Według niedawnych doniesień światowych mediów, japoński minister cyberbezpieczeństwa nigdy w życiu nie korzystał z komputera. „Jak to możliwe?” spyta zapewne każdy polski przedsiębiorca. Jednak problem niewłaściwego obsadzenia, lub całkowitego niepowołania kluczowych stanowisk jest u nas równie powszechny.

Jedną z najważniejszych pozycji, którą często tak właśnie zaniedbuje się w większych polskich firmach, jest Właściciel Typu Kosztów (WTK). Kim jest, za co odpowiada, i dlaczego warto wyznaczać takie osoby w naszych przedsiębiorstwach? Tymi kwestiami zajmujemy się w dzisiejszej publikacji.

Kim jest Właściciel Typu Kosztów?

Właściciel Typu Kosztów to rola w organizacji konkretnej osoby, która bierze na siebie odpowiedzialność za poziom kosztów i jakości danego obszaru. Nie wydaje się to być szczególnie rewolucyjne, choć może pojawić się pytanie: czy to jest ktoś nowy? Czy trzeba tworzyć nowe stanowisko pracy? Jeśli tak by miało być, to czy będą z tego korzyści?

Uważamy, że uzasadnień dla powołania WTK jest wiele, choć jako pierwsze wysuwa się od razu optymalizowanie kosztów i potencjalne oszczędności jakie taka rola może generować. Co mamy przez to na myśli?

WTK w papierologii

Jako przykład weźmy – wydawać by się mogło – stosunkowo proste zagadnienie: koszty związane zużyciem papieru w firmie.

Pomimo tego, że świat biznesu konsekwentnie idzie w kierunku digitalizacji, nadal trudno wyobrazić nam sobie dużą firmę w której codzienne procesy nie wiążą się z jakimiś – nawet  śladowymi – kosztami papieru. Jeśli mówimy tu o firmie, która prawnie zobowiązana jest do częstego listownego informowania swoich klientów o bieżących sprawach (na przykład takie firmy jak banki, ubezpieczyciele, operatorzy usług itp.), to spora część kosztów papieru pojawi się właśnie w centrach kosztowych pionu obsługi klienta. W innych przedsiębiorstwach natomiast mogą to być koszty związane z administracją czy wystawianiem faktur. W skrócie, znajdziemy je w bardzo różnych działach i liniach kosztowych na raz: artykułów biurowych, w linii obsługi korespondencji, w obsłudze klientów, w marketingu…

Załóżmy, że zarząd tej hipotetycznej firmy postanawia zmniejszyć koszty związane z papierem. Osoba, która odpowiadać będzie za taki projekt (może to być czysto hipotetyczna zewnętrzna firma doradcza z pomarańczowym logo) będzie musiała rozważyć dosłownie dziesiątki istotnych pytań. Dla ułatwienia podzielić je można na kilka głównych zagadnień. (Pytania te, oczywiście, będą się zmieniać w zależności od wybranego obszaru – jednak zawsze będzie to stosunkowo skomplikowane zagadnienie.)

Kluczowe pytania

Odpowiedzialność. Imię i nazwisko konkretnej osoby nie ma, oczywiście, bezpośredniego wpływu na koszty. Jednak aby pozyskać konieczne dane, konieczne jest na początku zidentyfikowanie kilku kluczowych roli wewnątrz organizacji:

• Kto zamawia papier?
• Kto decyduje o jego specyfikacji?
• Kto zarządza wydrukami wewnątrz firmy?
• Kto odpowiada za realizację wydruków w zewnętrznych drukarniach?

Specyfikacja. Właściwe dobranie specyfikacji zamawianych produktów do realnych potrzeb firmy to podstawa wypracowania pokaźnych oszczędności. Zastanowić się powinniśmy:

• Jaka jest klasa i gramatura zamawianego papieru (standardowy biały A4 to 80g/m2, ale drukarki w większości mogą drukować już na papierze o gramaturze 70g/m2)?
• Czy do różnych celów wykorzystujemy różne rodzaje papieru?
• Jak jest to uzasadnione?
  • Czy papier używany jest w maszynach, dla których ważna jest jego niskopyłowość?
  • Czy wydruki wysyłane są pocztą, gdzie wagapapieru ma wpływ na koszt przesyłki?

