Jak najlepiej kupić flotę samochodową?

5 lutego 2019
Posted by: Iwona Pekala
Categories: Flota samochodowa, Optymalizacja, Strategia

Flota samochodowa to w wielu firmach – zwłaszcza w tych z rozbudowaną siecią sprzedaży – bardzo duże obciążenie dla budżetu. Często jednak organizacje przez lata nie przykładają do tego obszaru należytej uwagi. Innymi słowy: nie optymalizują związanych z nim kosztów. Wychodzą z założenia, że „samochody w firmie muszą być i tyle”. Jest to koszt stały, z którym niewiele da się zrobić – trzeba go po prostu zaakceptować.

Jest to jednak błędne założenie. Rynek samochodów, związanych z nimi usług i metod finansowania zmienia się bardzo szybko. Właściwie zawsze da się coś znacząco obtanić, usprawnić, czy w inny sposób poprawić. Tak jak w tym roku, zmienić mogą się też przepisy, które będą miały duży wpływ na opłacalność (lub jej brak) poszczególnych wyborów.

Co kilka lat (zwykle od 2 do 5) każda firma powinna więc stawać przed zasadniczym pytaniem: Jak najlepiej kupić flotę samochodową? Kwestia może wydawać się skomplikowana, jednak wcale nie musi taka być. Wystarczy podejść do niej w sposób systematyczny, stopniowo zbierając konieczne informacje.

Co więc musimy wiedzieć?

(W tej publikacji przyglądamy się flocie jako całości, w sensie przede wszystkim strategicznym. Wskazówki na temat wyboru konkretnych aut przedstawiamy w osobnym artykule.)

Możliwości i strategia firmy

Przygotowania do kupna floty – czy też po prostu upewnienie się, że już jest kupiona prawidłowo – powinniśmy zacząć od największych zagadnień. Na tym etapie poniekąd stawiamy fundamenty, na których opierać się będą późniejsze decyzje:

Na jak długo chcemy zaplanować strategię? Firmy, którym zależy na maksymalnej nowoczesności i optymalności rozwiązań, będą zapewne chciały często powtarzać takie rozeznania i zdecydują się na krótsze terminy, czyli 2-3 lata. Inne z kolei działają bardziej konserwatywnie. Zdecydują się więc na dłuższy okres, żeby „zrobić raz, a dobrze”.

Ile przez ten czas planujemy wydać na flotę? To zagadnienie jest zwykle nieco bardziej złożone. Punktem wyjścia powinien być zawsze stan obecny, czyli wiedza o tym, ile wydajemy teraz. (Ważny szczegół: zróbmy rzetelną analizą, nie zaspokajajmy ciekawości danymi o tym ile myślimy, że wydajemy, tylko sprawdźmy ile naprawdę wynoszą pełne koszty.) Mając tę informację, możemy zacząć myśleć o tym, co chcemy zrobić z uzyskaną kwotą. Jeśli zmniejszyć, to pracować będziemy przede wszystkim na kosztach. Jeśli może zostać bez zmian, to szukać będziemy podwyższenia jakości i komfortu za podobne pieniądze. A może firma planuje szybki rozwój i na następne lata zwiększy budżet? Dodatkowe pieniądze też oczywiście trzeba będzie wydać w rozsądny sposób.

Co oferuje rynek? Ostatnim z naszych „fundamentów” będzie wstępne rozeznanie w tym, co oferuje rynek. Na tym etapie nie mówimy jeszcze o rozróżnianiu pomiędzy możliwymi wersjami wyposażenia i konkretnych ofertach od firm finansujących. Na tym etapie potrzebne jest bardziej ogólne rozeznanie. Zbadać powinniśmy dostępne technologie, rozwiązania i usługi, aby mniej-więcej zrozumieć czy i jak rynek może odpowiedzieć na potrzeby, którymi szczegółowo zajmiemy się w kolejnym kroku.

Rzeczywiste potrzeby

Mamy więc opracowane podstawowe zagadnienia jeśli chodzi o możliwości firmy i rynku w sektorze floty. Co jednak z potrzebami organizacji? Te znów określać będziemy na podstawie szeregu pytań:

Jak duże będą roczne przebiegi? Tego, oczywiście, nie przewidzimy dokładnie. Jesteśmy jednak w stanie stwierdzić, czy nasi pracownicy jeżdżą raczej w długie trasy po całej Polsce, czy tylko po mieście, z domu do biura i z powrotem. Już taka bardzo prosta analiza pozwoli nam oszacować orientacyjne wartości. Natomiast im bardziej się do niej przyłożymy, tym bardziej wiarygodne wyniki otrzymamy. Tym samym bardziej precyzyjnie dopasujemy docelową flotę do realnego wykorzystania i potrzeb.

Jak długo użytkowane będą samochody? Ta decyzja ma znaczenie z co najmniej kilku powodów. Niektóre modele, na przykład, znane są z awarii, których można się spodziewać po określonym czasie albo przebiegu. Dobrze wiedzieć więc, czy będziemy musieli liczyć się z taki problemem, czy nie. Ponadto, różne marki i modele inaczej tracą na wartości rezydualnej (RV) z biegiem lat. Dla niektórych może być to w miarę prosta linia przez cały czas. Inne będą odbiegać od normy, na przykład tracąc nieproporcjonalnie dużo na wartości w pierwszych dwóch latach, by później przez długi czas tracić dużo wolniej. Będzie to jedna z kluczowych kwestii przy rozważaniu spraw finansowych.

