Jednym z najważniejszych pytań, na które odpowiadamy podczas każdego projektu związanego z optymalizacją kosztów obszaru telekomunikacji i Internetu (ICT) jest to, czy w ramach takiego projektu warto zmieniać operatora. Na temat ten spojrzeć możemy z perspektywy potencjalnych korzyści: Czy przyniesie to korzyści finansowe? Czy możemy spodziewać się jakichś innych usprawnień? Nie można jednak zapomnieć o potencjalnych wyzwaniach: Ile jednorazowo kosztować będzie taka zmiana? Jak bardzo będzie pracochłonna i z jak dużymi utrudnieniami w funkcjonowaniu firmy może się wiązać?

Tak na wszystkie przytoczone wyżej pytania składowe, jak i na to nadrzędne – czy zmieniać operatora – nie ma gotowej odpowiedzi. Wszystko to zależy od sytuacji, jaką zastajemy u Klienta i dopiero na podstawie wnikliwej analizy jesteśmy w stanie udzielić konkretnej odpowiedzi.

Część takiej analizy firmy mogą jednak w prosty sposób wykonać na własną rękę. Poniżej podpowiadamy, jakie kwestie warto w niej rozważyć.

Krok 1: Rozważenie kar umownych

W większości przypadków, decyzja o zmianie operatora wiąże się z wypowiedzeniem przed czasem umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych (UoŚUT) dotychczasowemu dostawcy. Dostawcom oczywiście nie jest to na rękę, dlatego w podpisywanych umowach ujmują kary (opłaty wyrównawcze), jakie będziemy musieli zapłacić w przypadku ich przedterminowego zerwania.

Jak policzyć czy taki jednorazowy koszt w ostatecznym rozrachunku nam się opłaci? Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę ile czasu pozostało nam do końca umowy. Kary takie liczone są zazwyczaj w sposób miarkowany – czyli proporcjonalny do pozostałego czasu UoŚUT-a (tak nakazuje Prawo Telekomunikacyjne).

Im dłużej powinna obowiązywać nas jeszcze umowa, tym większe będą stary dotychczasowego operatora, a co za tym idzie: droższe będzie z niej wyjście.

Przemyśleć warto też kto zapłaci taką karę, jeśli ostatecznie zdecydujemy się skorzystać z możliwości zerwania umowy. Często stosowanym rozwiązaniem jest pokrycie kar umownych przez nowego operatora. Jednak dostawcy to nie organizacje charytatywne. Poniesione w ten sposób koszty nowy operator z całą pewnością uwzględni w cenie abonamentu, jaką nam zaproponuje. Być może dojdziemy do wniosku, że wcale nie opłaca się nam taki układ i podejmiemy decyzję o poniesieniu tego jednorazowego kosztu z własnej kieszeni. Dobrze jest więc dokładnie przeanalizować wady i zalety obu możliwości.

Krok 2: Zmierzenie realnych potrzeb

Załóżmy, że przeszliśmy przez krok pierwszy i doszliśmy do wniosku, że jesteśmy gotowi przyjąć koszty związane z wyjściem z dotychczasowej umowy. Jednak czy mamy pewność, że nowy operator jest w stanie zaproponować nam coś lepszego? Na tym etapie powinniśmy więc precyzyjnie zmierzyć realne potrzeby i wykorzystanie poszczególnych usług przez naszą firmę,  a następnie zderzyć te dane z ofertami potencjalnych nowych dostawców. Ilości połączeń telefonicznych, wysyłanych SMS-ów, czy MMS-ów nie są szczególnie istotne. Standardem rynkowym u operatorów jest rozliczanie ich na zasadzie ryczałtu; najprawdopodobniej będziemy więc płacić za nie stałą kwotę bez względu na rzeczywiste wykorzystanie.

Dużo więcej uwagi powinniśmy natomiast poświęcić pakietom Internetowym – zdecydowanie najbardziej kosztownej części umów telekomunikacyjnych. Dlatego to właśnie tutaj powinniśmy upatrywać największych możliwości optymalizacyjnych i ofert lepiej dopasowanych do naszych rzeczywistych potrzeb. Często zauważanym przez nas problemem jest wykupywanie paczek Internetowych zdecydowanie na wyrost realnych potrzeb. Z jednej strony nie chcemy, oczywiście, dopuścić do sytuacji, w której nasz pracownik przekracza swój limit, zostaje bez Internetu i nie może załatwić ważnej służbowej sprawy. Z drugiej strony jednak często natrafiamy na sytuacje, w których miesiąc w miesiąc niektórzy pracownicy nie wykorzystują nawet 10% przyznanego im limitu danych. Bez żadnych problemów można by więc obniżyć ich pakiety, zaoszczędzając firmowe pieniądze. Jeśli nowy dostawca jest w stanie zapewnić nam taką elastyczność, to być może warto poważnie zastanowić się nad jego ofertą.

