W ramach prowadzenia audytów kosztów flot samochodowych często spotykamy się z brakiem rozumienia źródeł ich powstawania. Postanowiliśmy więc temat nieco przybliżyć:

Całość kosztów związanych z flotą samochodową rozbić można na trzy grupy:

• Finansowanie floty. Wszystkie koszty związane z nabyciem pojazdu i posiadaniem go przez całość okresu eksploatacji.
• Używanie. Koszty bezpośrednio z codziennym użytkowaniem pojazdu. Rozumiemy przez to koszty paliwa, przeglądów i napraw, wymiany opon, myjni itd.
• Ubezpieczenie oraz wszelkie inne opłaty urzędowe, których należy dokonać, by zgodnie z prawem używać swoich pojazdów.

W tym artykule skupimy się wyłącznie na pierwszej części kosztów – tych związanych z posiadaniem. Zbadamy trzy najbardziej popularne metody finansowania dostępne na polskim rynku, zwracając uwagę tak na ich zalety, jak i wady. Podpowiemy też, które rozwiązanie okaże się najbardziej korzystne dla określonego typu przedsiębiorstwa.

Zakup pojazdów i amortyzacja

Bezpośrednie kupowanie aut do firmy jako zwyczajny środek trwały jest wyjściem najbardziej oczywistym. Według ostatniego raportu PZWLP, jest też w dalszym ciągu najbardziej popularną formą finansowania floty samochodowej na polskim rynku. Mechanizm działania tego typu finansowania jest na pewno dobrze znany wszystkim naszym obserwatorom: bezpośrednio od dilera nabywamy samochód, który następnie jako środek trwały amortyzujemy liniowo przez czas użytkowania. Przyjmujemy więc, że będzie równomiernie zużywał się przez cały okres użytkowania.

Okres amortyzacji regulowany jest prawnie: według Klasyfikacji Środków Trwałych samochody osobowe opisane są symbolem 741, a stawka amortyzacyjna ustawiona jest na 20% rocznie. Łatwo jest więc policzyć, że początkową inwestycję zgodnie z ustawą amortyzujemy przez 5 lat. Od tej reguły są jednak odstępstwa. Jeśli jesteśmy w stanie wykazać, że samochodu będziemy używać bardziej intensywnie niż rynkowy standard lub będziemy wymagać od niego nadzwyczajnej sprawności technicznej, możemy podnieść stawkę amortyzacyjną do 28% rocznie, a okres amortyzacji zmniejszyć do 3 lat i 7 miesięcy. Natomiast kupując samochód używany możemy ubiegać się o stawkę 40% rocznie, i okres amortyzacyjny długości tylko 2,5 roku. W całym okresie amortyzacji nasz koszt posiadania auta będzie więc równo rozłożony na miesięczne raty (odpisy amortyzacyjne), zaś na koniec okresu amortyzacji jego wartość będzie księgowo wynosić zero.

Zalety i wady bezpośredniego zakupu

Pomimo dużego udziału rynkowego bezpośredniego zakupu, raport PZWLP pokazuje też, że polskie firmy szybko odchodzą od tego rozwiązania. Nie dzieje się to bez powodu – jego wady przewyższają bowiem zalety, a na dzisiejszym rynku przeciętny polski przedsiębiorca znajdzie lepsze alternatywy.

Zależnie od kultury organizacyjnej danej firmy, wyraźną zaletą posiadania własnej floty może być pełna kontrola nad flotą. Samochody należą do firmy, tak więc Menadżer Floty ma pełną kontrolę nad tym gdzie i jak serwisuje i naprawia auta, czy w jakim trybie zmienia opony. Po upływie czasu amortyzacji firma ma też pełną kontrolę nad tym, co stanie się z każdym autem z osobna. Sprzedaż całkowicie zamortyzowanego pojazdu jest przychodem firmy.

Największą wadą takiego rozwiązania jest z kolei, również, pełna kontrola nad flotą. Oczywiście, możliwość kontroli z założenia zawsze jest dobra, ale optymalne zarządzanie własną flotą jest trudne. Wymaga to od nas pokaźnej wiedzy, zasobów i nakładu czasu, tak aby mądrze tworzyć długoletnie strategie, jak i rozwiązywać problemy pojawiające się nagle. Dlatego wiele firm decyduje, że dla wyższego komfortu jest w stanie poświęcić pełną kontrolę i wybiera inną metodę finansowania, która nie wymaga dodatkowych zasobów ludzkich.

Sytuacja wyglądać będzie podobnie, gdy przyjrzymy się kwestiom finansowym. Dla przedsiębiorstw szukających wysokich kosztów niewątpliwą korzyścią może być wysoki koszt miesięcznego odpisu amortyzacyjnego. Z kolei po upływie czasu amortyzacji zdecydujemy się na sprzedaż aut, możemy spodziewać się zastrzyku gotówki. Z kolei dla firm ceniących sobie bardziej stały cash-flow takie operacje będą dużym problemem. Posiadanie środków trwałych, którymi nie możemy obracać aż do pięciu lat mija się z modelem biznesowym takich firm i niemal na pewno dyskwalifikuje taki model finansowania.

