Kto zapłacił za majówkę Kowalskiego: rozliczanie prywatnych jazd w firmie

Rozliczanie prywatnych jazd: kto zapłacił za podróż Kowalskiego na tegoroczną majówkę?

Kto zapłacił za majówkę Kowalskiego

Według ostatniego raportu Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów, liczba samochodów używanych przez polskie firmy w formie wynajmu długoterminowego wynosi ponad 163 tysiące. Nasze samochody firmowe zaliczają się do tej liczby. Podczas długiego weekendu, podobnie jak setki tysięcy Polaków, spakowaliśmy w nie rodziny, zwierzęta, i dmuchane baseny i wyjechaliśmy za miasto.

Wypoczywając, zadaliśmy sobie pytanie, ile osób postąpiło tak samo jak my. Ilu polskich pracowników wykorzystało firmowe samochody do tego prywatnego wypadu i kto za to zapłacił? Tak precyzyjnych danych, niestety, nikt jeszcze nie prezentuje. Zagadnienie to porusza jednak jedną z kluczowych kwestii dotyczących firmowych flot, o której warto wspomnieć kilka słów pomimo niedosytu z braku odpowiedzi na nasze oryginalne pytanie.

To, czy przeciętny Kowalski pojechał na działkę służbowym autem i czy rozliczył się ze swoją firmą za koszty tej podróży, jest oczywiście niczym innym jak sezonowym wariantem problemu starego jak pierwsze floty samochodowe. W jaki sposób powinniśmy ustawić rozliczanie prywatnych jazd naszych pracowników służbowymi autami? Czy powinniśmy skrupulatnie liczyć każdy kilometr, czy ustalić stałą stawkę ryczałtową i zaufać pracownikowi, że nie przejedzie więcej? Jakie są zalety, a jakie wady obu rozwiązań? Wreszcie – czy istnieje da nich lepsza alternatywa?

GPS i telematyka czy ryczałt i zaufanie

Najpoważniejszym argumentem „za” skrupulatnym rozliczaniem naszych pracowników z prywatnych wyjazdów jest oczywiście kwestia finansowa. Oszczędności to nasze drugie imię – dobrze wiemy więc jak pokaźnych kosztów da się uniknąć rzetelnie kontrolując i ograniczając firmowe wydatki. Zaoszczędzimy nie tylko na kosztach eksploatacyjnych, które zwiększają się wraz z ilością przejechanych kilometrów – benzynie, przeglądach, serwisie, oponach itd. Jeśli będziemy w stanie udowodnić Urzędowi Skarbowemu, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych, będziemy uprawnieni do odliczenia 100% VAT od zakupu, kosztów eksploatacyjnych oraz paliwa. Natomiast jeżeli zdecydujemy się na udostępnienie pracownikom aut firmowych w formie „mieszanej” – do celów prywatnych i służbowych – będziemy w stanie odliczyć tylko 50%.

Kwestie „HR-owe” są natomiast mocnym argumentem przeciw podliczaniu każdego kilometra przejechanego przez naszych pracowników. W takich firmach służbowy samochód staje się nie tylko narzędziem do pracy, ale także jednym z jej benefitów. Użytkowanie natomiast oparte nie jest już na ścisłej kontroli, tylko w dużej mierze na zaufaniu, że nasz pracownik rozsądnie zbalansuje podróże prywatne i służbowe, nie wyzyskując firmy. W rezultacie zamieniamy więc wyższe koszty na zadowolenie personelu. Pozbywamy się także konieczności i kosztów rozliczania kilometrówek oraz wszelkich innych procedur i formalności  związanych z upewnianiem się, czy pojazdy wykorzystywane są wyłącznie do celów służbowych.

Nie sposób wskazać jest jedyne „właściwe” wyjście z tego dylematu. Każda firma ceni sobie co innego, w oparciu o te wartości kreuje swoją ogólną strategię firmową i bardziej precyzyjnie strategię flotową. Należy jednak pamiętać, że dobrze zbudowana strategia nie może być oparta tylko na abstrakcyjnych wartościach. Wskażą nam one jedynie kierunek, w kierunku którego będziemy zmierzać. Wszystkie obiektywne elementy naszej polityki powinny być natomiast wypracowane w wyniku wnikliwej analityki obszaru, podczas której wypracujemy czynniki, które chcemy mieć pod kontrolą podczas użytkowania floty. Tylko tak wypracowana strategia flotowa i oparty na niej Regulamin Flotowy będzie rzeczywiście odpowiadać realnym potrzebom naszej firmy.

Jak działa nowoczesna flota

Należyte zarządzanie flotą jest kolejnym nieodłącznym elementem dobrej strategii. Znacznie ułatwią nam to nowoczesne narzędzia i rozwiązania. Nie tylko usprawnią one kontrolę nad samochodami, ale także mogą całkowicie zrewolucjonizować sposób, w jaki postrzegamy pojazdy służbowe. W kontekście rozliczania bądź nie podróży prywatnych, mowa tu przede wszystkim o rozwiązaniach typu free floating, które w dużej mierze łączą ze sobą korzyści obu opcji.

Flota typu free floating to nic innego jak usługi car sharing coraz częściej spotykane w dużych miastach dostosowane do realiów firmowych. Samochody wynajmowane w ten sposób funkcjonują za zasadzie Full Service Leasing, ale nie są przypisane na stałe do konkretnego użytkownika. Nic więc nie stoi na przeszkodzie by pracownik, który na co dzień porusza się sedanem, jadąc na majówkę przesiadł się w SUV-a. Bezkluczykowe samochody rezerwowane i otwierane przez smartfona znacznie ułatwią takie przesiadki w porównaniu do tradycyjnej floty. We free floatingu taki prywatny wyjazd będzie rozliczany na zasadzie krótkoterminowego podnajmu przez pracownika, w oparciu o stałą cenę za kilometr. I użytkownik, i administrator floty unikną jednak znacznej części żmudnych formalności. Wszystko załatwi oznaczenie podróży jako prywatnej w tej samej smartfonowej aplikacji, a system zajmie się resztą. System taki jest więc w pewnym sensie uzupełnieniem rozwiązań typu Mobility as a Service dla firm, które nie są gotowe całkowicie zrezygnować z własnych samochodów.

W ostatecznym rozrachunku otrzymujemy więc stosunkowo usatysfakcjonowanego pracownika. Musiał on, co prawda, rozliczyć się za prywatną podróż. Docenia jednak wygodę i elastyczność takiego rozwiązania, a także to, że nie zapłacił ani grosza więcej, niż rzeczywiście wykorzystał.. Firma może natomiast zanotować pokaźne oszczędności, jeśli model oparty na „posiadaniu” zamienimy na taki oparty na „używaniu”. Nowoczesne planowanie wykorzystania pojazdów oznacza, że można wynająć ich mniej, nie ograniczając tym samym w żaden sposób komfortu użytkowników.