Finansowanie inwestycji i rozwoju to częsta zagwozdka przedsiębiorców – pieniędzy zawsze brakuje. Zakupy inwestycyjne oznaczają trudną drogę przez wnioskowanie i dokumentowanie stóp zwrotu. Czasem przydałyby się dodatkowe pieniądze w budżecie kosztów operacyjnych, na przykład takie wolne 400 tysięcy. Często jest właśnie tak, że szybkie pieniądze mają… we własnych kieszeniach. Wystarczy tylko sięgnąć!

ICT – Przykład Reprezentatywny

Gdzie szukać szybkiej gotówki? W naszych wskazówkach posłużymy się przykładem obszaru telekomunikacji, w którym właśnie dokonaliśmy podobnej analizy dla jednego z naszych klientów, jednak takie działania nie są bynajmniej ograniczone tylko do tego obszaru. Specjaliści od flot samochodowych czy powierzchni biurowych z całą pewnością będą w stanie dostrzec analogiczne możliwości w swoich obszarach. Potencjału takiego z całą pewnością opłaci się szukać: szybka analiza kilku najważniejszych zagadnień pokazała, że nasz klient w prosty sposób zaoszczędzić może nawet 400 000 PLN. Co konkretnie wzięliśmy pod lupę?

Weryfikacja najważniejszych dokumentów

W pierwszej kolejności przyjrzeliśmy się kluczowym dokumentom podpisanym przez klienta i dostawców. Najwięcej uwagi poświęciliśmy oczywiście Umowom o Świadczenie Usług Telekomunikacyjnych (UoŚUT) z operatorem odpowiadającym za znaczną większość usług telefonicznych, sms i łącz internetowych – a więc też za największą część kosztów obszaru. Na tym etapie porównywaliśmy przede wszystkim teorię zawartą na początku współpracy z tym, co klient co miesiąc dostawał na fakturze. Innymi słowy, upewnialiśmy się czy klient rozliczany jest przez dostawcę dokładnie tak, jak powinien być rozliczany zgodnie z zapisami umownymi.

Okazało się, że wcale nie. Na skutek błędu ludzkiego, operator naliczał na przykład opłaty za połączenia telefoniczne i SMS-y zgodnie z realnym wykorzystaniem pomimo tego, że w Umowie zawarty został zapis o ryczałtowym rozliczaniu tego typu kosztów. Reklamacja błędnie wystawionych faktur pozwoli klientowi odzyskać prawie 70 000 PLN.

To stosunkowo często spotykana przez nas nieefektywność. Kto inny w firmie negocjuje warunki współpracy i Umowę ramową, a później kto inny operacyjnie obsługuje kontrakt, często nie znając jego niuansów, a także rozlicza faktury. Może tak się dziać po obu stronach: dostawcy i klienta. Najczęściej zdarza się to w kolejnych latach współpracy, w wyniku zmian personalnych i pewnych „odruchowych”, automatycznych czynności. Dlatego to właśnie tutaj najłatwiej jest o błędy polegające na braku znajomości zapisów umownych. Często również brak jest narzędzi do sprawnego i szybkiego wychwytywania takich niezgodności, bowiem zakup systemu do zarządzania obszarem telekomunikacji nadal postrzegany jest jako zbędny wydatek. Jak jednak pokazuje powyższy przykład, taka inwestycja z pewnością opłaci się na dłuższą metę.

Analiza mniejszych dostawców

Następnie pod lupę wzięliśmy faktury płacone mniejszym (w sensie udziału w kosztach klienta) dostawcom. Czy na pewno wszystkie kupowane od nich usługi są klientowi potrzebne? Idąc jeszcze dalej: czy klient na pewno wie, za co konkretnie płaci? Szybko doszliśmy do wniosku, że odpowiedzi na oba te pytania brzmią „nie”. Odkryliśmy na przykład, że klient zaniedbał rozwiązywanie umów z poprzednim operatorem i w dalszym ciągu – na długo po migracji do obecnego – niepotrzebnie płaci za jego usługi. W ciągu roku kosztuje go to prawie 60 000 PLN.

