Platformy BPM i modelowanie procesów: optymalizacja w praktyce

BPM (ang. business process management, czyli zarządzanie procesami biznesowymi) to dyscyplina ściśle związana z tym, co jako konsultanci przede wszystkim dostrzegamy w sprawnie działających, nowoczesnych i zyskownych firmach. Tym samym jest to zagadnienie, któremu przykładamy szczególną uwagę podczas prowadzenia projektów optymalizacyjnych.

Na czym konkretnie to polega i jak może wpłynąć to na sukces (bądź jego brak) każdej firmy – bez względu na jej rozmiar czy branżę?

BPM – co to takiego

Jak sama nazwa wskazuje, zagadnienia związane z BPM  skupione są wokół dążenia do maksymalnej optymalizacji wszystkich schematycznych, powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników (czyli po prostu procesów). Będą to procesy tak związane z główną działalnością firmy, czyli na przykład produkcja czy sprzedaż, jak i te poboczne, „back-office-owe”. Patrząc na firmy z perspektywy BPM, kwestie finansowe schodzą poniekąd na drugi plan. Pytamy raczej: „czy da się to zrobić prościej, szybciej, bardziej efektywnie? Czy w ogóle trzeba to robić?” Myśląc w ten sposób, wymierne oszczędności pojawią się w sposób naturalny, „przy okazji”.

Modelowanie procesów na platformach BPM to często najlepsza odpowiedź na postawione wyżej pytania. Jest to nic innego niż optymalizacja procesów wraz z przenoszeniem jak największej ilości takich czynności z rozwiązań „analogowych” na specjalnie przystosowane do tego platformy elektroniczne – czyli tworzenie workflow-ów. Do zadań najczęściej przenoszonych z papieru na wszelkiego rodzaju ekrany należą te związane z codziennym funkcjonowaniem i zaopatrzeniem niemal każdego biura na świecie. Może być to na przykład:

• Obieg dokumentów finansowych (faktury) i innej korespondencji;
• Wiele kwestii administracyjnych, takich jak zatwierdzanie wniosków urlopowych, nadawanie uprawnień do korzystania z poszczególnych systemów, czy zarządzanie firmowym sprzętem i flotą;
• Zarządzanie wszystkimi zakupami dokonywanymi przez firmę.

Łatwo zauważyć więc punkty wspólne. Na platformy elektroniczne najprościej przenosi się procesy często realizowane, schematyczne, oparte na stosunkowo prostych szablonach, a także te, które przed ich ukończeniem muszą trochę pokrążyć po firmie i zebrać kilka różnych podpisów. Implementacja platformy BPM dla tych właśnie procesów przyniesie najbardziej spektakularne usprawnienia w codziennym funkcjonowaniu firmy.

Najważniejsze korzyści elektronizacji BPM

Co jednak konkretnie daje przeniesienie takich procesów z papieru do systemu elektronicznego? Korzyści wymieniać można bez końca, dlatego w tym miejscu ograniczymy się do tych najbardziej spektakularnych i uniwersalnych dla różnego typu procesów.

Część 1: Kwestie administracyjne

Po pierwsze, podnosimy efektywność procesową. Właściwie ustawiony workflow zaoferuje nam zabezpieczenia, które praktycznie wykluczą możliwość zgubienia dokumentów. W każdym momencie będziemy mieć też podgląd skąd pochodzi dokument, u kogo w danym momencie się znajduje, i co jeszcze należy z nim zrobić aby właściwie go przeprocesować.  System da nam też precyzyjne informacje o tym, kto odpowiada za dany dokument na każdym etapie jego obiegu.

Elektronizacja umożliwia też jednoczesność procedowania: w tradycyjnej formie wymóg zaakceptowania wniosku przez 2 osoby oznacza przenoszenie go z jednego biurka na drugie i czasu z tym związanego. Natomiast elektroniczny wniosek może trafić do obu (czy nawet większej ilości) osób równocześnie. Możliwe także staje się odmiejscowienie czynności w procesach. Podpis może zostać złożony na ekranie urządzenia, w pociągu, na konferencji, w domu…

Zyskujemy także możliwość dogłębnej i łatwej kontroli nad tym, ile czasu zajmuje każdy z etapów danego procesu. To z kolei pozwoli nam nie tylko lepiej rozliczać naszych pracowników, zoptymalizować czas przetwarzania i wypracować standardy precyzujące jak długo powinien trwać każdy kolejny krok. Szybko zdiagnozujemy także ewentualne problemy i wąskie gardła  w naszym procesie i będziemy w stanie je poprawić.

