Zarządzanie danymi w firmie: chronić czy używać?

Świat biznesu powoli wraca do normalności po wejściu w życie RODO: lawinie oficjalnych maili i setkach potwierdzeń, jakie musieliśmy przygotować jako przedsiębiorcy i przebrnąć przez nie jako konsumenci. Chcąc czy nie chcąc, przez ostatnie półtora miesiąca wszyscy byliśmy wysoce wykwalifikowanymi prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych.

Cały ten chaos miał też swoje dobre strony. Uwrażliwienie w zakresie strzeżenia tajemnic firmowych i cennych danych osobowych samo w sobie jest przecież – samo w sobie – bezwzględnie pozytywnym zjawiskiem. Jednak obawiamy się, że w wielu polskich firmach takie uwrażliwienie będzie tylko pozorne – ograniczy się jedynie do teoretycznych deklaracji, bez realnego docenienia prawdziwej wartości i potencjału wykorzystania posiadanych danych.

Żadnego skutecznego projektu optymalizacyjnego nie da się przeprowadzić bez szeregu poufnych danych – przede wszystkim kontraktów z dostawcami – powierzonych nam przez Klientów. Dobrze wiemy więc, jak dużą mają wartość, jak je wykorzystać i prawidłowo zabezpieczyć. Na co powinni więc zwrócić szczególną uwagę polscy przedsiębiorcy?

Informacje bezpieczne i bezużyteczne

Bardzo często słyszymy od naszych Klientów, że za wszelką cenę chcieliby uniknąć ujawniania tajemnic handlowych. Jako reguła, jest to godne szacunku. Tajemnicą handlową jest na przykład kontrakt, w którym zawarte są informację o obu jego stronach – pilnują więc interesów nie tylko swoich, ale też swych partnerów biznesowych.

Co stanie się jednak, jeśli zabrniemy za daleko w strzeżeniu takich tajemnic? Czy można chronić nasz przykładowy kontrakt tak bardzo, że nawet sami nie wiemy dokładnie, co jest w nim zapisane i do czego konkretnie w jego ramach przysługuje nam prawo? Sytuacja jest z pozoru absurdalna – ale spotkaliśmy się już z nią kilkukrotnie. Bardzo ważne jest więc znalezienie złotego środka pomiędzy – z jednej strony – pełnym poszanowaniem praw właściciela informacji, czyli naszego kontrahenta, a z drugiej strony zagwarantowaniem sobie możliwości wykorzystania tych samych danych w celach, do których są przecież przeznaczone. Innymi słowy, musimy stale być w stanie zagwarantować, że taki kontrakt pozostaje dla nas opłacalny.

Każdy zapis ma znaczenie

Co z tego wynika? Przede wszystkim konieczność analizy. Wszystkie twarde zapisy i liczby w kontrakcie przekładają się w uproszczeniu na jeden z dwóch czynników: na czas albo na pieniądze (a więc w rozumieniu biznesowym właściwie na to samo: zyskowność). Każdy element możemy w jakiś sposób przeliczyć i odnieść do naszej rentowności.

Załóżmy, że dostawca udzielił nam na pewien produkt rabat w wysokości 1,2%. Czy to dużo, czy mało? To zależy. Od rodzaju dobra, od wolumenu robionych przez nas zakupów, od aktualnej sytuacji rynkowej itd. Odpowiedź zależy też od czasu. Być może w chwili zawierania kontraltu był to wyśmienity wskaźnik i mogliśmy być dumni z wynegocjowanej zniżki. Jednak na tę chwilę sytuacja rynkowa jest zupełnie inna, a my stale zwiększaliśmy kupowane ilości. W skrócie: zmieniły się parametry rentowności tego rabatu, a nasz kontrakt został daleko w tyle za standardami rynkowymi.

