Wielu polskich przedsiębiorców, zajętych procesami przynoszącymi firmie zysk, często szuka jak najprostszych rozwiązań kwestii administracyjnych. Nie inaczej jest w przypadku wyboru aut flotowych. Przeciętny właściciel nie chce „doktoryzować się” z branży samochodowej i zgłębiać wszystkich jej niuansów. Chciałby po prostu wpisać w Google „najlepszy samochód flotowy 2018”, na wiarygodniej stronie znaleźć odpowiedni ranking i zamówić auto, które zajęło pierwsze miejsce. W 10 minut rozwiązałby tym samym problem i mógłby wrócić do ważniejszych spraw.

Takie rankingi jednak, niestety, nie istnieją. Wybór flotowych samochodów jest procesem na tyle złożonym i zależnym od konkretnej firmy, że przygotowanie obiektywnej listy najlepszych wyborów jest nierealne.

My też nie jesteśmy cudotwórcami – nie podsuniemy gotowej uniwersalnej propozycji. Natomiast po przeprowadzeniu kilkunastu projektów wyboru samochodów wiemy, jak podejść do tego w sposób efektywny i jak najprostszy. Wystarczy rozbić to zagadnienie na kilka najważniejszych pytań, na które stopniowo będziemy odpowiadać, a z kilkuset możliwości dostępnych na rynku szybko wyłonią się te najbardziej odpowiadające potrzebom konkretnej firmy. W odpowiadaniu na większość z tych pytań nie będzie nawet potrzebna żadna wiedza ekspercka.

Zadanie pojazdu

Podstawowe pytanie, jakie powinniśmy zadać sobie na początku wyboru auta, jest bardzo oczywiste – jeśli nawet nie banalne. Ale być może właśnie z powodu pozornej banalności często nie przykłada się do niego należytej uwagi. Zapytać się powinniśmy: „Do jakiego celu nabywamy ten samochód?”

Zagadnienie to, oczywiście, będzie składać się z kilku części składowych. Czy wozić będziemy towar,czy ludzi? Jeśli towar, to jakiego będzie rozmiaru na co dzień, a jakiego w najbardziej wymagających przypadkach? Ile będzie ważył? Jeśli natomiast wozić będziemy ludzi, to ilu – czy jeździł nim będzie sam menadżer do biura, czy co rano sześciu specjalistów na budowę?

Nawet jeśli zagadnienie wydaje się oczywiste, warto poświęcić nieco czasu aby dobrze je przemyśleć. Odpowiedzenie tylko na tych kilka prostych pytań albo całkiem doprowadzi nas do wyboru właściwego segmentu docelowego auto, albo mocno nas do niego zbliży. Zbudujemy więc solidny fundament pod dalsze rozważania.

Sposób użytkowania

Wiemy już do czego będzie wykorzystywane docelowe auto –kolejnym krokiem jest więc określenie jak dużo i gdzie będzie jeździło. Czy korzystał będzie z niego pracownik biurowy, pokonujący najwyżej kilkadziesiąt kilometrów dziennie po mieście? A może raczej przeznaczone będzie dla konsultanta terenowego, który codziennie przejeżdża setki kilometrów po całej Polsce?

To pytanie ma z kolei na celu przede wszystkim określenie typu silnika, jaki będzie najodpowiedniejszy dla potrzeb naszej firmy jako całości i każdego użytkownika z osobna. Nie odkryjemy Ameryki stwierdzając, że w długie i częste trasy powinniśmy zabierać głównie diesle, a w mieście coraz lepiej (i ekonomiczniej) sprawdzają się hybrydy. Najbardziej nowoczesne firmy działające w dużych miastach mogą też zainteresować się autami w pełni elektrycznymi, ładowanymi z gniazdek – jednak nadal wiąże się to z pewnymi poważnymi wyrzeczeniami.

Reprezentacyjność

Na tym etapie mamy jasność co do segmentu i silnika; możemy więc na poważnie zastanawiać się o pożądanej klasie auta. Pytanie to sprowadza się przede wszystkim do tego, co jako firma chcemy zakomunikować wszystkim, którzy zobaczą konkretnego pracownika w konkretnym samochodzie – a więc jak bardzo powinno być reprezentacyjne.

Tym aspektem auta możemy mocno manipulować i wybierać z ogromu różnych konfiguracji. W grę wchodzą przecież nie tylko podstawowe,oczywiste wybory takie jak tańsza/droższa marka i niższy/wyższy model. Ważne mogą być też takie detale jak rodzaj i kolor lakieru, czy czysto dekoracyjne opcje dodatkowe, jak na przykład rodzaj szyb czy felg i kół.