Leasing finansowy

W leasingu finansowym początkowy koszt zakupu bierze na siebie Leasingodawca, a my spłacamy go w ratach, przez ustalony w umowie okres – minimum 24, a najdłużej 60 miesięcy. Pomimo tego, że samochód prawnie staje się naszą własnością dopiero po spłaceniu ostatniej raty, przez cały okres leasingu obowiązek amortyzacji spoczywa na nas. Samochód finansowany w ten sposób zalicza się więc do aktywów leasingowych, nie do środków trwałych. Zarządzanie pojazdami pozostaje w naszych rękach, ale Leasingodawca zwykle narzuca na nas szereg wytycznych dotyczących tego jak, gdzie i kiedy powinniśmy dbać o nasze (a właściwie nie nasze, tylko Leasingodawcy) pojazdy.

Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest to, że – podobnie jak w poprzednim wariancie – po upływie czasu leasingu zostajemy z własnym samochodem. Staje się on naszą własnością po spłacie ostatniej raty, która najczęściej stanowi 1%  początkowej wartości auta. Tym samym rozkładamy pokaźny jednorazowy wydatek, który był wadą kupna na własną rękę, na wygodniejszy system ratalny. Poleasingowe auto możemy następnie przekwalifikować na środek trwały i nadal używać, lub sprzedać i odzyskać część zainwestowanych pieniędzy.

Podstawową wadą takiego rozwiązania jest natomiast całkowity koszt. W tym modelu leasingodawca zarabia właśnie na tym, że bierze na siebie koszt zakupu i wszystkie związane z tym ryzyka. Dlatego musimy liczyć się z tym, że suma rat znacznie przekroczy kwotę, jaką zapłacilibyśmy kupując samochód na własną rękę. Wysoki koszt w połączeniu z brakiem elastyczności w zarządzaniu samochodami czyni tę formę finansowania mało atrakcyjną dla większości firm. Dlatego częściej wybieranym typem leasingu jest leasing operacyjny.

Leasing operacyjny (wynajem krótko-, średnio- i długoterminowy, finansowanie + serwis, Full Service Leasing)

Leasing operacyjny różni się od finansowego pod kilkoma względami. Po pierwsze, wynajmowany samochód przez cały czas umowy pozostaje składnikiem majątkowym Leasingodawcy. Dlatego też to firma leasingowa, nie klient, zajmuje się amortyzacją. Natomiast Leasingobiorca zalicza w koszty miesięczne raty wynajmu. Tak jak w leasingu finansowym, po upłynięciu czasu umowy może (w zależności od umowy ramowej) przysługiwać nam prawo do odkupu pojazdu, ale jego cena nie jest wliczona w raty. Oznacza, że co miesiąc płacić będziemy znacznie mniej, niż w leasingu finansowym, ale jeśli po upływie umowy zdecydujemy się na odkup auta, będziemy musieli jeszcze dopłacić sporą część jego wartości rynkowej.

W skrócie, różnice między dwoma rodzajami leasingu sprowadzają się to tego, co rozumiemy jako produkt. Jeśli w leasingu finansowym produktem który kupujemy jest samochód, to w leasingu operacyjnym kupujemy raczej usługę – możliwość używania samochodu. Na tę chwilę, polskie prawo rozpatruje leasing operacyjny w ten sam sposób: koszty z niego wynikające traktowane są jako koszty usług i nie obciążają bilansu. Sytuacja zmieni się jednak od początku 2019 roku, w wyniku rozporządzenia MSSF16. Od tego momentu wszystkie aktywa użytkowane na zasadzie tej formy finansowania będą musiały zostać uwzględnione w bilansie.

Zalety i wady leasingu operacyjnego

Jeśli przyjmiemy, że „używać, nie posiadać” jest kierunkiem, w który zmierza cały rynek, leasing operacyjny jest z całą pewnością najnowocześniejszą i najbardziej atrakcyjną formą finansowania floty samochodowej. Decydując się na samochód bardziej jako usługę niż składnik majątku trwałego, otrzymujemy przede wszystkim wygodę. Nasi pracownicy tylko jeżdżą i tankują, a całą resztą (przeglądami, serwisem, wymianą opon, ubezpieczeniem, likwidacją szkód, administracją) zajmują się eksperci Leasingodawcy. Firma leasingowa przewiduje wszystkie te koszty na cały okres wynajmu i uwzględnia je w ratach miesięcznych. Oznacza to, że bez względu na to, co dzieje się z naszymi samochodami, co miesiąc płacimy dokładnie tyle samo. Nie płacimy też dużo: po upływie leasingu samochód nie staje się nasz, więc ten koszt nie jest wliczony w raty. Natiomiast liczne subsydia i rabaty otrzymywane przez firmy leasingowe od importerów, dilerów i serwisów jeszcze bardziej zmniejszają ostateczną kwotę.

Takie dobre układy między firmami leasingowymi a dilerami i serwisami oznaczają jednak niską elastyczność. To Leasingodawca decyduje o wszystkim, co dzieje się z naszym pojazdem podczas trwania umowy. Dlatego warto zadbać by wszystko, na czym nam zależy, zawrzeć w umowie przed złożeniem podpisów. Oczywistą wadą korzystania zamiast posiadania jest też oczywiście to, że (jeśli nie zdecydujemy się wyłożyć gotówki na jego wykupienie), to po upływie 24, 36, czy 48 miesięcy nasi pracownicy zostają bez samochodu. Dlatego musimy dopilnować, by nie znaleźć się w takiej sytuacji i odpowiednio przygotować się do terminu końca umowy.