Telekomunikacja i łączność w firmie: na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązań

Telekomunikacja i łączność są kluczowymi elementami funkcjonowania każdej firmy. To oczywiste, że bez telefonów czy stałego dostępu Internetu żadna licząca się organizacja nie może dziś funkcjonować. Jednak zakup tego typu usług oraz modelowanie architektury obszaru nie należą do najprostszych zadań.

Często zdarza się, że firmy nie wiedzą dokładnie co w danej chwili posiadają, a co chciałyby mieć. Mogą też zwyczajnie nie dysponować specjalistami zajmującymi się na co dzień tą branżą, czyli nie mają wiedzy koniecznej, by dokonać obiektywnie najlepszych wyborów. W rezultacie polskie przedsiębiorstwa często wybierają nie to, co jest im rzeczywiście potrzebne, tylko to, co operator wmawia, że potrzebują. W tym artykule postaramy się ułatwić naszym czytelnikom takie wybory, przybliżając najważniejsze kwestie związane z obszarem telekomunikacji. Udzielimy też kilku praktycznych wskazówek, na co przede wszystkim należy zwracać uwagę przy wyborze usług telekomunikacyjnych i łącznościowych.

Definiowanie kluczowych obszarów

Zanim zaczniemy kupować, dobrze jest najpierw uświadomić sobie złożoność zagadnienia. Połączenie głosowe czy dostęp do Internetu uzyskać możemy bowiem na kilka różnych  sposobów:

• Telefonia komórkowa. Jest to w dzisiejszych czasach najbardziej popularna i oczywista form łączności, zapewniająca dostęp i do połączeń głosowych i do Internetu poprzez dowolny smartfon dostępny na rynku.
• Internet mobilny. Dostęp do Internetu uzyskujemy także poprzez łącza operatorów komórkowych, ale zwykle bez dostępu do połączeń głosowych. Do połączenia przez kartę SIM potrzebować będziemy modemu: może być nim zewnętrzne urządzenie, które umożliwi dostęp do Internetu wielu urządzeniom, albo mniejszy moduł USB dla tylko jednego komputera. Możemy też udostępniać Internet mobilny za pomocą smartfona.
• Telefonia stacjonarna. Nowoczesne firmy szybko odchodzą od tradycyjnej telefonii stacjonarnej, z kilometrami kabli i osobnym aparatem na każdym biurku, służącym wyłącznie do rozmów głosowych. Jest to jednak sprawdzone rozwiązanie, które nadal działa w wielu polskich przedsiębiorstwach, które cenią sobie bardziej tradycyjną formę pracy.
• Fizyczne centrale telefoniczne (PBX). Większe firmy korzystające z telefonów stacjonarnych często decydują się na stworzenie własnej infrastruktury fizycznej centrali telefonicznej. Ich zadaniem jest zapanowanie nad chaosem kilkuset czy nawet kilku tysięcy firmowych numerów stacjonarnych, sprawne przekazywanie i przekierowywanie połączeń.
• Call Center. W określonych przypadkach wewnętrzną centralę telefoniczną zastąpić można usługami zewnętrznego Call Center. Rozwiązanie to sprawdzi się, gdy znaczna część naszych połączeń to połączenia wychodzące (np. sprzedaż) lub połączenia przychodzące do Help Desk, czy działu Obsługi Klienta. Usługę Call Center można również zlecić można zewnętrznym podwykonawcom jako outsourcing.
• Internet stacjonarny. Dostęp do Internetu w naszym biurze niemal zawsze zapewniamy przez stacjonarne łącza danych. Dostęp do Internetu uzyskujemy od wybranego operatora „po kablu”, i w ten sam sposób rozprowadzamy go po biurze.

Mając podstawową wiedzę na temat dostępnych na temat najpopularniejszych rynkowych rozwiązań, możemy pójść o krok dalej. Przystępujemy więc do wyboru najlepszego rozwiązania dla naszej firmy i przygotowywania specyfikacji.

Analiza potrzeb i konsumpcji usług przez użytkowników

Aby właściwie wybrać usługi docelowe, musimy przede wszystkim wiedzieć czego konkretnie potrzebujemy. Naszą analizę musimy więc rozpocząć od zbadania stanu obecnego. Biorąc jako przykład telefonię komórkową i stacjonarną, jako minimum powinniśmy zebrać następujące dane:

• Ile posiadamy numerów stacjonarnych, a ile komórkowych?
• Czy wszystkie z nich są rzeczywiście używane i potrzebne?
• Czy możemy zrezygnować z części z nich?
• Jakie pakiety internetowe mamy wykupione?
• Czy wykorzystujemy wszystko to, za co płacimy?
• Czy możemy zmniejszyć te pakiety dla wszystkich albo części pracowników bez strat w produktywności?

