Narzędzia czy procedury zakupowe: co jest ważniejsze?

Narzędzia czy procedury zakupowe: co jest ważniejsze?

W tym tygodniu uczestniczyliśmy w konferencji poświęconej przyszłości zakupów firmowych. Wprowadzanie przedsiębiorstw w XXI wiek to już za mało: rozmawialiśmy o narzędziach przenoszących S2P (czyli poszczególne kroki procesu zakupowego, od zapotrzebowania do zapłaty) prosto w XXII wiek. Takich narzędzi jest już na rynku wiele, a cały czas pojawiają się też nowinki. Ważny jest więc dobry wybór rozwiązania, którego funkcjonalność jak najbliżej pokryje się z realnymi potrzebami konkretnej firmy. Z naszego doświadczenia przy wielu przeprowadzonych projektach wiemy, że znaczna część polskich przedsiębiorstw robi właśnie to – i nic więcej. Procedury zakupowe właściwie nie obowiązują. Jest to jednak poważny błąd.

Samo wybranie i nabycie dobrego software-u nie ma szans zagwarantować sukcesu obszaru czy procesu, który obsługuje. W wielu organizacjach – nawet tych certyfikowanych jako mocno sproceduralizowane (vide certyfikaty ISO) – procesy zakupowe i około zakupowe są w teorii opisane; istnieją polityki, nadrzędne procedury zakupowe i wykonawcze instrukcje. Ich zakres nie jest jednak spójny lub nie pokrywa pełnego obszaru, a zawsze jest tak nieefektywny jak słabe jest najsłabsze ogniwo takiego procesu – czyli człowiek.

Co z tego wszystkiego wynika? Niestaranność procedur, ich lakoniczność, brak aktualności, zgodności z wprowadzanymi zmianami, i przede wszystkim niska ich znajomość wśród załogi. Powoduje to, że pomimo wszystkich tych teoretycznie wykonanych działań, realnie proces pozostaje nieuregulowany, a tym samym nie może osiągnąć optymalnej efektywności.

Procedury zakupowe: teoria a praktyka

Mówi się, że papier zniesie wszystko. Często zastajemy sytuacje, w których firmowe foldery wypełnione są regulacjami, jednak proces chodzi poniekąd obok nich – pracownicy nie przykładają do nich większej uwagi. Najczęściej działania te są niezamierzone: nie wynikają ze świadomego buntu, tylko z wygody, upraszczania sobie pracy przez osoby wykonujące czynności na którymś z etapów procesu. Czasem zapisy mogą też okazać się po prostu przestarzałe czy w inny sposób kompletnie nieprzystające do rzeczywistości zastanej przez załogę.

Jako przykład wyobraźmy sobie zapis mówiący, że „zakupy, co do zasady, powinny być prowadzone u dostawcy wybranego z zatwierdzonej wcześniej listy”. W teorii zasada taka brzmi, oczywiście, sensownie. Gwarantuje, że dostawcy, z którymi współpracuje firma są wcześniej weryfikowani i współpraca z nimi nie powinna sprawiać trudności i być efektywna finansowo. W praktyce okazuje się jednak, że lista nie jest aktualna, lub nie zawiera uzupełnianych na bieżąco wymaganych informacji handlowych. Lista ta nie wspiera więc pracownika, który w rezultacie wykonuje – w dobrej wierze – działania pozornie podnoszące efektywność firmy. Dokonuje zakupów u dostawcy, którego wybiera według własnych preferencji, często wnosząc, że robi zakupy tanio (czytaj: lepiej).

Chaos i straty

Niejednokrotnie analizy pokazują, że taniość taka jest tylko pozorna, lub wręcz zupełnie nieprawdziwa, bo człowiek wykonujący na własną rękę takie mini-porównanie nie wziął pod uwagę właściwych parametrów, miał ograniczony dostęp do informacji, lub zwyczajnie popełnił błąd. W rezultacie otrzymujemy więc chaos i marnotrawstwo firmowych zasobów, a wszystko to wynika przede wszystkim z tego, że zapisy procedur nie pokrywały się ze stanem faktycznym zastanym przez pracownika, frustrując go i zmuszając do improwizacji. Nie zostały też wsparte żadnym systemowym działaniem.