Jest to z pewnością najbardziej subiektywny z wyborów, przed jakimi staniemy. Tutaj właściwie nie ma gotowych odpowiedzi. Czy warto inwestować w reprezentatywność i „efekt WOW!” samochodu technika, który odwiedza klientów? O ile nie przyjeżdża do wyjątkowo ekskluzywnych produktów – zapewne nie. Powinien on raczej komunikować kompetentność i efektywność. W przypadku handlowców decyzja jest dużo mniej oczywista – wszystko zależy od tego, co konkretnie (i komu) sprzedają. Nawet w stosunkowo prostym zagadnieniu samochodu prezesa nie jest to oczywiste. Zapewne będzie to coś drogiego, ale zupełnie co innego powie o firmie prezes jeżdżący Volvo, a co innego Porsche – nawet jeśli oba auto kosztować będą dokładnie tyle samo.

Wyposażenie

Tym sposobem jesteśmy już prawie na końcu wyboru samochodu.Dość dobrze wiemy jakie mamy potrzeby i co w stosunku do nich zaoferować może nam rynek. Zapewne zostało nam już tylko kilka ostatnich aut, między którymi musimy dokonać wyboru. W tym momencie zwracamy więc uwagę na pożądane wyposażenie.

Na tym kroku zbadać realne potrzeby użytkowników, którzy docelowo będą jeździć tymi samochodami. Klimatyzacja czy elektrycznie sterowane szyby to standard, bez którego trudno sobie wyobrazić nowy samochód w 2018 roku. Multimedialne „bajery” na pewno spodobają się użytkownikom, ale czy są uzasadnione biznesowo? Nawigacja i zestaw głośnomówiący mogą być, reszta – już raczej nie. Znalezienie złotego środka który zadowoli użytkowników i nie zrujnuje budżetu nie będzie najprostsze, ale jest koniecznym krokiem takiego projektu.

Niezawodność

Kwestia niezawodności to także problem pogodzenia dwóch różnych wartości. Oczywistym jest, że im bardziej niezawodny jest samochód, tym lepiej. Jednak jak konkretnie wycenić niezawodność? Ile powinniśmy w to zainwestować? W przypadku aut używanych do działań biznesowych, jest to stosunkowo proste.

Załóżmy, że wybieramy pomiędzy dwoma – identycznymi pod względem segmentu, klasy i wyposażenia – modelami dwóch różnych marek. Jedna z nich znana jest z bezawaryjności, ale nieco droższa od drugiej. Czy powinniśmy do niej dopłacić? Odpowiedź zależy od tego, jaką kwotę straci (albo jakiej nie zarobi) firma, jeśli niespodziewanie przez cały dzień nie będziemy mogli skorzystać z tego konkretnego samochodu. Jeśli jest to pokaźna suma – większa niż w uśrednieniu dziennie kosztuje nas posiadanie tego samochodu – to warto dopłacić do auta które zagwarantuje, że nie przytrafią nam się takie dni.

Okres użytkowania i TCO

Wreszcie, pod uwagę powinniśmy wziąć okres, przez jaki zamierzamy używać auta w firmie. Większość przedsiębiorstw zapewne będą interesować samochody do codziennego użytkowania, nabyte poprzez jedną z wielu dostępnych form finansowania – standardowo przez 2-3 lata, ale zdarzają się firmy, które inwestują i na 10 lat. Czasem spotykamy się też z wyjątkami od tej reguły – na przykład pracując z pojazdami potrzebnymi tylko do zrealizowania określonego projektu.

Różne marki, modele i konfiguracje będą się różnie zachowywać przez dany okres czasu. Jedne stracą na wartości mniej, inne więcej. Po niektórych spodziewać się możemy konieczności dodatkowych inwestycji po określonym czasie albo przejechanych kilometrach (podatne na zużycie części itd.) Inne nie wymagać będą większych nakładów finansowych i pracy. Długość okresu, przez jaki zamierzamy używać auto ma więc duże znaczenie w wyliczaniu ostatecznego TCO inwestycji. Nie tylko wpłynie na finalne kwoty, ale także na sam sposób ich wyliczania.

Najlepszy samochód flotowy

Czy istnieje najlepszy samochód flotowy? Poniekąd tak – ale dla każdej firmy będzie on czym innym. W naszym przypadku wybór aut w oparciu o przedstawione wyżej kroki doprowadził do hybrydowych Toyot Auris. Uważamy, że nie mogliśmy wybrać lepiej. Inne firmy będą natomiast tak samo zadowolone, jeśli ten schemat doprowadzi je na przykład do VW Passata, Kii Cee’d, czy nawet Fiata Pandy.

Każda firma jest inna – pracuje w nieco inny sposób, ma inne potrzeby. Bardzo ważne jest więc, aby dokładnie je przeanalizować i w oparciu o wnioski wypracować docelową specyfikację, która najlepiej zaspokoi wszystkie te potrzeby. Najlepszym samochodem flotowym będzie więc auto wybrane właśnie – i tylko – w taki sposób.