Jest to oczywiście tylko prosty przykład z małą ilością zmiennych. Równie dobrze wyobrazić możemy bardziej skomplikowane transakcje – na przykład leasing samochodów flotowych. Być może nasza rata leasingowa jest rzeczywiście wyjątkowo niska w porównaniu do rynku i wykonujemy wszystkie właściwe kroki, weryfikując tę wiedzę raz na kwartał w bieżącym porównywaniu z innymi ofertami. Ale jeśli porównujemy samą ratę, to znów nie wiemy wszystkiego. W grę wchodzi też przecież szereg innych czynników: na przykład opłaty administracyjne, kary umowne, czy zawartość pakietu usług związanych z leasingiem. Ostatni z czynników jest też przecież skomplikowaną kwestią: być może nasz pakiet nie tylko już dawno przestał być rynkowy, ale też przestał odpowiadać na nasze rosnące potrzeby biznesowe, w wyniku czego w innych liniach kosztowych ponosimy wyższe koszty.

Dysponując wszystkimi tymi informacjami, możemy ponownie usiąść do rozmów z dostawcą i renegocjować stawki, tym potencjalnie zaoszczędzając pokaźne kwoty. Co natomiast stałoby się, gdyby w imię strzeżenia „tajemnic handlowych”, te dane byłyby trzymane pod kluczem i jako „poufne” nie mogły podlegać analizie? Nie wiedzielibyśmy nawet, że istnieje taki potencjał.

Jak zadbać o analizę danych

Płynna ponowoczesność gwarantuje tylko jedną stałą: wysoką dynamikę zmienności. Nie analizując na bieżąco tego, jak zmienia się otoczenie, na pewno zostaniemy w tyle. Jednak sama wiedza o tym, co się zmienia, to tylko połowa układanki. Nie wesprze wystarczająco naszego biznesu, jeśli nie uzupełnimy takiej analizy porównaniem z pełnymi danymi z naszych kontraktów.

Jak upewnić się, że niczego nie zaniedbujemy i nie tracimy tym samym niepotrzebnie pieniędzy? Sposoby są dwa. Analizy takie robić można wewnętrznie: konsekwentnie budować konieczne do tego wśród naszej załogi kompetencje i tworzyć wyspecjalizowane zespoły. Musimy jednak liczyć się z tym, że ich liczebność i otoczenie narzędziowe będzie stale rosnąć. Wynika to z faktu, że ilość danych, jakimi obraca firma i które podlegać będą analizie rośnie wykładniczo – według analityków Inside Big Data, podwaja się co dwa lata.

Dlatego dla niektórych firm bardzie atrakcyjna okazać się może druga opcja, czyli skorzystanie z zewnętrznych usług analitycznych. Unikniemy tym samym trasu związanego z odpowiadaniem na rosnące oczekiwania we własnym zakresie – konieczne będzie jednak „odczarowanie” pewnych strzeżonych przez firmę tajemnic. Czy jednak rzeczywiście jest się czego bać? Właściwe przekazanie informacji z zachowaniem wszelkich koniecznych zabezpieczeń jest jak profilaktyczna wizyta lekarska: może być to nieco krępujące, jednak w ogólnym rozrachunku lepiej wiedzieć i móc działać, gdy coś jest nie tak, niż na własne życzenie zignorować coś istotnego.

Dane na wagę złota

W dobie wszechobecnej cyfrowej transformacji, zarządzanie wiedzą szybko stało się jedną z najważniejszych dziedzin biznesu. Zbieranie i analizowanie informacji o własnej firmie i rynku jest nieuniknione, gdy dążymy do długotrwałego sukcesu. Z kolei przemyślane zarządzanie i wykorzystanie danych zbieranych z zewnątrz zamienić można w biznes przynoszący miliardowe zyski – to przecież przede wszystkim na tym zarabiają, na przykład, wszelkie media społecznościowe. Informacje i dane są jednymi z najcenniejszych dziś assetów – dlatego, oczywiście, z jednej strony należy zadbać o ich właściwe zabezpieczenie. Jednak z drugiej strony zawsze powinniśmy dążyć do tego, by jak najefektywniej je wykorzystać, a nie ukryć. Wartość dobrze zabezpieczonej, ale bezużytecznej informacji jest właściwie żadna.