Podczas webinarium Harvard Business Review Polska „Optymalizacja kosztów w firmie”, w którym braliśmy udział, kilkukrotnie pojawiło się pytanie o kluczowe elementy projektu optymalizacyjnego. Jakie najważniejsze etapy obejmuje taki projekt? Na co należy zwracać szczególną uwagę? O co zadbać, a na co uważać? W dzisiejszym artykule postaramy się przybliżyć te kwestie, rozwijając nieco wątki, które pojawiły się podczas webinarium.

Zdefiniowanie prawdziwych potrzeb

Oczywistym jest, że przez optymalizację rozumiemy przede wszystkim zmniejszenie kosztów prowadzenia firmy. Koszty biorą się z wydatków, a wydatki z potrzeb. Dlatego pierwszym krokiem na drodze do oszczędności jest właśnie wnikliwa analiza potrzeb naszej firmy. Innymi słowy: czy kupujemy tylko to, czego naprawdę potrzebujemy i w odpowiednich ilościach? Często popełnianym błędem jest kupowanie produktu domyślnego, a nie według konkretnej, precyzyjnej specyfikacji.

Na przykład:

• kupujemy samochody określonej marki, bo firma ma dobre układy z dealerem,
• kupujemy dane modele telefonów, bo od zawsze w firmie używany był określony system operacyjny.

Takie oczywiste rozwiązania niemal nigdy nie okazują się obiektywnie najlepsze. Możemy też kupować na wyrost, bo nie zostało zmierzone realne zapotrzebowanie: na przykład co miesiąc płacąc za duże paczki danych internetowych, które nie są wykorzystywane.

Bardzo ważne jest więc rzetelne zbadanie realnych potrzeb naszej firmy dla zbudowania właściwej specyfikacji i realnego zapotrzebowania w oparciu o konsumpcję.

Wypracowanie specyfikacji opartej o obiektywne parametry i funkcje umożliwi nam prawidłowo zbadać rynek i wybrać produkt czy usługę najlepiej dopasowaną do naszej firmy. Natomiast analizując historyczne dane dotyczące użytkowania danego produktu i przewidując jego wykorzystanie w kolejnych okresach kupimy tylko tyle, ile naprawdę potrzebujemy.

Oczywiście należy także pamiętać, że nie jest to czynność którą wykonamy tylko raz. Realia rynku i naszej firmy ciągle się zmieniają, dlatego konieczne będzie okresowe ponawianie takiego postępowania.

Kupowanie na własnych warunkach

Po wypracowaniu specyfikacji z której będziemy zadowoleni, przychodzi czas na wybór konkretnego produktu czy usługi i dostawcy. Skomplikowanie tego etapu często bywa niedocenianie. Znalezienie idealnego rozwiązania wymagać będzie od nas tak nieustępliwości w dążeniu do celu, przeglądając dziesiątki, jeśli nie setki różnych ofert. Konieczna będzie też ekspercka wiedza, by wyłapać wszystkie istotne różnice między nimi.

Podczas negocjacji z potencjalnymi dostawcami warto zawsze mieć z tyłu głowy to, że – poza małymi wyjątkami – poruszamy się w rynku konsumenta. Nie powinniśmy więc przystawać na podstawową ofertę dla mas, tylko dążyć do jak najbardziej dokładnego dostosowania propozycji dostawcy do potrzeb naszej firmy i twardo negocjować korzystne dla nas warunki. Punktem kluczowym oczywiście będzie cena, ale próbując zaoszczędzić ile się da nie możemy zapomnieć o istotnych czynnikach, takich jak warunki serwisu (SLA), długość trwania umowy, dedykowany opiekun itd. Na koniec warto też dobrze podpisać umowę – w jednym z naszych artykułów podpowiadamy dokładnie na co zwrócić uwagę.

Redukcja czynności i zadań

Wnikliwa analiza wewnętrznych procesów firmy niemal na pewno pokaże nam czynności (lub całe ich sekwencje) które mogą odbywać się w bardziej efektywny sposób. Częstymi winowajcami są czynności, które od zawsze wykonywane są wyłącznie z przyzwyczajenia albo „bo tak trzeba” lub „bo zawsze tak robiliśmy”. Obiektywne spojrzenie z zewnątrz pokazuje natomiast, że wcale nie są one konieczne do osiągnięcia końcowego celu danego procesu. Mogą więc zostać albo wyeliminowane całkowicie, albo ich funkcjonalność zostać zachowana przez minimalną modyfikację jednej z pozostałych czynności w procesie.

