Koszty biurowe – ukryte źródło dużych i zbędnych kosztów

Materiały biurowe kupują wszystkie firmy – nawet najbardziej nowoczesna i zdigitalizowana firma nie ucieknie od czasu do czasu od koperty czy długopisu. Wiadomo też, że im większa firma, tym bardziej zdają się rosnąć potrzeby pracowników – zaczynamy kupować coraz większe ilości, coraz bardziej specjalistyczne materiały. Rosną też więc, oczywiście, koszty biurowe.

Czy możemy temu zapobiec? Oczywiście. Dokładnie określając realne potrzeby firmy, kontrolując ilość i specyfikację kupowanych materiałów, będziemy w stanie osiągnąć imponujące oszczędności w tym niepozornym obszarze. Przy okazji zaś możemy uruchomić pronowoczesne myślenie u pracowników biurowych. Poniżej kilka wskazówek, jak do tego podejść.

Zamówienia online i usługi door-2-door

Duże firmy zwykle posiadają 1-2 dostawców materiałów biurowych, którzy znajdują potrzebne towary i dostarczają je pracownikom. Średnie i małe firmy rzadko mogą pozwolić sobie na takie komfortowe rozwiązania – korzystają z wielu różnych dostawców, często po prostu oddelegowując jednego pracownika z listą zakupów do najbliższego marketu. Czy jest to efektywne? Na pewno nie.

Przede wszystkim, oddelegowany pracownik „traci” cenny czas firmy na zakupy, co w prawdzie trudno uznać za koszty biurowe, jednak z pewnością za koszt uznać trzeba, i to koszt niepotrzebny. To samo można przecież kupić online w kilka sekund, jeśli wcześniej zainwestujemy chwilę w stworzenie wirtualnego koszyka często zamawianych produktów, które nie będą się zmieniać przy każdym zamówieniu.

Zamówienia on-line umożliwiają także precyzyjne określenie jakie produkty i w jakich cenach nasi pracownicy mogą zamawiać. Co jakiś czas możemy zweryfikować ilości i poziom zamówień względem rzeczywistego wykorzystania i podjąć decyzję, czy nie dałoby się zaopatrywać naszej firmy w bardziej efektywny sposób. Z pomocą tutaj przychodzi także centralizacja zakupów.

W ramach potrzeb konkretnej firmy, do tego zagadnienia można także podejść bardziej „profesjonalnie”, korzystając z usług pośrednika B2B. Zyskamy tym samym dostęp do zaawanasowanych narzędzi podnoszących możliwość kontroli nad wydatkami dostępnych przez platformę zakupową zamiast zwykłej witryny sklepowej „dla mas”. Dostaniemy możliwość nadawania praw dostępu, ustalania budżetu (miesięcznego lub rocznego) w ramach Centrum Kosztowego czy Działu, i ustalania różnych poziomów akceptacji.

Zanim jednak zaczniemy zamawiać, warto odpowiednio zdefiniować rzeczywiste potrzeby naszej firmy, a przez to ograniczyć koszty biurowe wynikające z zamawiania zbędnych produktów.

Asortyment podstawowy i niezbędny, pierwszej potrzeby

Jako asortyment podstawowy rozumiemy materiały które w jakimś stopniu będą używane zawsze i w każdej firmie, np.:

• papier,
• tonery,
• segregatory i koszulki A4.

Czy możemy całkiem pozbyć się ich z biur? Jeszcze przez pewien czas, raczej, nie. Musimy więc pomyśleć, jak inaczej zoptymalizować te koszty, zakładając, że nie możemy też po prostu zacząć kupować ich mniej. Gdzie więc szukać oszczędności?

Papier. Tutaj pracować możemy przede wszystkim na specyfikacji. Z doświadczenia przy prowadzonych projektach wiemy, że polskie firmy zwykle kupują papier A4 o gramaturze 80 g/m² Dlaczego? Bo zawsze tak kupowały, albo uważają, że tylko taki papier „pasuje” do ich drukarek. Otóż, nie jest to prawda. Parametry znacznej większości typowo biurowych drukarek umożliwiają drukowanie na papierze o gramaturze od 60 do 175 g/m². Dokumenty wewnętrzne, których nie pokazujemy klientom, spokojnie możemy więc drukować na papierze 70 g/m² , na każdej kartce oszczędzając ok. 5%. W małych ilościach nie jest to może spektakularny wynik, ale w dużej skali przyniesie już zauważalne oszczędności.

