Ubezpieczenia firmowe: gdzie szukać usprawnień

Nie odkryjemy Ameryki twierdząc, że ubezpieczenia firmowe to normalna sprawa w polskich przedsiębiorstwach. Jak można się tego upewnić? Bardzo prosto. Po pierwsze, ponoszą pokaźne koszty składek, bardzo łatwe do znalezienia na wszelkich zestawieniach Księgowości. Jeszcze prościej jest po prostu spytać. Znaczna większość dużych polskich firm dobrze zdaje sobie sprawę z konieczności właściwego zabezpieczenia się przed stratami. Zapytane, więc, odpowiedzą zapewne że tak, oczywiście, są ubezpieczone.

Ubezpieczyć można się jednak lepiej i gorzej, a nieprofesjonalnie zawarta polisa może okazać się ciężarem dla naszej firmy w najmniej sprzyjającym momencie. Większość problemów, jakie zauważamy w polisach naszych klientów, wynika z braku jednej osoby, która stworzyłaby architekturę ubezpieczenia. W wyniku tego firmy nie przeprowadzają rzetelnej analizy ryzyk i potrzeb ubezpieczeniowych, a zakresy ubezpieczeń często nakładają się na siebie. W skrócie: polskie firmy zwykle są w stanie ubezpieczyć się i lepiej, i taniej. Co należy mieć na uwadze, aby osiągnąć ten cel? W tej publikacji podsuwamy kilka wskazówek.

Analiza potrzeb

W pierwszym kroku istotne będzie zrozumienie skąd biorą się nieoptymalnie podpisane ubezpieczenia firmowe. Najczęściej wynika to ze stosunkowo prostej przyczyny: w różnych działach, różne osoby ubezpieczają swoje kawałki biznesu na własną rękę. Bez idealnej komunikacji pomiędzy działami, łatwo o podpisanie kilku polis, które przynajmniej w pewnym stopniu będą na siebie nachodziły. Problem taki może też wyniknąć z konieczności zaspokojenia kilku różnych wymogów: niektóre ubezpieczenia mogą być wymaganie prawnie, a inne mogą być na przykład potrzebne jeśli firma startuje w przetargach, gdzie wymogiem jest posiadanie przez nią określonych polis. Gdzie szukać takich powielonych polis? Z naszego doświadczenia, często znaleźć je można w ubezpieczeniach majątkowych, OC, czy podróży służbowych.

Na początku dobrym posunięciem będzie więc przeprowadzenie wnikliwego audytu aktualnej sytuacji i zweryfikowanie realnych potrzeb firmy. Pamiętać należy też, że mamy niemal pełną kontrolę nad tym, ile ostatecznie kosztować nas będzie polisa. Wysokość comiesięcznie opłacanych składek jest bowiem bardzo elastyczna: zależy od wyboru ubezpieczyciela, produktu ubezpieczeniowego, czy limitów odpowiedzialności. Elementami tymi można sterować według indywidualnych potrzeb każdej firmy, tak aby uzyskać najatrakcyjniejszy model docelowy.

Przygotowanie umowy

Bardzo ważne jest także aby produkty ubezpieczeniowe dobrali eksperci – znający się tak na ubezpieczanych dobrach, jak i biegle władający językiem ubezpieczeń. Znany jest nam przykład przedsiębiorcy, który „tanio” ubezpieczał dzieła sztuki, które stanowiły wyposażenie najbardziej reprezentacyjnych części siedziby Zarządu firmy. Po wczytaniu się w Ogólne Warunki Ubezpieczenia (OWU) z zatrwożeniem przyznał, że w przypadku utraty tych dzieł odzyska co prawda 100% ich wartości – ale z pewnym haczykiem. Zgodnie z zaszytymi w Umowie zapisami nie będzie to rynkowa wartość dzieła, firma mogła się za to spodziewać całkowitego kosztu płócien, blejtramów i farb użytych do jego wytworzenia.

Chodzi więc przede wszystkim o to aby odpowiedzieć sobie na pytanie, co konkretnie znaczy dla naszej firmy to, że dana materia ma być ubezpieczona, a później precyzyjnie określić to w umowie. Innymi słowy: jakiego konkretnie rezultatu spodziewa się firma w wyniku złożenia wniosku o odszkodowanie? Równie ważne jest rzetelne ocenienie ryzyk. Przed czym konkretnie chcemy się zabezpieczyć i jak realistyczne są te scenariusze? Wreszcie: czy najczęstsze ryzyka nie podlegają przypadkiem wyłączeniu z ochrony? Ubezpieczające się firmy często natrafiają na właśnie takie przykre niespodzianki, wychodząc z założenia że najbardziej prawdopodobne zagrożenia muszą być objęte ochroną – po fakcie czytają jednak dokładnie Umowę i odkrywają zupełnie co innego.

Co ubezpieczać

Przedmiot ubezpieczenia to często zagadka. Z jednej strony w teorii wiadomo, że – w dużym uproszczeniu – chodzi na przykład po prostu o majątek firmy. Co to jednak konkretnie oznacza? Przygotowanie precyzyjnych zestawień firmowego mienia, wraz ze wskazaniem jego lokalizacji i wartości może być sporym wyzwaniem, szczególnie dla większych firm. A nie wystarczy przecież policzyć wszystkiego, co mamy w biurach, bo część mienia może się okazać cudzym majątkiem – np. w przypadku mienia leasingowanego.

