Jak zapobiec nieterminowemu płaceniu faktur przez klientów?

Nieterminowe płacenie faktur przez klientów jest zmorą niejednego polskiego przedsiębiorcy. Upominanie się o należne nam pieniądze jest trudne i dla wielu upokarzające, a brak pieniędzy na koncie w spodziewanym terminie może zaburzyć płynność finansową firmy, przynosząc kolejne kłopoty. W ostatnich miesiącach problem stał się jeszcze poważniejszy w wyniku wprowadzenia Mechanizmu Podzielonej Płatności (Split Payment). Mniejsza elastyczność i ograniczone możliwości dokonywania operacji na kontach bankowych jeszcze bardziej utrudniają wybrnięcie ze skomplikowanej sytuacji finansowej, w jakiej znaleźć się możemy w wyniku nieopłaconych faktur.

Czy można więc zapobiec takim sytuacjom? Zapewne nie w pełni – zawsze trzeba brać poprawkę na czynnik ludzki czy losowe zdarzenia. Można za to podjąć pewne kroki, które znacznie ograniczą ryzyko nieopłaconych w terminie faktur. Nie mowa tu bynajmniej o usługach faktoringowych czy windykacyjnych. Mamy raczej na myśli czynności które przed, w trakcie i po wystawieniu faktury przedsiębiorca może podjąć na własną rękę, aby zagwarantować pomyślną współpracę ze swoim klientem.

Skala problemu

Według raportu Krajowego Rejestru Długów, Indeks Należności Przedsiębiorstw (INP), obrazujący problem zatorów płatniczych w polskich przedsiębiorstwach, wyniósł w I kwartale 2018 r. 89,1 punktu. Wyraźnie zauważalna jest więc tendencja spadkowa – w IV kwartale 2017 r. wyniósł on bowiem 92,1 (wyższy wynik oznacza większą rzetelność przedsiębiorstw i bardziej terminowe rozliczanie faktur).

Jak przekłada się to na kwestie finansowe? Zaskakująco wyraźnie: według tego samego raportu, statystyczny polski przedsiębiorca nigdy nie zobaczy aż 227 z każdego tysiąca złotych, na jaki wystawi fakturę. 

Poważne pieniądze wydawane są także na proaktywne zapobieganie zatorom płatniczych i reaktywne rozwiązywanie problemów. Statystyczna firma na ten cel przeznacza aż 7,3% wszystkich swoich kosztów. Problem jeszcze mocnej dotyka najmniejszych firm, poniżej 10 pracowników – w ich przypadku wynik ten wzrasta do 9%.

W wyniku nieterminowo płaconych faktur, aż 55,7% firm dotkniętych tym problemem nie jest w kolei w stanie terminowo uregulować swoich zobowiązań. 28,9% przedsiębiorstw ogranicza z tego powodu swoje projekty inwestycyjne, a 10,4% zmuszone jest zwolnić pracowników lub zredukować ich wynagrodzenie.

Praca nad procesem

Jak więc zlikwidować, lub przynajmniej znacznie ograniczyć te problemy? Rozwiązanie jest stosunkowo proste. Pozyskiwanie należnych nam pieniędzy potraktować należy tak samo, jak traktujemy inne ważne dla prawidłowego funkcjonowania naszej firmy procesy. Proces ten musi być więc należycie zaplanowany i opisany tak, aby dobrze widoczne były wszystkie powiązania i zależności pomiędzy konkretnymi mniejszymi czynnościami, a ostatecznym zero-jedynkowym etapem: faktura opłacona na czas, albo nie. Każdy pracownik biorący w nim udział powinien też dokładnie wiedzieć, jaką konkretnie pełni rolę i co jest od niego wymagane. Jest to szczególne ważne, bowiem w procesie tym mogą brać udział aż trzy różne piony: sprzedaży, operacyjny i finansowy. Łatwo jest więc o błędne zrozumienie podziału obowiązków i brak odpowiedniej komunikacji.

Dobrym posunięciem może być także pójście o krok dalej i wyznaczenie konkretnej osoby odpowiedzialnej za czasowe pozyskanie należności od konkretnych klientów – analogicznie do tego, jak w dziale zakupów wyznaczany jest Właściciel Typu Kosztów, odpowiedzialny za całość wydatków w określonej grupie zapotrzebowań. Od takiej osoby będziemy mogli wymagać znajomości ryzyk i potencjalnych problemów, jakich możemy spodziewać się w tym zakresie przy współpracy z konkretnym klientem. Finalnie pracownika tego możemy też łatwo rozliczać z sukcesów lub ich braku, bowiem efekty jego pracy będą proste do zmierzenia.

