciel Typu Kosztów odpowiedzialny za wydatki na telefonię komórkową ma swój określony budżet, który wedle uznania przeznacza na koszty bieżące i projekty inwestycyjne. Jeśli oprócz własnych wydatków na swoim koncie znajdzie też koszty z innych linii budżetowych (dajmy na to za usługi GPS), dostępne dla niego środki nie powiększą się w magiczny sposób. W wyniku takiego błędu w księgowaniu prawdopodobnie musiałby ograniczyć swoje wydatki,tym samym hamując rozwój własnego działu jak i całej firmy. Możemy więc liczyć,że zareaguje na nieprawidłowości z przypisaniu kosztów do błędnych linii kosztowych czy kont i podejmie działania by przeksięgować wydatki we właściwą linię.

Prognozy i strategie

Kolejnym ważnym atutem prawidłowo zaprojektowanej struktury raportowania kosztów będzie możliwość precyzyjnego prognozowania budżetowego na przyszły rok. Aby poprawnie oszacować ile wydamy w kolejnym roku, dobrze jest mieć na uwadze dwie podstawowe kwestie. Po pierwsze, przyjrzeć należy się historycznemu rozbiciu wydatków na poszczególne miesiące (zgodnie z miesiącem powstania, nie zaksięgowania kosztów). Część kosztów z miesiąca na miesiąc pozostaje niezmienna – na przykład różnego rodzaju abonamenty. Dostrzegając wahania w tego typu wydatkach, szybko będziemy wiedzieć że coś jest nie tak. Z kolei wysokości innych kosztów mogą się zmieniać podczas roku,na przykład w związku z sezonowością. Poprawnie analizując dostępne informacje będziemy mieć pewność, że nie zaskoczą nas żadne nieoczekiwane zmiany w wysokości bieżących wydatków.

Po drugie, powinniśmy także zwrócić uwagę na koszty generowane przez poszczególnych dostawców, aby wypracować najlepiej odpowiadającą naszej firmie politykę zakupową. Być może da się zrezygnować z kilku mniej kluczowych partnerów, a te same produkty zacząć kupować u jednego dostawcy, tym samym otrzymując wyższe rabaty i ułatwiając logistykę. Lub wręcz przeciwnie: bardziej zdywersyfikować swoich dostawców, aby zagwarantować wyższe bezpieczeństwo w razie problemów z największym partnerem. Takie decyzje będą, znów, możliwe tylko w oparciu o analizę rzetelnie zebranych danych historycznych i analizę całego obszaru kosztowego.

Optymalizacja kosztów

Do tej pory skupialiśmy się przede wszystkim na działaniach zapobiegających stratom i gwarantujących sprawne działanie firmy w sprawach bieżących. Jednak najważniejszą funkcją inżynierii kosztów jest, oczywiście, obniżanie wydatków w poszczególnych obszarach. Nie bez powodu mówimy o tym na końcu: najbardziej spektakularne oszczędności osiągniemy bowiem tylko wtedy, gdy do dyspozycji będziemy mieli pełne spektrum informacji o których wspominaliśmy. Jak dużo jest do zaoszczędzenia na działaniach rozumianych jako inżynieria kosztów? To oczywiście zależy od firmy i obszaru; w najbardziej spektakularnych projektach oszczędności dochodzą do kilkudziesięciu procent całości kosztów lub, w złotówkach, setek tysięcy.

Inżynieria kosztów w Twojej firmie

Jaki płynie z tego wszystkiego wniosek? Przede wszystkim taki, że właściwie zaprojektowana analityka kosztów i kontroli księgowań nie jest tworzona przez księgowych. Konieczne są do tego osoby merytorycznie i operacyjnie odpowiedzialne za koszt – tylko ich udział w tym procesie zagwarantuje, że czynności te nie będą tylko przykrą koniecznością. Zaczną też realnie poprawiać funkcjonalność i przychodowość firmy. Prosta inżynieria kosztowa podniesie efektywność finansową i zyski firmy. Zwiększy także możliwości optymalizacyjne i umożliwi uzyskanie dodatkowych środków na inwestycje.