Zakupy. Skąd, jaki za ile kupimy wybrany papier? Jak skoordynujemy cały ten proces, aby zapłacić ani grosza więcej, niż naprawdę musimy? Rozważyć powinniśmy:

• Z ilu różnych źródeł kupowany jest papier (nie tylko czyste kartki, ale także koperty, firmowe druki z poddrukiem, foldery reklamowe, papier firmowy, itd.)?
  • Czym uzasadniona jest ta decyzja?
  • Czy opłacalny jest kontrakt na dostarczanie papieru do drukarek przez dostawcę urządzeń drukujących?
• Czy proces zakupowy wymaga magazynowania papieru i generuje związane z tym koszty (choćby pośrednio, gdy koszty przechowywania przez dostawcę naszych poddruków ukryte są w cenie papieru)?
• Jak bardzo skomplikowana jest logistyka związana z obiegiem papieru? (Przykład z życia wzięty: Z drukarni do centrali przesyłana jest paleta zadrukowanych kartonowych teczek „ofertówek”; w centrali jest przepakowywana na mniejsze paczki i rozsyłana do jednostek terenowych. Tam przygotowywane są materiały do włożenia do środka, w tym dokumenty personalizowane. Część ofertówek przesyłana jest dalej, do kolejnych jednostek terenowych, aby tam pracownicy rozwieźli dokumenty do odbiorców. Natomiast druga część wraca spakowana w paczki do centrali firmy, gdzie następuje parafowanie i opieczętowanie pism i wysyłka do adresatów. Po znacznym uproszczeniu tego procesu ilość i koszt papieru pozostanie bez zmian – natomiast na samej logistyce oszczędza się setki tysięcy.)

Polityka druku. Wreszcie, niezwykle ważną kwestią jest to, jak efektywnie wykorzystamy nabyte materiały. Kluczowe pytania to:

• Które dokumenty muszą być drukowane jednostronnie, a które bez przeszkód drukować można dwustronnie by ograniczyć zużycie papieru?
• Czy wdrożone są systemowe narzędzia kontrolujące ilość i jakość druku?
• Czy optymalnie gospodaruje się miejscem na stronach? (Sam wybór odpowiedniej czcionki może zmniejszyć zużycie tonerów nawet of 20-30%, nie wspominając o ekonomicznym rozłożeniu tekstu.)

Rola WTK – kwestia kosztów

Podjęcie działań, które pozwoliłyby całej firmie odchudzić koszty związane z „papierologią”, w żadnym wypadku nie ogranicza się tylko do jednej konkretnej części organizacji. Wymaga więc innego typu myślenia. Rozróżniać powinniśmy nie marketing od administracji, a raczej papier od telefonów.

Powołujemy więc Właściciela Typu Kosztów, który odpowiadać będzie za kwestie związane z kosztami papieru, bez względu na to w którym miejscu organizacji papier ten jest wykorzystywany. Taka osoba dostaje pełne uprawnienia do analizowania wszystkich wydatków związanych z typem kosztów za jaki odpowiada. Abstrahując od tego w którym pionie (czy silosie) znajduje się dany element kosztowy: marketing, administracja czy obsługa klienta – to właśnie WTK będzie odpowiadał za to, by wszystkie dane pozyskać i przeanalizować. Analizuje je, oczywiście, nie dla sztuki samej w sobie. Jego zadaniem będzie stałe dążenie do optymalizacji swojego obszaru: będzie szukał nowych rozwiązań, synergii czy efektów skali, które da się wykorzystać i tym samym zmniejszyć koszty ponoszone przez firmę.

Rola WTK – kwestia procesów

Rola Właściciela Typu Kosztów nie kończy się na przynoszeniu firmie oszczędności. Kolejnym bezspornym argumentem za powołaniem takiej osoby jest skupienie się na efektywności procesowej.

