Procedura zakupowa czy narzędzia: co jest ważniejsze?

W tym tygodniu uczestniczyliśmy w konferencji poświęconej przyszłości zakupów firmowych.  Wprowadzanie przedsiębiorstw w XXI wiek to już za mało: rozmawialiśmy o narzędziach przenoszących S2P (czyli poszczególne kroki procesu zakupowego, od zapotrzebowania do zapłaty) prosto w XXII wiek. Takich narzędzi jest już na rynku wiele, a cały czas pojawiają się też nowinki. Ważny jest więc dobry wybór rozwiązania, którego funkcjonalność jak najbliżej pokryje się z realnymi potrzebami konkretnej firmy. Z naszego doświadczenia przy wielu przeprowadzonych projektach wiemy, że znaczna część polskich przedsiębiorstw robi właśnie to – i nic więcej. Procedury zakupowe właściwie nie obowiązują. Jest to jednak poważny błąd.

Samo wybranie i nabycie dobrego software-u nie ma szans zagwarantować sukcesu obszaru czy procesu, który obsługuje. W wielu organizacjach – nawet tych certyfikowanych jako mocno sproceduralizowane (vide certyfikaty ISO) – procesy zakupowe i około zakupowe są w teorii opisane; istnieją polityki, nadrzędne procedury zakupowe i wykonawcze instrukcje. Ich zakres nie jest jednak spójny lub nie pokrywa pełnego obszaru, a zawsze jest tak nieefektywny jak słabe jest najsłabsze ogniwo takiego procesu – czyli człowiek.

Co z tego wszystkiego wynika? Niestaranność procedur, ich lakoniczność,
brak aktualności, zgodności z wprowadzanymi zmianami, i przede wszystkim niska
ich znajomość wśród załogi. Powoduje to, że pomimo wszystkich tych teoretycznie
wykonanych działań, realnie proces pozostaje
nieuregulowany, a tym samym nie może osiągnąć optymalnej efektywności.

Procedury zakupowe: teoria a praktyka

Mówi się, że papier zniesie wszystko. Często zastajemy
sytuacje, w których firmowe foldery wypełnione są regulacjami, jednak proces
chodzi poniekąd obok nich – pracownicy nie przykładają do nich większej uwagi.
Najczęściej działania te są niezamierzone: nie wynikają ze świadomego buntu,
tylko z wygody, upraszczania sobie pracy przez osoby wykonujące czynności na
którymś z etapów procesu. Czasem zapisy mogą też okazać się po prostu przestarzałe
czy w inny sposób kompletnie nieprzystające do rzeczywistości zastanej przez
załogę.

Jako przykład wyobraźmy sobie zapis mówiący, że „zakupy, co do zasady, powinny być
prowadzone u dostawcy wybranego z zatwierdzonej wcześniej listy”. W teorii
zasada taka brzmi, oczywiście, sensownie. Gwarantuje, że dostawcy, z którymi
współpracuje firma są wcześniej weryfikowani i współpraca z nimi nie powinna
sprawiać trudności i być efektywna finansowo. W praktyce okazuje się jednak, że
lista nie jest aktualna, lub nie zawiera uzupełnianych na bieżąco wymaganych
informacji handlowych. Lista ta nie wspiera więc pracownika, który w rezultacie
wykonuje – w dobrej wierze – działania pozornie podnoszące efektywność firmy. Dokonuje
zakupów u dostawcy, którego wybiera według własnych preferencji, często
wnosząc, że robi zakupy tanio (czytaj: lepiej).

Chaos i straty

Niejednokrotnie analizy pokazują, że taniość taka jest tylko pozorna, lub wręcz zupełnie nieprawdziwa, bo człowiek wykonujący na własną rękę takie mini-porównanie nie wziął pod uwagę właściwych parametrów, miał ograniczony dostęp do informacji, lub zwyczajnie popełnił błąd. W rezultacie otrzymujemy więc chaos i marnotrawstwo firmowych zasobów, a wszystko to wynika przede wszystkim z tego, że zapisy procedur nie pokrywały się ze stanem faktycznym zastanym przez pracownika, frustrując go i zmuszając do improwizacji. Nie zostały też wsparte żadnym systemowym działaniem.