Toner. Wybierając toner do drukarek, dwiema podstawowymi opcjami są oczywiście oryginał i zamiennik. W polskich firmach wybór bardzo często pada na pierwszą, dużo droższą opcję: „bo nie ma co ‘januszować’, firmowy toner musi być dobry, a zamiennik to nie wiadomo co”. Jest to błędne podejście: jeśli poświęcimy trochę czasu na właściwe zbadanie rynku, łatwo znajdziemy zamienniki  od certyfikowanych producentów niczym nie ustępujące w jakości częściom oryginalnym. Będą to kolejne oszczędności, tym razem dużo bardziej spektakularne – często nawet do 50% na każdym tonerze.

Drukowanie jako usługa. W przypadku dużych firm zalecamy jednak rozwiązanie bardziej radykalne: całkowite wyłączenie zakupu tonerów z materiałów biurowych i przejście na outsourcing druku, oferujący w cenie usługi: drukarki, tonery i serwis. Takie rozwiązanie daje nam 100% kontrolę nad zużyciem – płacimy stałą cenę za wydruk i nie przejmujemy się niczym innym. Nie musimy się zastanawiać dlaczego w jednym miesiącu toner wystarczył na wydrukowanie 2500 stron, a w innym tylko na 1500, czy wystarczy nam ryz papieru, albo czemu drukarka odmawia posłuszeństwa – wszystkimi tymi kwestiami zajmuje się dostawca, który przedstawia odstępstwa od założeń i standardów.

Segregatory. Przy omawianiu potrzeb i kosztów Klientów w tym zakresie, często natykamy się na zastanawiające podejście do tematu. Segregatory bywają „specjalnym” materiałem biurowym. Traktowane są poniekąd jako element wizerunku firmy i wystroju wnętrza, i kupowane w określonym kolorze i kształcie, określonej marki. Potem jednak są zamykane w szafach czy nawet zewnętrznych archiwach, gdzie nikt nie ogląda ich przez lata. Taka z pozoru błaha dowolność to jednak kolejna okazja do zaoszczędzenia. Segregator powinien mieć tylko jedną funkcję – tanio przechowywać dokumenty. Cała reszta to kwestia drugorzędna we współczesnej firmie, która wizerunek buduje nie w oparciu o kolor segregatora, a na przykład w oparciu „clean desk policy”, czy nowoczesne systemy archiwizacji dokumentów .

Jak widać nawet koszty biurowe związane z zakupem podstawowych materiałów można dodatkowo zoptymalizować, a każda optymalizacja kosztów w firmie przynosi oszczędności.

Asortyment pierwszej potrzeby, ale czy na pewno?

W trakcie analizy danych w jednym z projektów zauważyliśmy, że Klient kupuje ogromne ilości długopisów i bardzo dużo kalkulatorów. Oczywiście, w branży bankowej, ubezpieczeniowej lub każdej innej gdzie wymagane jest zawarcie umowy z Klientem w formie „papierowej”, potrzebny jest długopis – nikt tego nie kwestionuje. Jest więc materiałem pierwszej potrzeby. Czy jednak potrzebujemy kupować ich kilka, jeśli nie kilkanaście, na każdego pracownika? Nie chodzi nam o określanie drakońskich limitów i uprzykrzanie pracownikom życia – ale warto dobrze przyjrzeć się rzeczywistym potrzebom firmy, jeśli na poważnie podchodzimy do pracy nad oszczędnościami.

Co jednak z kalkulatorami? Możemy łatwo sobie wyobrazić zadania, do których mogły być potrzebne – ale 15 lat temu. Ile różnych urządzeń z tą samą funkcjonalnością ma dziś przy sobie pracownik? Co najmniej jedno – telefon, bardzo często dwa – telefon i komputer – albo i więcej. Być może samo przeprowadzanie kalkulacji nadal jest ważną potrzebą naszego Klienta, o której nie można zapomnieć. Jednak zakup osobnych kalkulatorów na pewno nie jest ani najlepszą, ani najtańszą metodą jej zaspokojenia.