Wróćmy do naszego przykładu zawiłej logistyki papierowych ofertówek. Proces ten stał się tak niepotrzebnie skomplikowany przede wszystkim dlatego, że przebiegał przez kilka różnych pionów/silosów, a każdy z nich był zainteresowany tylko swoim kawałkiem, a nie efektywnością całości procesu. WTK będzie właśnie tą osobą, która spojrzy na niego poniekąd „z zewnątrz”, ponad podziałami departamentowymi. Zauważy pewne korelacje i zależności, zaproponuje usprawnienia; jemu będzie na nich zależeć – w końcu to jego odpowiedzialność.

Tym samym podniesiemy efektywność procesową całej firmy. Wniesiemy też, jak określa się to w zachodnim biznesie, positive disruption – zburzenie starych, zaśniedziałych przeszkód i nawyków stojących na przeszkodzie rozwoju (jak w naszym przykładzie teczek krążących po całym kraju). Czasem obserwujemy też że, na przykład, dwa różne działy w jednej firmie zamawiają ten sam produktu różnych dostawców – bo mają z nimi lepsze albo gorsze układy, bo tak robili od zawsze itd. WTK-a nie będą interesowały takie pozorne ułatwienia. Obiektywnie wybierze najlepszego dostawcę i wyeliminuje inne podobne niedopatrzenia i uchybienia.

Firma zyska też na eksperckiej wiedzy, jaką albo od razu wniesie, albo stopniowo nabędzie wraz zrealizowaniem swoich zadań. WTK na co dzień będzie się obracał (trzymając się naszego przykładu) w środowisku papieru. Będzie zgłębiał niuanse technologiczne, rozmawiał z dostawcami, drukarniami, papierniami. W skrócie: zagwarantuje, że firma będzie stale na bieżąco z trendami rynkowymi i nie ominie jej żadna okazja aby jeszcze bardziej obtanić czy uprościć procesy związane z typem kosztów, za jaki odpowiada WTK.

Czy WTK musi być drogi?

Może się wydawać, że profesjonalny Właściciel Typu Kosztów to poniekąd „Alfa i Omega” – że na pewno oznacza to nie tylko utworzenie etatu, ale też drogą rekrutację wyjątkowego specjalisty. My sądzimy inaczej. Uważamy, że w momencie powoływania tej funkcji, nowego WTK powinno interesować jedno zagadnienie: kanalizować przepływ informacji. Jego wyznaczenie wpłynie na czytelność, transparentność zapisów księgowych i raportów kontrolingowych. Nie sposób bowiem podjąć jakichkolwiek działań bez danych wstępnych, wejściowych – o tym co i za ile kupujemy.

To, oczywiście, będzie tylko początek. Z biegiem czasu nowo powołany WTK stopniowo poszerzy tę wiedzę i zgłębi realne potrzeby organizacji. W małym palcu będzie miał to, dla jakich korzyści firmy ten przykładowy papier jest kupowany, dlaczego tyle, dlaczego taki, jakie jest powiązanie kupowanego papieru z procesami bezpośrednio i pośrednio.

Kompetencją efektywnego WTK musi być też oczywiście zdolność do zadawania pytań, szukania absurdów, kreatywność w wyszukiwaniu alternatywnych rozwiązań. To powinna być osoba znająca organizację – najlepiej ktoś, kto wcześniej w firmie zajmował się zatowarowaniem w papier największego procesu papierowego, lub ktoś kto odpowiadał za jego zakup. Jasno chcemy tu podkreślić: wierzymy, że to może, a nawet powinna być rekrutacja wewnętrzna; nie nowy etat, ale przesunięcia, które umożliwią powołanie takiej roli w już istniejącej strukturze. Odpowiedzialność WTK powinna też rosnąć wraz z poziomem wiedzy i rosnącymi kompetencjami wpływania na biznes. W skrócie: na start szukamy niekoniecznie drogiego eksperta rynkowego, a raczej znawcę tego, jak działa nasza firma.

Człowiek na właściwym miejscu

Wpływ właściwie dobranego Właściciela Typu Kosztów na firmę jest nie do przecenienia: jest on w stanie znacząco podnieść rentowność, a także zainicjować pokaźne zmiany na lepsze w sposobie jej działania. Dlatego zachęcamy polskich przedsiębiorców do tego, aby nie popełnili błędu podobnego do rządu Japonii. Obsadzenie ważnego stanowiska odpowiednim człowiekiem z całą pewnością nam się opłaci.