Krok 3: Finansowanie sprzętu

Na następnym kroku powinniśmy rozważyć kwestie sprzętowe. Jak dawno go wymienialiśmy? Czy spełnia wszystkie swoje zadania? Czy nie zakładamy zmiany w obsłudze niektórych procesów w firmie, która zakładałaby odmiejscowienie czynności procesowych? Na przykład elektronizacja obiegu faktur może oznaczać możliwość, chęć i potrzebę dokonywania czynności związanych z akceptowaniem faktury zdalnie, nie przy biurku, tylko właśnie ze smartfonu czy tabletu. Czy jesteśmy sprzętowo gotowi na takie zmiany? Czy użytkownicy są zadowoleni ze swoich telefonów? Jeśli mamy wątpliwości co do którejś z tych kwestii, być może przyszedł już czas na wymianę. To też może być ważnym czynnikiem decydującym o zmianie operatora. Przy okazji podpisywania umowy z nowym dostawcą możemy bowiem skorzystać z opcji wydzielonej puli kwotowej na zakup sprzętu bezpośrednio u operatora, aby nie ponosić jednorazowo wysokich kosztów.

Mechanizm działania takiego rozwiązania jest stosunkowo prosty. Przy podpisywaniu umowy na numer (UoŚUT-a) uwzględniamy w umowie wydzieloną kwotę wliczoną w koszt abonamentu, którą będziemy mogli przeznaczyć na zakup sprzętu. Wraz z pojawiającymi się potrzebami firmy, kupujemy telefony bezpośrednio od operatora za symboliczną złotówkę. Natomiast ich realna wartość jest odejmowana od dostępnej puli. Raczej nie otrzymamy w ten sposób najtańszej oferty dostępnej na rynku na wybrany przez nas model, ale w zamian dostajemy możliwość rozłożenia kosztów wymiany sprzętu na etapy, jasną ścieżkę reklamacyjną ewentualnych wad sprzętu, a także możliwość serwisowania całej floty w jednym miejscu.

Minusem takiej opcji jest powiązanie umowy UoŚUT z żywotnością aparatu. Wiele firm w ten sposób trafia w błędne koło wymieniania sprzętu na nowy przed upływem umów UoŚUT z którymi ten sprzęt jest związany. Zamiast tego aparaty zamawiane są do innej umowy, której termin określony właśnie ubiega. Również w sytuacji chęci rozliczenia się z pracownikiem, który zgubił lub zniszczył aparat lub w sytuacji kiedy odchodzi z pracy i chce aparat odkupić będziemy natrafiać na trudności. Ponieważ aparaty zostały „zakupione za 1 zł”, musimy powoływać rzeczoznawcę dla wyceny sprzętu.

Krok 4: Złożoność projektu

Ostatnią ważną kwestią, jaką powinniśmy przeanalizować zastanawiając się nad zmianą operatora będzie to, jak dużym obciążeniem będzie projekt sam w sobie. Wybór nowego dostawcy i negocjacje wymagać od nas będą sporej wiedzy i nakładu pracy. To samo z procesem migracji numerów: trzeba będzie dobrze zaplanować logistykę dystrybucji nowych kart SIM i ewentualnego sprzętu do wszystkich użytkowników, zadbać o sprawną komunikację tego, czego możemy wymagać od pracowników na poszczególnych krokach, a wreszcie mieć w pogotowiu ekspertów w kluczowych momentach migracji, aby na bieżąco rozwiązywać nieoczekiwane problemy.

Taka przeprowadzka to poważne przedsięwzięcie, jednak duzi polscy operatorzy mają już doświadczenie w podobnych projektach. Dostawcy zwykle wzorowo współpracują ze sobą przy migracjach, oferując pełne wsparcie zarówno ze strony dawcy, jak i biorcy numerów. Nie jest to też szczególnie skomplikowany proces ze strony technologicznej. Z naszego doświadczenia przy podobnych projektach wiemy, że ewentualne problemy podczas migracji w większości spowodowane są błędami ludzkimi. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przygotowanie i nadzorowanie kluczowych momentów migracji – dobrą inwestycją okazać się może skorzystanie z doświadczenia zewnętrznego konsultanta.

Czy warto zmieniać operatora

Na postawione na wstępie pytanie odpowiadamy więc jak na konsultanta przystało: to zależy. Przed podjęciem decyzji do rozważenia jest kilka ważnych kwestii, z których każda może mieć duży wpływ nie tylko na powodzenie projektu samego w sobie. Wpłyną także na bardziej ogólną, codzienną sprawność w funkcjonowaniu firmy. Dzisiejsze oferty wiodących polskich dostawców oferują jednak rozwiązania, które znacznie usprawniają i uatrakcyjniają takie przedsięwzięcia. Dlatego naszym klientom zwykle doradzamy skorzystanie z tej opcji.

Warto też wiedzieć, że operatorzy mają do dyspozycji dodatkowe pieniądze i możliwości na przejęcie Klienta od innego operatora. Wiec co jakieś 2-4 lata warto zadać sobie trud i zmienić operatora po prostu dla pieniędzy.