Kieszonkowe kalkulatory są oczywiście bardzo oczywistym „dinozaurem”, jakiego śmiało możemy pozbyć się z firmowych kosztów – ale pewnie niewiele firm znajdzie tak proste rozwiązania. Jest to jednak ważny przykład sposobu myślenia, który przynosi pokaźne oszczędności. Przed każdym zakupem powinniśmy zadać sobie trzy pytania. Po pierwsze: czy tej potrzeby nie jestem w stanie zaspokoić czymś, co już posiadam? Po drugie: czy mogę kupić coś, co zaspokoi więcej niż jedną potrzebę na raz, eliminując kolejne wydatki w przyszłości? Wreszcie: czy naprawdę jest mi to potrzebne?

Ostatnie z pytań szczególnie warto zadawać sobie podczas drukowania – każda wydrukowana kartka to przecież konkretny, łatwy do policzenia koszt. Czy naprawdę muszę drukować jednostronnie i każdą kartkę w kolorze? Czy musimy drukować prezentację do rozdania klientom, skoro wszyscy na spotkaniu będą z laptopami i możemy łatwo przesłać PDF-y? Poprzez takie proste refleksje, co miesiąc do zaoszczędzenia są tysiące kartek. W skrócie: zadawanie sobie pytań o zasadność ponoszonych kosztów może przynieść spektakularne efekty i przenieść naszą firmę do nowej rzeczywistości, pozbawianej absurdalnych zakupów i kosztów. Należy przy tym jednak pamiętać o zachowaniu ergonomii pracy, którą możemy łatwo zaburzyć zbyt pochopnymi cięciami kosztów biurowych.

Co mamy już w biurze

Czy zastanawialiście się kiedyś, ile materiałów biurowych jest „chomikowanych” przez pracowników w szafkach, biurkach, czy kontenerkach? My robimy to nieustannie. Zdarza się, że przychodzimy na spotkanie do Klienta, , i dyskretnie liczymy, ile długopisów mamy w zasięgu wzroku na jednym biuru – często nie starcza nam palców. Czy użytkownicy biurek rzeczywiście używają ich wszystkich, czy po prostu stopniowo się nagromadziły i leżą zapomniane? Pewnie właściwa jest ta druga możliwość.

Gdyby zebrać takie nieużywanie długopisy ze wszystkich biurek, pewnie okazałoby się, że firma nie musi ich dokupywać przez lata. A przecież podstawowe materiały biurowe to nie tylko długopisy: znajdziemy też zszywacze, opakowania zszywek, karteczki post-it, taśmy, mazaki i dziesiątki innych użytecznych materiałów.

Jest wiele sposobów, aby zoptymalizować ten obszar. Można podejść do tego centralnie, lub zaangażować całą załogę, aby identyfikowała się z tym rozwiązaniem. Łatwo jest też zrobić z tego łatwy i ciekawy projekt, na przykład organizując zawody, kto zbierze najwięcej takich materiałów, w zamian za jakiś benefit. Być może nie tylko osiągniemy jednorazowy efekt, ale zaszczepimy też większą dbałość o ograniczanie marnotrawstwa na przyszłość, wniesiemy kolejną zmianę do kultury organizacyjnej delikatnie, ją unowocześniając, a przy okazji obniżając koszty biurowe.

Oszczędności, jakie wypracujemy wykorzystując dany długopis, taśmę, czy pudełko zszywek są oczywiście właściwie niezauważane w skali działania całej firmy. Jednak szybko wzrosną wraz ze skalą takiego projektu, jeśli unikniemy konieczności zakupu np. 1000 takich pakietów. Dlatego nie powinno lekceważyć potencjału oszczędnościowego, jaki możemy znaleźć w tym obszarze, nawet jeśli w teorii nie kupujemy tutaj nic drogiego. Zaś efekt zmiany sposobu myślenia na bardziej ekologiczny i nowoczesny wskroś całej firmy jest nie do przecenienia.