Co jednak konkretnie robiłby taki człowiek, lub więcej pracowników rozproszonych po firmie? Posunięcia te podzielić można na poszczególne etapy współpracy z klientem.

Podpisywanie umowy

Poprawnie skonstruowana umowa (lub zamówienie) jest największą gwarancją opłaconej na czas faktury – to ona jest przecież najważniejszym dokumentem zawartym pomiędzy stronami. Powinniśmy więc zadbać o to, by zawrzeć w niej zapisy jasno określające to, od czego zależy otrzymanie przez nas zapłaty w spodziewanym terminie. Takie zapisy zależeć będą oczywiście w dużej mierze od rodzaju współpracy i produktu czy usługi, jaki oferujemy. Jeśli, na przykład, prowadzimy dla klienta pewien projekt, to interesować nas będzie przede wszystkim precyzyjne ustalenie kryteriów, wobec których klient uzna go za zakończony (a więc gotowy do fakturowania) lub nie.

Zapisać więc możemy że, na przykład, po zakończeniu naszych prac dostarczymy raport, z którym po stronie klienta zapozna się określona osoba i po określonej ilości dni roboczych zaakceptuje zakończenie projektu bądź wniesie sprzeciw. Dostarczamy tym samym klientowi swego rodzaju instrukcję, która przeprowadzi go przez proces zamykania projektu. Raport jest natomiast po prostu rodzajem protokołu przekazania. W przypadku usług nie mówimy wszak o dostawach, ale formalne udokumentowanie osiągnięcia określonej fazy, lub poziomu jest identycznie istotne.

Same kryteria wywiązania się ze zobowiązania po naszej stronie też, oczywiście, nie powinny podlegać interpretacji. Zakres zadań czy dostarczanych opisujmy więc w oparciu o fakty, liczby i precyzyjnie określone terminy. Dążyć powinniśmy do tego, aby jedynymi możliwymi odpowiedziami na pytanie o wywiązanie się z konkretnego punktu umowy były „tak” i „nie”.

Czytelników zainteresowanych zagadnieniem umów z perspektywy klienta zachęcamy natomiast do zapoznania się z poświęconą temu zagadnieniu publikacją.

Po wystawieniu faktury

Załóżmy, że nasz hipotetyczny projekt zakończył się pomyślnie i został zaakceptowany po stronie klienta. Wystawiamy więc fakturę, wysyłamy i czekamy. Czy można zrobić coś więcej? Oczywiście. Kilka dni po wysłaniu faktury dobrze jest skontaktować się z klientem. Możemy wtedy upewnić się czy na pewno otrzymał dokument, czy wszystko jest w nim zrozumiałe, czy nie ma żadnych zastrzeżeń co do kwoty i sposobu jej naliczenia. Wreszcie: czy nie widzi żadnych przeszkód, które mogą opóźnić realizację zapłaty.

Pamiętać przy tym należy, że w większości przypadków za ostateczne wypuszczenie płatności odpowiadać będzie kto inny niż nasz dotychczasowy partner po stronie klienta. Opłacić się więc może zadanie sobie trudu by skontaktować się i z tą osobą, bowiem może mieć ona względem nas dodatkowe wymagania. W ten sposób znacznie ułatwimy komunikację pomiędzy wszystkimi trzema stronami i przyspieszymy proces zapłaty.

Biznesowi partnerzy

W polskim biznesie często spotykamy sytuację, gdzie klient jest Panem, który przejmuje pełną kontrolę nad, a dostawca tylko skruszonym sługą bez kontroli nad własnym losem. Szczególnie wyraźnie takie układy widoczne są właśnie w kwestii terminowego płacenia faktur – dostawcy rzadko mają odwagę upominać się o swoje. Jednak nie powinno to tak wyglądać – po dwóch stronach umowy swoją przecież partnerzy, którzy powinni się nawzajem szanować. Dlatego zachęcamy do skorzystania z powyższych wskazówek i większej proaktywności w zapobieganiu zatorom płatniczym. Wiele możliwości jest bowiem w naszych rękach, a skutki nieotrzymywanych na czas płatności mogą okazać się bardzo poważne. Działania ten nie powinny być rozważane jako zamiennik tradycyjnej windykacji. W niektórych przypadkach ta forma pozyskiwania przychodu nadal może, niestety, okazać się konieczna. Stosunkowo prostymi środkami jesteśmy natomiast w stanie ograniczyć te przypadki do minimum.