Wreszcie, digitalizując procesy, otwieramy sobie możliwość wprowadzania kolejnych nowoczesnych rozwiązań w miarę potrzeb. Załóżmy, że na razie pewien proces tylko „przetłumaczymy” na platformę cyfrową, ale wszystkie czynności nadal będą wykonywane przez ludzi tak samo, jak na papierze. Natomiast za dwa czy pięć lat możemy dojść do wniosku, że z części żmudnych, powtarzalnych kroków możemy wykluczyć pracowników i przekazać je robotom w ramach RPA. Będzie to zdecydowanie prostsze, jeśli wcześniej podejmiemy już pierwsze kroki digitalizacji.

Część 2: Oszczędności kosztowe

Mniej oczywistym skutkiem zwiększenia poziomu elektronizacji procesów jest natomiast podniesienie konkurencyjności naszej firmy. Dlaczego tak się dzieje? Przede wszystkim dlatego, że jesteśmy w stanie oferować wysoko efektywne usługi.

Jako przykład wyobraźmy sobie dostawcę telewizji. Taka firma zdigitilizować może dziesiątki istotnych dla klienta procesów: przyjmowanie zamówień, przygotowywanie dokumentów, zgłaszanie usterek i przypisywanie serwisantów… Firma przeprowadzająca swoje procesy „analogowo” do obsługi wszystkich tych czynności potrzebowałaby dziesiątków konsultantów; natomiast po cyfryzacji wszystkim tym zajmie się jeden automatyczny system obsługujący kilka różnych workflow-ów. Początkowa inwestycja, jakiej wymagać będzie ta zmiana, szybko zacznie się zwracać – miesięczne koszty systemu będą kilkukrotnie niższe niż wynagrodzenia konsultantów.

Część 3: Wizerunek firmy

Zostańmy przy przykładzie dostawcy telewizji. Każdy z nas doskonale wie, jak często wygląda bycie obsługiwanym przez call center: pół godziny czekania, konsultant mówiący do nas przez coś, co brzmi jak kubek na końcu sznurka i ze startującym odrzutowcem za plecami; dziesiątki przełączeń tylko po to, żeby w końcu dowiedzieć się, że nie są w stanie nam pomóc. Dlatego znaczna większość z nas swoje sprawy wolałaby załatwiać przez szybki, intuicyjny, maksymalnie zautomatyzowany system.

Modelując takie kluczowe procesy na platformach BPM nie tylko zwiększamy ich efektywność i dostarczamy naszym klientom zwyczajnie lepsze rozwiązania. Kreujemy także wizerunek nowoczesnej, przyjaznej użytkownikowi firmy. W oczach klientów stajemy się partnerem biznesowym na miarę XXI wieku.

Gdzie szukać rozwiązań

Słysząc wyrażenie „system informatyczny”, wielu polskich przedsiębiorców starej szkoły nadal ma przed oczami wizje apokaliptyczne. Tymczasem rozwiązania BPM, które spełnią nasze wymagania wcale nie muszą być ani drogie, ani skomplikowane.

Wiele większych polskich firm swój Intranet obsługuje przez platformę Sharepoint. Ten sam system można z powodzeniem wykorzystać do digitalizacji podstawowych procesów, nie płacąc ani grosza więcej. Podstawowe moduły workflow znajdziemy też w wielu zintegrowanych rozwiązaniach do zarządzania firmami, takich jak Bitrix24. Takiemu rozwiązaniu powinny przyjrzeć się przede wszystkim firmy ceniące sobie prostotę i integrację wielu różnych funkcjonalności w jednym uniwersalnym systemie. Obszerną listę alternatywnych systemów tego typu można znaleźć pod tym adresem.

Bardziej wymagające firmy powinny natomiast przyjrzeć się droższym, ale też dużo bardziej zaawansowanym rozwiązaniom dedykowanym. Aktualny ranking najbardziej popularnych rozwiązań skierowanych do największych firm udostępnia za darmo Gartner.