Jak analiza TCO wspomaga optymalizację kosztów w firmie

W naszym poprzednim artykule przedstawiliśmy kluczowe elementy projektu optymalizacyjnego, przybliżając kwestie które przede wszystkim należy wziąć pod uwagę myśląc o wypracowaniu oszczędności dla naszej firmy. Mamy więc już odpowiedź na pytanie „co optymalizować?”. Dziś o krok dalej, zadając pytanie „jak optymalizować?”. Jedną z najpewniejszych odpowiedzi jest dla nas analiza TCO, czyli rozbicie finalnego kosztu określonego obszaru na wszystkie jego części składowe. Jak się do tego zabrać, czego się dowiemy i jakie przyniesie nam to korzyści? Na wszystkie te pytania odpowiadamy z poniższym artykule.

TCO – co?

TCO (ang. Total Cost of Ownership – całkowity koszt posiadania) – to pojęcie używane przede wszystkim w księgowości dla określenia wartości w projektach inwestycyjnych. Jak sama nazwa wskazuje, finalna wartość którą otrzymamy w rezultacie takiego wyliczenia ma jak najwierniej odzwierciedlać wszystkie koszty związane z danym obszarem: bezpośrednie i luźno powiązane, oczywiste jak i ukryte. Na przykład wyliczając TCO dla samochodu w naszej flocie, powinniśmy jako minimum wziąć pod uwagę wszystkie poniższe czynniki:

• finansowanie: koszt zakupu, amortyzacja, koszt pieniądza,
• paliwo,
• ubezpieczenie,
• serwis (przeglądy, naprawy, części zamienne),
• podatki i inne opłaty administracyjne (RTiV),
• koszt alternatywy,
• koszty przestojowe.

Nie da się ukryć, że przygotowanie tak rzetelnego zestawienia wszystkich kosztów związanych z danymi aktywami, wymaga dużego nakładu pracy. Czemu więc efektywnie działające firmy decydują, że mimo to warto przygotować takie zestawienie?

Coś dla oszczędnych

Wyliczenie TCO daje przede wszystkim dostęp do pogłębionej wiedzy o własnym przedsiębiorstwie – wartości często niedocenianej w polskim biznesie. Przygotowanie takiego zestawienia umożliwi nam szeroki ogląd badanego źródła kosztów; pokaże znacznie więcej niż kwestie oczywiste, którymi zajmujemy się na co dzień. Zrozumiemy też z jakich mniejszych części składa się ostateczne TCO, jak te części są między sobą powiązane i co zależy od czego.

Taka wiedza nie jest oczywiście tylko wartością samą w sobie. Z powodzeniem możemy bowiem wykorzystać ją do przyniesienia naszej firmie pokaźnych oszczędności. Nie pracujemy już na jednej pokaźnej liczbie, z którą trudno jest cokolwiek zrobić. Teraz mamy dostęp do kilkunastu, a czasem nawet kilkudziesięciu mniejszych czynników, które się na nią składają, a każdy z nich to osobna okazja do znalezienia potencjalnych oszczędności. W ten sposób zmuszeni jesteśmy do analizy źródeł kosztów, które zawsze mieliśmy z tyłu głowy myśląc o końcowej kwocie, ale nigdy nie mieliśmy o nich konkretnych danych. Poznajemy też nowe dla nas „ukryte” elementy kosztotwórcze, których nigdy nie braliśmy pod uwagę.

Świetnym przykładem korzyści płynących z analizy TCO jest jeden z naszych projektów, o którym wspominaliśmy niedawno na łamach Harvard Business Review Polska. Analiza TCO kosztów związanych z zakupami materiałów marketingowych naszego klienta pozwoliła nam wyszczególnić koszty dostawy do każdej placówki z osobna – do tej pory wliczone w cenę produktów – jako możliwe źródło oszczędności. Zaproponowaliśmy więc zmianę tego modelu na zbiorcze dostawy do centrali i dalszą dystrybucję we własnym zakresie, przy okazji innych dostaw. Klient zaoszczędził w ten sposób 35% całkowitych kosztów obszaru. Rozliczanie nowej formy dystrybucji z kolei okazało się tylko minimalną niedogodnością, którą chętnie zaakceptował.

Coś dla zaradnych

Przykład naszego projektu świadczy nie tylko o finansowych korzyściach opracowywania TCO. Równie ważnym aspektem szerokiego spojrzenia, które umożliwia taka analiza, jest wyszukiwanie ukrytych rezerw i dostępnych zasobów w organizacji. Wiedza, że koszt transportu stanowi znaczną część TCO materiałów marketingowych nic by nam nie dała, jeśli nie dowiedzielibyśmy się też, że w firmie uruchomiony jest już dla innego procesu łańcuch dostaw pomiędzy centralą i oddziałami.

