Gdy interes stawia przed nami trudne wyzwania: Case Study

Czy istnieje jedna recepta na sukces, która rozwiąże wszystkie trudne wyzwania rzucane nam przez biznes? Eksperci jednogłośnie stwierdzają: nie. Istnieją jednak pewne mechanizmy, które co prawda nie rozwiążą za nas problemów, ale z całą pewnością nas w tym wspomogą. W tym case study przybliżamy historię jednego z naszych projektów, podsuwając jednocześnie kilka takich wskazówek.

Jakiś czas temu mieliśmy przyjemność pracować dla wyjątkowo wymagającego Klienta: jednego z większych polskich banków. Był to nasz pierwszy projekt prowadzony dla tego Klienta, więc zrozumiałe było stosunkowo sceptyczne podejście do naszych usług po pierwszym spotkaniu prezentującym naszą ofertę. „Kolejny konsultant chce mi coś wcisnąć! Co oni właściwie mogą umieć?” – zapewne zastanawiały się osoby, z którymi rozmawialiśmy.

Wyzwanie

By przetestować nasze umiejętności, Klient przygotował dla nas nietypowe zadanie: zbadać możliwości optymalizacji kosztów w obszarze, w którym bank skończył właśnie ten sam projekt na własną rękę, osiągając oszczędności na poziomie 25%. „Jeżeli uda wam się wyciągnąć więcej, to będzie znaczyć, że warto będzie kontynuować z wami współpracę. Powodzenia!” – oznajmił nam Klient na wychodnym.

Z jednej strony nas to ucieszyło, bowiem oznaczało, że są już zebrane aktualne dane – z założenia sprawdzone i kompletne – na których możemy pracować. Ta faza naszych projektów często się przeciąga, więc miłą odmianą była możliwość od razu zabrania się do pracy.

Z drugiej strony stanowiło to oczywiście duże wyzwanie: mamy dużą wiarę we własne umiejętności, ale nie uważamy się za cudotwórców. Jeżeli Klient przeprowadził już ten sam proces zgodnie z najwyższymi standardami, to dalszy potencjał oszczędnościowy mógł okazać się znikomy.

Pierwsze kroki

Niemniej jednak zabraliśmy się do pracy. Wstępna analiza dokumentów otrzymanych od Klienta zajęła nam 5 dni. Dowiedzieliśmy się z niej, że w wyniku omyłki w obliczeniach Klient nieco przeszacował procentowo uzyskane na własną rękę oszczędności, ale nie znaleźliśmy jednoznacznej odpowiedzi, czy można coś jeszcze zaoszczędzić. Zastanawiając się jak inaczej można jeszcze podejść do naszego wyzwania, urządziliśmy burzę mózgów wśród naszych ekspertów. Oprócz kilku praktycznych pomysłów, jedna z nich zacytowała nam klasyka:

„Nie ma rzeczy niemożliwych, są tylko trudne do wykonania” (Aleksander Wielki)

Oklepany frazes? Być może. Spełnił jednak swoje zadanie, motywując nas do podwójnego wysiłku. Wpadliśmy na pomysł, że dobrze byłoby zdobyć jeszcze inne, uzupełniające dane, nie powiązane w sposób oczywisty z kosztami obszaru samymi w sobie – wydatki przypisane do logistyki, a nie do produktu. Jednak i na tym etapie napotkaliśmy na przeszkodę: dane takie w teorii były dostępne w banku, jednak ich zebranie i uporządkowanie wymagałoby zbyt dużych nakładów pracy ze strony Klienta, by być realną możliwością.

W deszczu, pod rynną i pod górę

Wydawało się więc, że utknęliśmy w ślepym zaułku – wiedzieliśmy czego nam potrzeba, ale nie mogliśmy się do tego dostać. Wiedzieliśmy natomiast na pewno, że nie zamierzamy się poddać: nie tylko chcieliśmy wypracować obiektywne oszczędności naszemu Klientowi, ale także dla własnej satysfakcji sprawdzić hipotezę co do potencjalnej ścieżki prowadzącej do wyższych oszczędności. Pamiętając o sukcesie poprzedniej złotej myśli, zaczęliśmy przeglądać podobne cytaty, szukając inspiracji, jak sprostać kolejnemu wyzwaniu. Naszą uwagę przykuła oryginalna perspektywa Henry’ego Forda:

„Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy.”

Czy nasz aktualny problem dałoby się rozłożyć na etapy? Okazało się, że tak. Niedostępne dla nas dane nie tworzyły się przecież tylko u Klienta – większość z nich posiadał też dostawca. Natomiast mając tę część informacji, dużo łatwiej byłoby zebrać brakującą część w banku. Wystosowaliśmy więc odpowiednią prośbę do dostawcy, dobrze wiedząc, że nie będzie chętny do współpracy – optymalizacja kosztów dla banku może oznaczać niższe zyski albo nawet utratę kontraktu dla dostawcy.

Nasze oczekiwania się sprawdziły – dostawca bronił się jak mógł przed przekazaniem potrzebnych nam danych. Jednak stosując różne metody dyplomatyczne, pokazując i kij, i marchewkę, w końcu je otrzymaliśmy i uzupełniliśmy o brakującą część od Klienta.

Siła perswazji

Analiza nowych danych potwierdziła naszą wcześniejszą hipotezę: bank świetnie znegocjował ceny samego produktu, nie zostawiając nam tu pola do popisu, ale nie zoptymalizował jego specyfikacji i procesu rozprowadzania zakupów po swoich oddziałach.

Przedstawiliśmy Klientowi nasze wnioski, łącznie z szacunkowymi oszczędnościami możliwymi do osiągnięcia: ponad 30% względem oryginalnego budżetu. Ten jednak nie przyjął entuzjastycznie wieści o zmianach koniecznych, by osiągnąć ten wynik: „Nie tylko musielibyśmy teraz zmienić dostawcę, ale jeszcze zmodyfikować proces dystrybucji. Oznaczałoby to więcej pracy i teraz, i później przy każdej nowej dostawie!”

Mając w pamięci poprzednie przełomowe momenty tego projektu, od razu mieliśmy gotową odpowiedź na tego typu zmartwienia:

„Trud podejmowany dobrowolnie, lżejszymi czyni trudy konieczne.” (Demokryt)

Przedstawiliśmy Klientowi informacje o poziomie zabezpieczeń jego danych w systemach poszczególnych dostawców, co przekonało go, że jednorazowy trud związany ze zmianą dostawcy opłaci się na długą metę, gwarantując na stałe znacznie wyższą jakość i bezpieczeństwo, jakże ważne dla sektora bankowego. Drugiemu zmartwieniu także udało się zaradzić, wprowadzając narzędzie informatyczne wspierające nowy proces logistyczny. Oczywiście wprowadzenie i przeszkolenie z jego obsługi pracowników na początku także wymagało nieco wysiłku, ale ostatecznie przełożyło się na znacznie zmniejszenie pracy koniecznej, by obsłużyć nowy proces.

Sukces

Wbrew wszystkim trudnościom i komplikacjom, wdrożyliśmy wszystkie uzgodnione z Klientem zmiany, unowocześnienia i optymalizacje. Ostateczne oszczędności uzyskane dla Klienta osiągnęły 34%. Jak żaden inny, projekt ten uświadomił nam, że trudne wyzwania w biznesie to chleb powszedni. W naszej branży nie ma co liczyć na proste, oczywiste ścieżki do sukcesu. Warto jednak zadać sobie trud, by przejść, albo nawet stworzyć od podstaw, te mniej przyjazne – efekt końcowy będzie tego warty.