Jak wyglądać będzie zaszeregowanie pojazdów? Innymi słowy: ile różnych klas aut planujemy wybrać? Jeśli pracowników naszej firmy można podzielić na wiele różnych segmentów z unikalnymi potrzebami, to właściwą strategią może być postawienie na bardziej zróżnicowaną flotę. Tym samym zagwarantujemy, że każdy pracownik dostanie ni mniej, ni więcej niż dokładnie to, czego potrzebuje na określonym stanowisku. Sprzedawcy jeżdżący po Polsce auta wygodne i ekonomiczne, pracownicy biurowi „kręcący się” tylko po mieście mniejsze i dynamiczne. Prezes z kolei: adekwatnie reprezentacyjną limuzynę. Większe zróżnicowanie ma jednak swoje wady: każdy nowy segment to osobny cykl analiz i wyborów, inne wytyczne odnośnie serwisowania, inne potencjalne problemy, o których trzeba pamiętać. W skrócie: in więcej segmentów, tym więcej pracy.

Na tym etapie chcemy przestrzec przed częsta pułapką, w którą wpadają decyzdencji. Dealerzy, importerzy czy leasingodawcy z pewnością zaoferują dodatki „promocyjne”, „gratisowe” i „w okazyjnej cenie”. Wymaga to nie lada trzeźwości, aby nie odejść od wcześniej przyjętego standardu, nie brać bez rzetelnej analizy żadnych dodatkowych elementów. Może to znacząco zmienić koszty TCO (czytaj dalej).

Jak wybrać konkretne auto

Jeśli udało się nam wypracować odpowiedzi na wszystkie z powyższych pytań, mamy już dobre rozeznanie we własnych potrzebach i możliwościach rynku. Jak jednak przetłumaczyć te informacje na konkrety?

Podstawowym narzędziem, jakim na tym etapie będziemy się posługiwać, jest kalkulacja TCO (ang. Total Cost of Ownership). Jest to nic innego, jak wyliczenie wszystkich kosztów, jakie spodziewamy się ponieść w związku z posiadaniem konkretnego auta. Będą to koszty nabycia, utrzymania (czyli serwisowania i napraw, oraz ubezpieczenie auta), a na końcu sprzedaży czy zdania pojazdu, pomniejszone o wartość rezydualną, którą odzyskamy przy sprzedaży. (Bardzo ważne jest, aby w takim wyliczeniu uwzględnić naprawdę wszystkie koszty, nie tylko te oczywiste. Tylko profesjonalnie podchodząc do tematu otrzymamy wiarygodne informacje.) Kalkulację taką przeprowadzamy dla każdego auta, które rozważamy, porównujemy końcowe kwoty i otrzymujemy najbardziej obiektywny wskaźnik tego, które auto będzie najkorzystniejszym wyborem dla firmy.

Oprócz kwestii czysto finansowej, powinniśmy też rozważyć kilka innych spraw. Na pewno ważna będzie cała logistyka związana z nabyciem i użytkowaniem auta: terminy dostaw, wymogi serwisowe, czy dodatkowe usługi, jakie możemy otrzymać od salonu albo leasingodawcy/najemcy w związku z wydaniem pojazdu. Warto też wziąć pod uwagę zabezpieczenia, na jakie możemy liczyć gdyby coś poszło nie tak. Dogłębnie przeanalizować warunki ubezpieczenia, assistance i samochodów zastępczych. Wreszcie, rozważyć powinniśmy kwestie prestiżu, czyli co pomyśli sobie klient gdy nasz pracownik podjedzie do niego danym autem. Jest to zagadnienie, którego nie sposób ująć w żaden obiektywny sposób, jednak jest to dość intuicyjne. W tym samym przedziale cenowym, zupełnie inne skojarzenia budzą przecież Skody, Volvo czy Ople; inne limuzyny i SUV-y.

Finansowanie

Jesteśmy więc już na samym końcu procesu. Mamy opracowaną strategię, zmierzone potrzeby i dobrane do nich auta. Pozostaje je już tylko kupić. Wyborowi optymalnego sposobu finansowania do konkretnego typu firmy poświęcamy cały odrębny artykuł, dostępny pod tym adresem. Natomiast zmiany wpływające na opłacalność leasingu, jakie wprowadził w tym roku ustawodawca, przedstawia poniższa grafika:

Wymiana

To ważny element kosztowy całego projektu, często pomijany w wyliczeniach i planowaniu. Wydawałoby się, że kupowanie nowej floty kończy się na dostarczeniu nowych aut. Jednak zaniedbanie czynności związanych ze zbyciem poprzednich pojazdów czy niestaranne przygotowanie dokumentowania zmiany mogą przełożyć się na wynik finansowy niższy od oczekiwanego.

Możemy (i zdecydowanie powinniśmy) rozpatrzyć wiele różnych scenariuszy i zagadnień dotyczących tego, co stanie się z dotychczas wykorzystywanymi pojazdami. Na przykład:

Czy zostaną zaoferowane użytkownikom na preferencyjnych warunkach?
A może odbierze je firma hurtowo skupująca auta?
Czy wymagany będzie demontaż urządzeń GPS, lub rozklejenie samochodów z folii, którymi były oklejone?
Jak precyzyjnie policzone zostały koszty zwrotu pojazdów w wynajmie długoterminowym? Czy były negocjowane?
Jak zaplanowano wypowiedzenie polis ubezpieczenia na zbywaną flotę?
Czy proces wymiany aut, wraz z koniecznymi szkoleniami i wszelkimi formalnościami, jest należycie zaplanowany? Czy użytkownicy dostaną na czas nowe karty paliwowe?
Jak (i czy) reguluje to wszystko polityka flotowa?