Czy nowoczesny system zakupowy sam w sobie byłby w stanie zapobiec takiej sytuacji? Być może, ale na pewno nie wyeliminuje wszystkich możliwych problemów – w pewnym momencie jakąś decyzję nieuniknienie podejmie człowiek. Wprowadzenie takiego systemu musi więc zostać uzupełnione wnikliwą analizą i rewizją wszystkich regulacji powiązanych z procesem zakupowym.

Co gorsza, przy niepoprawnie ułożonych regulacjach istnieje bardzo mała szansa, że w ogóle zauważymy takie niedopatrzenie. Dlaczego? Bo zaniedbania w regulacjach oznaczają, że taki obszar czy proces nie może być systematycznie i precyzyjnie mierzony i ewaluowany. Zależność ta działa w obie strony, bowiem brak właściwego opomiarowania czy narzędzi zero-jedynkowo trzymających w ryzach strumień procesu udaremnia z kolei zagwarantowanie jego zgodność z zamierzeniami regulacyjnymi.

Wartość systemu

Czy wszystko to oznacza, że kwestia systemu informatycznego jest drugorzędna względem procedur? Absolutnie nie: nawet najlepsze zasady muszą być wsparte odpowiednimi narzędziami. Platformy zakupowe, procurementowe systemy B2B okażą się niezwykle przydatne w przekładaniu teorii na papierze na realia codziennej pracy. Przy odpowiedniej konfiguracji zapewnią – wracając do naszego wcześniejszego przykładu – że złożenie zamówienia po prostu nie będzie możliwe o ile nie zostaną spełnione wymogi proceduralne.

Oczywiście, dla bardziej zaawansowanych użytkowników zawsze dostępne są tak zwane „ścieżki swobodne” czy „ścieżki awaryjne” dla niestandardowych zakupów. Jeśli ktoś więc naprawdę się uprze, to znajdzie sposób na ominięcie procedury. Po takich działaniach zostają jednak wyraźne, usystematyzowane ślady w postaci rekordów i wszystkich innych danych dotyczących operacji zakupowych. Łatwo dojdziemy więc do tego, co się stało, z czego wynikła konieczność przeprowadzenia procesu poza procedurą i czy rzeczywiście musiał (i powinien) być w ten sposób przeprowadzony.

Takie dane często okazują się też niezwykle cenne post factum w ulepszaniu, „usztywnianiu” procesu i procedur i zamykaniu luk, w wyniku których ta konkretna operacja nie mogła zostać zawarta w przewidziany sposób. Jeśli takie modyfikacje zostaną przeprowadzone sprawnie, to kiedy pracownik następnym razem spotka się z podobnym przypadkiem, proces i system umożliwią mu już złożenie zamówienia zgodnie z procedurą. Platformy i systemy coraz częściej zawierają już sztuczną inteligencję i elementy machine learning. Oznacza to, że dobrze sparametryzowane systemy będą uczyły się na bieżąco i stopniowo eliminowały niechciane wyjątki i odstępstwa.

Nierozerwalny związek

Narzędzia i procedury zakupowe często bywają rozpatrywane jako dwa zupełnie odrębne zagadnienia. Jest to jednak błąd. Jak pokazaliśmy, są one właściwie nierozłączne, a prawidłowe działanie jednego w dużej mierze zależy od drugiego. Wdrażanie rozwiązań zgodnie z tą filozofią nie jest łatwe – dobrze o tym wiemy.

Dlatego można nie kusić się na robienie wszystkiego od razu. Nie trzeba od razu rozpatrywać wszystkich możliwych przypadków, można też nie stawiać bardzo rygorystycznych progów i limitów. Na początku proces może przebiegać nieco swobodniej, ale za to być w pełni mierzony – tej części zaniedbać nie możemy. Dane odłożone w ten sposób w systemie pozwolą nam później stopniowo „usztywniać” proces, przewidując więcej możliwych scenariuszy i podnosząc jego efektywność. A system się nauczy.