Ukryte źródła strat w firmach: 7 najczęstszych problemów

Pieniądze mogą wyciekać z firmy na różne sposoby. Niektóre z nich są stosunkowo oczywiste. Każdy przedsiębiorca wie na przykład, że w każdej chwili może zdrożeć kluczowy surowiec czy niespodziewanie załamać się rynek. Świetnie rozumie też, że nie może zaniedbać sprzedaży czy obsługi klienta, bo od razu odbije się to na wynikach finansowych. Inne powody są jednak mniej oczywiste, bowiem wynikają z bardziej złożonych, wewnętrznych niedopatrzeń w organizacjach – często ograniczonych też do back-office’owych departamentów. Na co więc należy zwracać uwagę w swojej firmie, aby wyłapać te ukryte źródła strat?

1. Brak zrozumienia źródeł kosztów

Większość firm na polskim rynku dobrze radzi sobie z rozumieniem swoich kosztów w sensie czysto księgowym. Zarejestrowane wydatki w większości pokrywają się z otrzymanymi fakturami, a rozbicie kosztów na konta przypisane do poszczególnych kategorii pozwala księgowości prawidłowo stwierdzić, że – na przykład – że 100.000 zł z ich całkowitych rocznych kosztów to wydatki na łączność, a za 30% budżetu kosztowego odpowiada flota samochodowa.

Problemy zaczynają się, gdy próbujemy postawić następny krok w takiej analizie. Ile kosztują abonamenty telefoniczne, a ile zakup sprzętu? Za jakie usługi płacimy najwięcej? W jaki sposób te koszty rozkładają się pomiędzy poszczególnymi stanowiskami? Na te pytania takie firmy nie mają już odpowiedzi. Pomimo tego, że takie dane dostępne są na wyciągnięcie ręki, często spotykanym niedopatrzeniem przedsiębiorstw jest nieprzykładanie większej wagi do ich zbierania i analizy. Według naszych ekspertów tylko rzetelna odpowiedź na szereg pytań podobnych do przytoczonych wyżej pozwoli nam szczerze stwierdzić, że naprawdę wiedzą skąd biorą się koszty w ich firmach i dlaczego ich poziom jest taki, a nie inny.

2. Niepełna wiedza o potrzebach

Z nieprzykładania wagi do szczegółowych danych o kosztach wynika też kolejne źródło strat, jake często zauważamy – zakupy bywają niedostosowane do realnych potrzeb. Pozostając przy przykładzie łączności, możemy zapytać hipotetycznego polskiego przedsiębiorcę, jak duży powinien być pakiet Internetu dla numerów komórkowych. W 90% przypadków, usłyszymy tę samą odpowiedź: „Jak największy. Na pewno się przyda”.  Najczęściej osoby odpowiedzialne za wybór pakietu Internetowego korzystają akurat z największej ilości różnorodnych usług ICT w swoich firmach. Dlatego też nie dostrzegą błędu w takim rozumowaniu, zapominając o tym jak używa tych usług reszta firmy.

Firma podpisuje więc umowę na 15-Gigabajtowe pakiety dla każdego numeru. Natomiast po roku analizuje swoje billingi i zauważa, że znaczna większość użytkowników, miesiąc w miesiąc, nie przekracza 1 GB transferu, a kolejne 14 są dla nich bezużyteczne. Dobrze określając swoje rzeczywiste potrzeby przed zawarciem umowy, firmy mogą zaoszczędzić pokaźne sumy na eliminacji podobnych bezużytecznych wydatków.

3. Brak zrozumienia zawartych umów

Wykupienie bogatego pakietu usług nie jest oczywiście złe same w sobie, jeżeli dana firma rzeczywiście planuje korzystać ze wszystkich zakontraktowanych opcji. Doświadczenia wyniesione ze współpracy z naszymi klientami podpowiadają na jednak, że samo zakontraktowanie i opłacanie co miesiąc pewnego pakietu usług wcale nie gwarantuje, że zostaną one dostarczone.  

Powody można wymieniać godzinami. Być może to klient nie wiedział, że ma coś zagwarantowane; może nie potrzebował danej usługi w pierwszych miesiącach współpracy, a potem o niej zapomniał; a może nie dostarczył któregoś z wymaganych dokumentów. Wina mogła równie dobrze leżeć po stronie dostawcy: być może świadomie próbował on zaoszczędzić widząc, że klient nie upomina się o część usług, albo nie przeszedł przez jakąś skomplikowaną procedurę konieczną do ich dostarczenia.

Nieporozumienia tego typu równie często zachodzą w przeciwnym kierunku: klient myśli, że ma coś zagwarantowane i zaczyna się tego domagać. Natomiast w umowie albo wcale nie ma takiego zapisu, albo wspomina ona o czymś podobnym, ale nie do końca o tym, czego oczekuje klient.

Aby uniknąć takich problemów, niezwykle ważna jest ekspercka wiedza na temat podpisanych kontraktów. Uważne zapoznanie się z tymi, które podpisała nasza firma to połowa sukcesu. Równie ważna jest też jednak bardziej ogólna znajomość języka umów i realiów rynkowych. Taka wiedza pozwoli nam to zderzyć to, czego oczekuje klient i na papierze proponuje dostawca z rzeczywistością rynku, na którym się poruszamy i w porę wyłapać niepokojące nas zapisy. Natomiast jeżeli dostawca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań, dostarczy nam to wiedzy w jaki sposób możemy go rozliczyć z takiego zaniedbania.