Szczególnie kosztotwórczymi przypadłościami tego typu są „zapętlone” procesy, które na każde dwa kroki w przód muszą też zrobić jeden wstecz. Możemy natknąć się na przykład na nieefektywnie ułożony proces obiegu dokumentów, w którym dokument kilkukrotnie trafia do tej samej osoby tylko po to, by podpisem potwierdziła o jego istnieniu. „Pętle” często występują też w procesach wykorzystujących różnorodne systemy informatyczne, gdzie problemem jest właściwa komunikacja pomiędzy poszczególnymi systemami. Dane są więc konwertowane w tę i z powrotem (w skrajnych przypadkach ręcznie) pomiędzy różnymi formatami, tracąc mnóstwo czasu i tym samym pieniędzy. (Więcej na ten temat piszemy w tym artykule na temat mierzenia procesów.)

Niedoceniane jest także szersze spojrzenie na wiele procesów przebiegających przez różne piony/działy danej firmy i wynikająca z niego możliwa synergia. Możemy na przykład poprzez wykorzystać daną czynność w dwóch różnych, ale pokrewnych procesach. Dzięki temu możemy w zupełności przestać korzystać z pewnej części usług świadczonych przez zewnętrznego dostawce i zupełnie obciąć ten koszt.

Automatyzacja

Powiązana z redukcją czynności i zadań jest także często ignorowana możliwość automatyzacji. Jakie czynności można zautomatyzować? W wielu przypadkach takiej diagnozy możemy dokonać na własną rękę. W znacznej większości nieskomplikowanych, powtarzalnych i niewymagających zniuansowanych decyzji czynności, człowieka zastąpić może robot. (Mówimy tutaj oczywiście i o tradycyjnych fizycznych maszynach, i o rozwiązaniach informatycznych (RPA). Wiedza ekspercka przyda się natomiast przy planowaniu konkretnych wdrożeń: należy bowiem policzyć opłacalność zautomatyzowania konkretnej czynności (nie kupimy na przykład maszyny do pakowania listów, jeśli wysyłamy ich tylko 1000 w miesiącu), odpowiednio dobrać właściwe rozwiązanie, a na końcu poprawnie wdrożyć je i skonfigurować, by spełniało oczekiwanie od niego zadania.

Często błędnie przyjmowane jest założenie, że automatyzacja nieodzownie wiąże się ze zwolnieniami. Oczywiście nie jest to prawda: obowiązki danego stanowiska prawie nigdy nie ograniczają się przecież tylko do jednej czynności. Ponadto doświadczenie pracowników, których część obowiązków przejęła maszyna, nadal pozostaje przydatne dla firmy: zaoszczędzony czas mogą poświęcić na bardziej twórcze zajęcia, stale rozwijając obszar w którym się specjalizują. W naszym rozumieniu automatyzacji czerpiemy z filozofii Toyoty: zadaniem robotów jest wyłącznie ułatwianie pracy ludziom, a nie jej pozbawianie.

Efektywne wdrożenie

Równie ważne jak diagnoza potrzeb naszej firmy i wybór najlepszego rozwiązania jest jego implementacja. Na przykład w przypadku fizycznego sprzętu istotne będzie rzetelne przeprowadzenie odbiorów, by upewnić się czy dostawca dostarczył wszystko, co przewiduje umowa, a następnie zainstalowanie i konfiguracja sprzętu. Kolejnym krokiem jest przeszkolenie załogi z używania nowego rozwiązania. Szczególnie na tym kroku nie możemy oszczędzać pieniędzy ani czasu. Cały projekt optymalizacji pójdzie na nic, jeśli w teorii zaoszczędzimy pieniądze, ale w praktyce sparaliżujemy naszą firmę.

Nie powinniśmy także akceptować półśrodków czy częściowego sukcesu. Nie możemy przystać na przykład na sytuację, w której część wdrożenia jest o kilka miesięcy opóźniona. Musimy pamiętać, że każdy nadprogramowy dzień pracy na starym rozwiązaniu oznacza bowiem straty finansowe. Równie ścisłe powinniśmy trzymać się oszczędności ustalonych jako cel projektu. Jeśli projekt ma się ku końcowi, a oszczędności nie kalkulują się tak dobrze jak w jego założeniach, nie możemy zadowolić się tym, co się udało. Znalezienie przyczyn rozbieżności to w takim przypadku minimum – ale powinniśmy też poszukać alternatywnych dróg, by osiągnąć wyznaczony cel.

Optymalizacja od A do W

W naszej firmie uważamy, że dobrze poprowadzony projekt jest prowadzony od A do W: od precyzyjnej Analizy po skuteczne Wdrożenie. Jest to część naszej autorskiej metodyki prowadzenia projektów optymalizacji ARROW, o której więcej przeczytać można w tym miejscu.