Porównując koszty obu form transportu znaleźliśmy potencjał, który łatwo dało się uruchomić, by wypracować dla klienta pokaźne oszczędności. Wystarczyło tylko nieznacznie zmodyfikować mechanizmy wewnętrznych dostaw i zaimplementować proste narzędzie informatyczne, aby móc zrezygnować z drogiego transportu bezpośrednio od dostawcy.

Coś dla graczy zespołowych

Co jednak, jeśli (pozostając w przykładzie naszego projektu) zakupami i wewnętrznymi dostawami zajmują się różne działy, do tej pory rozmawiające ze sobą tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne? W takim przypadku ujawnia się kolejna zaleta wnikliwej analizy TCO: poniekąd wymuszona zostaje lepsza komunikacja pomiędzy poszczególnymi silosami.

Na pewno zdarzy się to na etapie badania źródeł kosztów, kiedy po całej organizacji szukać będziemy elementów składowych ostatecznego kosztu. Poszczególne departamenty wyjaśnią nam dokładnie swoją rolę w generowaniu kosztów, zapewne dostarczą też odpowiednie dane. W rezultacie nawet jeśli głównym celem takiej analizy była kontrola kosztów, przy okazji lepiej zrozumiemy też jak działa nasza firma jako całość i wszystkie silosy z osobna.

Jeśli w rezultacie naszej analizy znajdziemy możliwość oszczędności i uruchomimy projekt optymalizacji kosztów, to niemal na pewno jeszcze mocniej pogłębimy tę współpracę. Projekty takie niemal zawsze wprowadzają wspólne cele pomiędzy działami które nigdy wcześniej ich nie miały. Silosy uruchamiają więc stałą komunikację między sobą, dążąc do wspólnego celu zaczynają wymieniać się informacjami, szukają najlepszych rozwiązań, wspólnie je modelują i wdrażają.

Coś dla myślących przyszłościowo

Po znalezieniu nieznanych wcześniej źródeł kosztów często natykamy się także na „Króla Ćwieczka”. Mowa oczywiście o przestarzałych rozwiązaniach, procesach, czy technologiach. Ich wiek nie tylko razi sam w sobie, z zasady, ale ma też realny wpływ na efektywność działania firmy i wysokość ponoszonych kosztów. Projekt analizy TCO jest więc idealną okazją, aby wyeliminować takie problemy.  Natykając się na odwieczne rozwiązania zapytajmy „Nadal tak chcemy, po co robimy to nadal w ten sposób? Czy to nam służy?”.

Lęk przed wprowadzaniem nowości jest zjawiskiem naturalnym. Jednak przy prawidłowo przeprowadzonej modernizacji okazuje się, że diabeł wcale nie jest taki straszny. Koszt, z jakim związane są modernizacją czy wprowadzenie nowoczesnych narzędzia, rozwiązań i systemów szybko się zwraca, niemal od razu zaczynając przynosić pokaźne oszczędności. Z kolei dobry wybór, staranna implementacja i właściwe przeszkolenie załogi z nowych rozwiązań szybko eliminuje wszystkie obawy i wątpliwości związane z codziennym użytkowaniem nowoczesnych rozwiązań.

Coś dla wszystkich

Jedną z najważniejszych korzyści płynących ze wspólnej pracy nad TCO jest natychmiastowe wyzwolenie się ukrytej do tej pory energii w organizacji. Możliwość pracy w nowym zespole, nad ciekawym i ważnym projektem, procesem biegnącym przez różne funkcje i obszary i poczucie wpływu na pracę całej firmy, z jasnym i łatwo mierzalnym efektem: wszystko to działa motywująco na nasz zespół. Każdy menadżer z kolei wie, jak ważnym zasobem jest pozytywna energia w zespole, nawet jeśli niełatwo jest ją uchwycić i zmierzyć w obiektywny sposób.

Co konkretnie oznacza tak zmotywowany zespół? Rozumiemy przez to ludzi, którzy będą bardziej lojalni wobec firmy i swoich współpracowników, zapominając o biurowej polityce i biurokracji, będą skłonni robić więcej i staranniej nie dla wynagrodzenia, tylko dla własnej satysfakcji, będą też myśleć o długofalowym sukcesie firmy i zgłaszać swoje propozycje jego osiągnięcia. Współodpowiedzialność i konieczność, a z czasem przyjemność, ze współpracy ponad granicami działów, oraz szerokiego rozumienia wpływu i zależności będą wspierać realizację strategicznych celów firmy.

Oczywiście nie będzie to zasługą liczenia TCO samego w sobie – redukcja kosztów jest ekscytująca, ale nie aż tak. Osiągniemy to raczej dzięki wszystkim mniej oczywistym czynnościom i zmianom, które idą w parze z analizą TCO, o których mówiliśmy na łamach tego artykułu.