Czy nowoczesny system zakupowy sam w sobie byłby w stanie
zapobiec takiej sytuacji? Być może, ale na pewno nie wyeliminuje wszystkich
możliwych problemów – w pewnym momencie jakąś decyzję nieuniknienie podejmie
człowiek. Wprowadzenie takiego systemu musi więc zostać uzupełnione wnikliwą analizą i rewizją wszystkich regulacji
powiązanych z procesem zakupowym.

Co gorsza, przy niepoprawnie ułożonych regulacjach istnieje bardzo mała szansa, że w ogóle zauważymy
takie niedopatrzenie. Dlaczego? Bo zaniedbania w regulacjach oznaczają, że
taki obszar czy proces nie może być systematycznie i precyzyjnie mierzony i
ewaluowany. Zależność ta działa w obie strony, bowiem brak właściwego
opomiarowania czy narzędzi zero-jedynkowo trzymających w ryzach strumień
procesu udaremnia z kolei zagwarantowanie jego zgodność z zamierzeniami
regulacyjnymi.

Wartość systemu

Czy wszystko to oznacza, że kwestia systemu informatycznego
jest drugorzędna względem procedur? Absolutnie nie: nawet najlepsze zasady muszą
być wsparte odpowiednimi narzędziami. Platformy
zakupowe, procurementowe systemy B2B okażą się niezwykle przydatne w
przekładaniu teorii na papierze na realia codziennej pracy. Przy
odpowiedniej konfiguracji zapewnią – wracając do naszego wcześniejszego
przykładu – że złożenie zamówienia po prostu nie będzie możliwe o ile nie
zostaną spełnione wymogi proceduralne.

Oczywiście, dla bardziej zaawansowanych użytkowników zawsze
dostępne są tak zwane „ścieżki swobodne” czy „ścieżki awaryjne” dla
niestandardowych zakupów. Jeśli ktoś więc naprawdę się uprze, to znajdzie
sposób na ominięcie procedury. Po takich działaniach zostają jednak wyraźne,
usystematyzowane ślady w postaci rekordów i wszystkich innych danych
dotyczących operacji zakupowych. Łatwo dojdziemy więc do tego, co się stało, z
czego wynikła konieczność przeprowadzenia procesu poza procedurą i czy
rzeczywiście musiał (i powinien) być w ten sposób przeprowadzony.

Takie dane często okazują się też niezwykle cenne post
factum w ulepszaniu, „usztywnianiu”
procesu i procedur i zamykaniu luk, w wyniku których ta konkretna operacja
nie mogła zostać zawarta w przewidziany sposób. Jeśli takie modyfikacje zostaną
przeprowadzone sprawnie, to kiedy pracownik następnym razem spotka się z
podobnym przypadkiem, proces i system umożliwią mu już złożenie zamówienia
zgodnie z procedurą. Platformy i systemy coraz częściej zawierają już sztuczną
inteligencję i elementy machine learning. Oznacza to, że dobrze
sparametryzowane systemy będą uczyły się na bieżąco i stopniowo eliminowały
niechciane wyjątki i odstępstwa.

Nierozerwalny związek

Narzędzia i procedury zakupowe często bywają rozpatrywane jako dwa zupełnie odrębne zagadnienia. Jest to jednak błąd. Jak pokazaliśmy, są one właściwie nierozłączne, a prawidłowe działanie jednego w dużej mierze zależy od drugiego. Wdrażanie rozwiązań zgodnie z tą filozofią nie jest łatwe – dobrze o tym wiemy.

Dlatego można nie kusić się na robienie wszystkiego od razu.
Nie trzeba od razu rozpatrywać wszystkich możliwych przypadków, można też nie
stawiać bardzo rygorystycznych progów i limitów. Na początku proces może przebiegać nieco swobodniej, ale za to
być w pełni mierzony – tej części zaniedbać nie możemy. Dane odłożone w ten
sposób w systemie pozwolą nam później stopniowo „usztywniać” proces,
przewidując więcej możliwych scenariuszy i podnosząc jego efektywność. A system
się nauczy.