4. Złe rozeznanie w rynku

Powiązany z poprzednim punktem jest kolejny z problemów, jaki można zaobserwować w wielu przedsiębiorstwach. Zdarza się, że kupiec dobrze wie, że jego dostawca rutynowo nie wywiązuje się ze swoich pomniejszych obowiązków. Czasem przechodzi też na następny etap, próbując – z różnymi rezultatami – upominać się o swoje. Dostawca obiecuje i nawet stara się, ale w ogólnym rozrachunku, współpraca pozostaje niezmieniona i jest jedynie na „niezłym” poziomie. Gdy okres umowy się kończy, kupiec często doceniając swoją relację z dostawcą i ilość pracy włożonej w wypracowanie „niezłego” status quo podpisuje nową umowę z tym samym dostawcą, na niewiele lepszych warunkach. Tym samym nieco poprawia swoją sytuację, ale nadal nie jest w pełni usatysfakcjonowany w osiągniętego rezultatu.

Firmy takie na własne życzenie stają się więc „zakładnikami” swoich dostawców. Nie korzystają w pełni z możliwości, jakie oferuje im rynek, bo dogłębne zapoznanie się z alternatywami może okazać się drogie, trudne i pracochłonne. Nie tylko więc zamykają sobie możliwość wyboru korzystniejszej oferty czy bardziej rzetelnego partnera. Utwierdzają także swojego aktualnego dostawcę w przekonaniu, że nie musi robić wiele, by utrzymać swoich klientów.

5. Brak pracy nad specyfikacją

„Proszę o najnowszego iPhone-a”, mówi Prezes firmy naszego klienta, i wszystkie wyższe stanowiska (o ile nie wszyscy pracownicy) w firmie dostają Iphone-y.

O ile takie zachcianki są poniekąd zrozumiałe, to jednak bardziej przystają do zakupów prywatnych, nie firmowych. Patrząc z zewnątrz, oczywistym wydaje się to, że złą praktyką jest przeprowadzanie procesu zakupu z konkretnym produktem wybranym już od samego początku. Niestety, wiele firm wciąż wpada w tę pułapkę.

Jeżeli dopytamy nie tylko Prezesa, ale też inne stanowiska w firmie, jakie wymagania powinien spełniać ich telefon, wypracujemy obiektywną specyfikację. Z nią z kolei będziemy mogli wyjść na rynek w poszukiwaniu najlepszego produktu (lub kilku różnych produktów dla różnych stanowisk). Być może okaże się, że najnowszy iPhone jest rzeczywiście najlepszym wyborem dla takiej specyfikacji.  Jednak dużo bardziej prawdopodobne jest, że wszystkie wymagania spełni tańszy produkt.

6. Nadmiarowe zakupy

Niepotrzebnego wydatku „na wyrost” równie łatwo dokonać w przypadku fizycznych zakupów. Często zdarza się, że firmy kupują coś, co mają już na stanie, na przykład w szufladzie któregoś z pracowników. Nawet, jeżeli produkt taki jest odpowiednio wprowadzony do inwentarza, jest to dopiero połowa sukcesu. Drugą jego częścią koniecznie musi być odpowiednie połączenie takiego inwentarza z systemem zakupowym.

Dopiero rzetelne prowadzenie inwentarza i synchronizowanie go na bieżąco z systemem zakupowym pozwoli nam skutecznie wyłapać takie niepotrzebne zakupy zanim zostaną zrealizowane. Tym samym wyeliminujemy kolejne potencjalne źródło strat w firmie. Oczywiście, im większa firma, tym większe jest to wyzwanie. Jednak z drugiej strony, potencjalne oszczędności będą także proporcjonalnie wysokie, wykluczając tym samym kolejne źródło strat.

7. Nadużycia i brak zgodności z procedurami

Nawet, jeżeli używane przez firmę produkty i usługi są idealnie dobrane do potrzeb i kupowane zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem, a dostawcy chodzą jak w zegarku, w firmie wciąż można doszukać się dziur, przez które wyciekają pieniądze. Różnego rodzaju nadużycia i nieprzestrzeganie procedur przez pracowników są najczęstszymi przyczynami takich źródeł strat. Być może niektórzy pracownicy nie rozliczają rzetelnie przebiegów służbowych samochodów, co miesiąc przejeżdżając kilkadziesiąt tysięcy „prywatnych” kilometrów, za które firma wcale nie powinna płacić zgodnie z własną procedurą. Możliwe też, że któryś rodzic drukuje setki stron materiałów dla całej klasy swojego dziecka na biurowych drukarkach. Nawet, jeśli każdy pracownik tylko minimalnie „naciąga” swoją firmę i indywidualnie nie jest to większym problemem, w sumie często wychodzą z tego nie tylko pokaźne, ale też trudne do wyłapania straty. Nie do pominięcia powinno także być wynikające z takich zachowań ryzyko podatkowe na jakie wystawia się firma.

Problemem może być też kultura organizacyjna, która nie przykłada wagi do poszanowania firmowego sprzętu. Nawet jeśli przykładowy pracownik używa służbowego samochodu czy biurowej drukarki zgodnie z procedurami, może to robić bardziej nonszalancko, niż gdyby używał prywatnego sprzętu. Własność firmowa psuje i zużywa się więc szybciej, niż było to przewidziane, skutkując dodatkowymi kosztami serwisu czy wymiany na nową.

Okiem eksperta

Pomimo tego, że w kontekście całego przedsiębiorstwa piszemy o stosunkowo małych kwotach, warto wziąć na poważnie eliminowanie tego typu strat. “Na każdą wydaną złotówkę nasza firma musi sprzedać za dziesięć”, stwierdził niedawno jeden z zaprzyjaźnionych prezesów. Nawet, jeżeli nie dla wszystkich przedsiębiorstw przelicznik ten będzie aż tak wysoki, potencjalne oszczędności z pewnością będą warte zachodu.



Ta strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i prosi o podanie danych osobowych w celu zwiększenia wygody przeglądania.