Oczywiście są to tylko najbardziej podstawowe informacje, a drążyć możemy znacznie głębiej. Jeśli mamy do dyspozycji eksperta, możemy znaleźć odpowiedź na znacznie bardziej skomplikowane pytania odnośnie, na przykład, zagadnienia centrali telefonicznych:

• Czy konieczne jest posiadanie numerów stacjonarnych w centrali i oddziałach na terenie kraju?
• Czy możliwe jest zastąpienie przestarzałej telefonii stacjonarnej smartfonami, bez zmiany numerów?
• Czy musimy utrzymywać drogie fizyczne centrale telefoniczne PBX?
• Czy jesteśmy w stanie zastąpić je wirtualnymi rozwiązaniami VPBX, zachowując całą funkcjonalność, a pozbywając się telefonów z biurek?
• Czy drogie usługi Call Center klasy Enterprise możemy zastąpić nowoczesnym wirtualnym rozwiązaniem w chmurze?

Już na pierwszy rzut oka widać, że zadawane sobie tego typu pytań warte jest zachodu. Do osiągnięcia jest nie tylko poprawa funkcjonalności i wygoda, ale także pokaźne oszczędności.

Rozwiązania inne, nie lepsze

Ważne wybory czekają nas także w obszarze łącz danych. Na przykład budując firmową sieć LAN na terenie kraju, do wyboru będziemy mieli dwa rozwiązania, z których ani jedno, ani drugie nie jest obiektywnie lepsze:

IP SEC (otwarty Internet) da nam pełną kontrolę nad firmowymi połączeniami. W naszej kwestii pozostanie zakup i konfiguracja urządzeń brzegowych (routerów), zagwarantowanie stabilności i bezpieczeństwa połączenia. Rozwiązanie to jest więc „tańsze”, ale wymaga od nas eksperckiej wiedzy i zasobów tak przy wdrożeniu, jak i później przy konserwacji i rozwiązywaniu bieżących problemów. Da nam za to gwarancję, że poprawne działanie firmowej sieci zależy tylko i wyłącznie od nas.

IPVPN to z kolei sieć, którą zarządza zewnętrzny operator. To on wybiera i wdraża sprzęt, dba o stabilność i bezpieczeństwo. Koszt takiego połączenia sam w sobie będzie wyższy od IP SEC. Jednak biorąc pod uwagę wszystkie koszty powiązane, jakie wchodzą w TCO utrzymania łącza, ostateczne sumy dla obu rozwiązań zamkną się w zbliżonych kwotach. Dodatkową zaletą IPVPN jest to, że nie wymaga od naszej firmy ani eksperckiej wiedzy, ani dodatkowego nakładu pracy. Musimy tylko być gotowi poświęcić pełną kontrolę nad swoją siecią podmiotom profesjonalnie zajmującym się takim usługami.

Przeanalizowanie wszystkich zalet i wad danych rozwiązań i wybór tego, który najlepiej pasuje do naszej firmy, może okazać się niemałym wyzwaniem.

Analiza kosztów, potrzeb i oczekiwań

Prawidłowo określiwszy nasz stan obecny i rzeczywiste potrzeby, możemy przystąpić do kluczowej części projektu optymalizacji obszaru telekomunikacji. Na tym etapie badać będziemy ile te usługi kosztują nas obecnie, a także jak dużo możemy zaoszczędzić bez obniżania standardu, do którego jesteśmy przyzwyczajeni.

Zaczynamy znów od najprostszych zagadnień. Przygotowujemy więc dokładne zestawienie wszystkich dostawców powiązanych z tym obszarem, usług jakie od nich kupujemy, i kosztów, które generują. W skrócie – przygotowujemy podstawowe TCO. Rzetelne przeprowadzenie tej części analizy da nam niezły obraz całości kosztów, jakie generuje obszar, a do przygotowania takich danych nie jest nam potrzebna wiedza ekspercka.

Eksperci będą natomiast niezbędni przy następnym kroku, aby poprawnie zinterpretować i przeanalizować dane, jakie otrzymaliśmy. Fachowym okiem spojrzą na nasze dane, upewniając się, czy uwzględniają one wszystkie koszty, które powinny. Dobrym przykładem jest jeden z projektów, w którym braliśmy udział. Analiza wykazała, że zgodnie z architekturą swojej sieci, firma powinna płacić za backup łącz danych – takich kosztów nie było jednak w przygotowanym przez Klienta zestawieniu. Wiedząc, że taki koszt musi gdzieś być, zaczęliśmy drążyć. W końcu udało się zlokalizować te wydatki na jednej z firmowych kart kredytowych, dzięki której dokonywano doładowań Pre-paid zapasowego łącza Internetu mobilnego. Klient nie próbował niczego ukryć: po prostu nie wiedział, że powinien szukać takiego kosztu.