Podobnych niedopatrzeń było znacznie więcej. Już pobieżne spojrzenie na zestawienie kosztów w podziale na lokalizacje pokazało też na przykład, że nadal płacone są faktury za usługi stacjonarne dla lokalizacji, z których klient już dawno się wyprowadził. Tym samym generowane są kolejne bezpodstawne koszty. Podczas pobieżnej analizy doszukaliśmy się ponad 400 000 PLN rocznie podobnych kosztów, którym z całą pewnością należy się przyjrzeć bliżej. Pokaźną część z nich na pewno da się łatwo i szybko zlikwidować, przynosząc firmie kolejne oszczędności.

Przyszłe zobowiązania

W trakcie weryfikacji Umowy natknęliśmy się także na kilka rozbieżności pomiędzy intencjami Stron a ostatecznymi zapisami, które okazały się mieć znaczny wpływ na opłacalność kontynuowania tej współpracy lub jej potencjalnego zerwania. Znaleźliśmy na przykład prostą omyłkę w tabeli obrazującej kary za zerwanie UoŚUT-ów przed datą wygaśnięcia umowy. Brak rozróżnienia pomiędzy dwoma taryfami oznacza w tym przypadku, że ostateczny koszt zerwania umowy spada o 50% – z zakładanych przez operatora i klienta 1 340 000 PLN do 650 000 PLN. (Chociaż, oczywiście, pieniądze te są potencjalnie do zaoszczędzenia tylko w przypadku decyzji o zerwaniu umowy i ewentualnej zmiany operatora. Więcej o takim wyborze piszemy tutaj.)

Procesy wewnętrzne pod lupą

Szwankować może także wewnętrzna polityka i komunikacja odnośnie przypisania sprzętu, usług i pakietów do konkretnych pracowników. Tak jak u naszego klienta, Zespół Administracji może na przykład nie otrzymywać z wyprzedzeniem informacji o tym, że pracownik zamierza odejść z firmy i w związku z tym określonego dnia zwolni się jego aparat i numer. Nie tylko nie pozwala to optymalnie zarządzać posiadanymi przez firmę zasobami i zaplanować przekazanie ich kolejnemu pracownikowi. Zdarza się także, że pracownik w ogóle nie zwraca sprzętu i numeru, bo brak odpowiedniej współpracy z działem HR nie gwarantuje właściwej procedury obiegowej i ostatecznie nikt go z tego nie rozlicza. W wyniku tego firma traci więc podwójnie.

Do oszczędzenia są także pokaźne kwoty na niedobranych do rzeczywistych potrzeb usługach i pakietach. W poprzednich publikacjach wspominaliśmy o tym, jak ważne dla optymalizacji kosztowej jest odpowiednie dobranie paczek internetu mobilnego do potrzeb pracowników, bo to właśnie ten element składowy faktur ICT zwykle kosztuje najwięcej. Nie inaczej było w tym przypadku. Przy podpisywaniu umowy z operatorem, klient zdecydował się na ten sam limit transferu dla wszystkich kart SIM – 5GB. Natomiast szybka analiza wykazała, że 81% użytkowników wystarczyłoby 10 razy mniej, bo średnio nie przekracza 500 MB miesięcznie; tylko 2% wykorzystuje „optymalny” przedział 4-5 GB. Taki wniosek nie przyniesie nam zapewne natychmiastowych oszczędności, bowiem zmniejszenie wykupionych pakietów wymagałoby poważnych zmian w kontrakcie. Warto jednak pamiętać o takiej możliwości przy następnej rewizji umów z operatorem. (Więcej o optymalizacji rozwiązań ICT piszemy w tym artykule.)

Szybka gotówka na wyciągnięcie ręki

Finansowane inwestycji firmowych nie musi być długim i żmudnym procesem. Aby szybko znaleźć w firmie potrzebne pieniądze, nie zawsze konieczne są długie i skomplikowane projekty; czasem wystarczy zadać tylko kilka właściwych pytań i umiejętnie wykorzystać łatwo dostępne dane. Jak widać, do wypracowania stosunkowo niskim nakładem sił są bardzo pokaźne kwoty, choć należy pamiętać, że ich wysokość w dużej mierze zależeć będzie od wielkości przedsiębiorstwa.