Podobnie z innymi typami ubezpieczeń, na przykład firmowych podróży. W tym przypadku mamy wybór między drogimi polisami każdorazowymi – czyli osobnym ubezpieczeniem dla każdej kolejnej podróży – lub polisami obrotowymi, które zbiorowo ubezpieczają firmę od wszystkich zdarzeń wyjazdowych. Polisa obrotowa w znaczniej większości przypadków będzie atrakcyjniejszym wyborem – prostszym i tańszym. Aby jednak z niej skorzystać, konieczne będzie prowadzenie precyzyjnego rejestru wszystkich firmowych podróży (i, oczywiście, ewentualnych szkód), na podstawie którego będziemy się rozliczać z ubezpieczycielem. Firmy często nie używają takich rejestrów, dlatego przygotowanie się do ubezpieczenia znów wymagać może pewnego nakładu pracy, aby wcześniej wprowadzić te procedury i skutecznie wymieniać informacje pomiędzy różnymi działami.

Kolejnym istotnym typem ubezpieczeń jest Odpowiedzialność Zawodowa (PI), które chroni firmę przed roszczeniami w związku z nieprawidłowymi działaniami zawodowymi (biznesowy odpowiednik samochodowego OC). Przygotowując się do podpisania tego typu polisy warto pamiętać, że z punktu widzenia firmy ogromną wartością jest ciągłość tego ubezpieczenia. Ubezpieczyciele nie akceptują braku ciągłości w płatnościach. Z pewnością powołają się na to zaniedbanie, by odmówić wypłaty odszkodowania w przypadku jakiegokolwiek zdarzenia, szukając jego praprzyczyny w okresie, kiedy firma nie była chroniona. Szczególnie ważne jest więc rozpoczęcie wszelkich analiz związanych z tym ubezpieczeniem z odpowiednio długim wyprzedzeniem, aby nie dopuścić do sytuacji w której firma nawet przez krótki okres pozostaje bez ochrony.

Jak wybrać ubezpieczyciela

Wiemy już co chcemy ubezpieczyć – pozostaje więc nam kwestia wyboru ubezpieczyciela. Jest to skomplikowane zagadnienie, z wieloma zmiennymi które powinniśmy wziąć pod uwagę przy decyzji. Warto jest więc skorzystać z eksperckiej wiedzy brokera – uprawnionego przedstawiciela rynku, który współpracuje z wieloma dostawcami i świetnie zna ich specjalizacje. Nie każdy ubezpieczyciel skłonny jest przyjąć wszystkie ryzyka. Może się więc okazać, że przy bardziej specyficznych wymaganiach, lista potencjalnych dostawców mocno się zawęzi. Z kolei z punktu widzenia klienta, prawdopodobnie nie będziemy decydować się na zabezpieczenie od wszystkich możliwych ryzyk, bo koszty polisy urosłyby do zbyt wysokich kwot, choć w niektórych przypadkach polisy typu „all-risk” rzeczywiście wychodzą najefektywniej. Jednak część ryzyk po prostu akceptujemy, inne zaś przekładamy na naszych partnerów czy współpracowników. Znalezienie optymalnego rozwiązania dla wszystkich tych wyborów może być skomplikowaną układanką, dlatego na tym etapie nie warto oszczędzać na pomocy eksperta.

Jak jednak zdecydować się jakie ubezpieczenia będą dla naszej firmy konieczne, a bez których możemy się obejść? Każdy przedsiębiorca będzie miał w tej kwestii swoje własne preferencje i priorytety. Dobrym przykładem jest ubezpieczenie floty samochodowej, gdzie często spotykamy się z sytuacją w której przedsiębiorcy rezygnują z AC komunikacyjnego. Szczególnie jeżdżąc starszymi pojazdami, firmy te dochodzą do wniosku, że bardziej opłaca im się wziąć te ryzyko na siebie i na własną rękę serwisują auta i wymieniają części na tańsze zamienniki. Dla części firm będzie to świetny sposób na zaoszczędzenie całkiem pokaźnej kwoty. Skorzystają też na możliwości możliwość łatwego rotowania pojazdami z racji licznego taboru i w ten sposób uzasadnią pracochłonność napraw na własną rękę. Natomiast inne przedsiębiorstwa z pewnością zdecydują, że nie jest to warte uszczerbku na prestiżu firmy i niezawodności floty, dlatego nie będą w stanie zrezygnować z tego kosztu. Więcej o różnych modelach finansowania floty samochodowej piszemy tutaj.

Jak dokonać wyboru

Właściwe ubezpieczenie firmy jest niewątpliwie jednym z najbardziej skomplikowanych zagadnień, z jakimi spotykają się polscy przedsiębiorcy. Jak więc, w skrócie, powinniśmy do tego podejść? Z całą pewnością na uwadze należy mieć zawsze dwie kwestie. Po pierwsze, nie powinniśmy oszczędzać czasu na właściwą analizę realnych potrzeb naszej firmy, a także precyzyjne sparowanie ich z dostawcami i usługami dostępnymi na rynku. Po drugie, nie obejdziemy się bez poważnych kalkulacji. Czy zdecydujemy się wziąć ryzyko na siebie czy nie, decyzja ta będzie miała swoje odzwierciedlenie w firmowych kosztach. W ostateczności sprowadzi się więc do stosunkowo prostego porównania, polegającego na analizie TCO: która opcja bardziej się nam opłaca.