Praca nad specyfikacją

Wiedza ekspercka będzie także konieczna przy odpowiadaniu na wszystkie zadane wcześniej „techniczne”  pytania. Odpowiedzi te pytania są niezbędne, jeśli poważnie podchodzimy do określania specyfikacji produktów i usług, które będziemy kupować. Wymagają jednak także dużej znajomości tak technologii związanej z obszarem telekomunikacji, jak i realiów polskiego rynku: dostępnych rozwiązań (i ich potencjalnych alternatyw), dostawców i cen.

Pracując nad specyfikacją, powinniśmy kierować się dwiema podstawowymi wartościami. Po pierwsze, wybrane przez nas rozwiązania powinny być efektywne. Stabilność i bezpieczeństwo to podstawa, gdy rozważamy różne opcje – każdy, kto choć raz doświadczył zrywających się połączeń czy irytująco wolnego Internetu doskonale wie, o czym mowa. Nie wolno też zapomnieć o wygodzie użytkowania i intuicyjności – te same łącza obsługiwać będą bowiem dział IT, jak i naszych najbardziej stroniących od technologii pracowników.

Po drugie, nasz system musi być transparentny, abyśmy zawsze mieli pełną kontrolę nad tym, z jakich usług i jak dużo korzystamy i ile nas to kosztuje. Zasada pozostaje ta sama, jak przy jednorazowej analizie: im bardziej szczegółowe dostaniemy dane, tym większą będziemy mieć kontrolę. Cena także, oczywiście, jest niezwykle ważnym elementem – ale zakup najtańszego rozwiązania, które działa tylko w 50% przypadków nie będzie najlepszym interesem. Dlatego też przytoczone zasady stawiamy w naszej hierarchii nieco wyżej.

Analiza możliwości zarządzania usługami i kontraktem

Mając wybrane optymalne rozwiązania i dostawców, przystępujemy do podpisywania umów. W jednym z naszych poprzednich artykułów udzieliliśmy bardziej ogólnych wskazówek, na co na tym etapie należy zwrócić uwagę. Możemy je jednak uzupełnić kilkoma poradami bezpośrednio związanymi z umowami telekomunikacyjnymi.

Po pierwsze, za wszelką cenę powinniśmy dążyć do tego, by umowa ramowa podpisana z dostawcą przewidywała jedną datę wygaśnięcia dla wszystkich usług, jakie od niego nabywamy – wszystkich numerów, łącz, wynajmu sprzętu itd. Znacznie ułatwi nam to pracę, gdy za dwa czy trzy lata ponowimy analizę dostępnych rozwiązań.

Po drugie, powinniśmy dobrze przeanalizować ulgi, jakie proponują nam operatorzy. Z pozoru, oczywiście, im taniej, tym lepiej. Należy jednak pamiętać o tym, że im wyższą dostaniemy ulgę, tym wyższą karę może na nas nałożyć operator, jeśli zdecydujemy się zerwać umowę przed czasem przewidzianym w umowie. Dlatego powinniśmy rzetelnie przeanalizować to, co rzeczywiście otrzymujemy od operatora, i czy nadal jest to dobry interes, jeśli weźmiemy pod uwagę możliwość wyższej kary umownej. Jeśli po tych kalkulacjach dojdziemy do wniosku, że kara umowna przewyższa rzeczywiste straty, jakie poniósłby operator w wyniku zerwania umowy, to powinniśmy poszukać innej oferty.

Po trzecie, powinniśmy także przeanalizować dodatkowe rozwiązania oferowanie przez dostawcę i – w miarę możliwości – zapewnić sobie dostęp do tych, które pomogą nam zcentralizować obszar i zdalnie nim zarządzać. Mowa tu przede wszystkim o rozwiązaniach wirtualnych, które nie kosztują dużo, a znacznie poprawiają komfort pracy: na przykład Wirtualne Centrale, czy oprogramowanie MDM, pozwalające administratorom zdalnie zarządzać urządzeniami mobilnymi z poziomu swojego komputera.

ICT – obszar dla oszczędnych

W dobie wszechobecnej cyfryzacji, obszar telekomunikacji jest aktualnie jednym z najbardziej obiecujących, jeśli szukamy oszczędności w naszej firmie. Szybki rozwój technologii pozwala nam dziś zastąpić kilka urządzeń i kilometry kabli najprostszym smartfonem, a fizyczne centrale telefoniczne – kosztującą kilkakrotnie mniej wirtualną usługą w chmurze.

Dlatego też opłaca się być na bieżąco z nowinkami technologicznymi i usługami, jakie oferuje polski rynek, a także stale pracować na specyfikacji swoich rozwiązań. Tym sposobem uzyskamy rozwiązania idealnie dopasowane do rzeczywistych potrzeb naszej organizacji, przy okazji oszczędzając pokaźne sumy.