W związku z rozpoczętymi niedawno sesjami Polskiej Rady Facility Management, optymalizacja powierzchni biurowych jest ostatnio często poruszanym przez nas tematem. W naszych poprzednich publikacjach dotyczących tego zagadnienia, dużo uwagi poświęciliśmy zagadnieniom związanym z czynnościami i procesami. Stawialiśmy sobie pytania jak mądrze zarządzać obiegiem dokumentów, czy jak powinniśmy ułożyć współpracę z naszym Facility Managerem. Dziś do tematu podejdziemy z innej strony: przyjrzymy się zagadnieniu powierzchni biurowej samej w sobie i optymalnego wykorzystania tego niezwykle cennego zasobu. Omówimy kilka pytań, na które odpowiedzieć musi każda firma, która poważnie myśli o optymalnym wykorzystaniu swoich biur.

Wielkość ma znaczenie

Podstawowe pytanie, jakie powinniśmy sobie zadać na początku takiej ewaluacji, brzmiało będzie tak samo dla każdej firmy: Czy ponosimy koszty używania właściwej ilości metrów kwadratowych powierzchni? Innymi słowy, sprawdzamy, czy nie posiadamy/wynajmujemy więcej miejsca, niż rzeczywiście jest nam potrzebne do sprawnego funkcjonowania firmy. Nie potrzebujemy, na przykład, żadnej wiedzy eksperckiej by zauważyć, że biurka czy całe pokoje stoją nieużywane. Byłaby to szybka i prosta droga ku ograniczeniu (nie)używanej przestrzeni, i tym samym kosztów – ale nie podejrzewamy firm naszych czytelników o tak oczywiste niedopatrzenia.

Dużo bardziej obiecująca jest natomiast analiza, która będzie już wymagała pewnej znajomości tematu. Proponujemy szukać nie oczywistych pustych przestrzeni, których raczej nie znajdziemy, a raczej przeanalizować możliwość innej aranżacji wykorzystywanego przez firmę miejsca. Być może nowe, lepsze ustawienie biurek czy proste przesunięcie niektórych ścian powoli nam bardziej optymalnie zagospodarować przestrzenią. Tym samym umożliwi nam to bezpośrednie oszczędności poprzez zrezygnowanie z tej powierzchni, albo przyniesie dodatkowe źródło dochodu, jeśli zdecydujemy się inaczej ją wykorzystać – na przykład podnajmując, czy wykorzystując ją do innych celów przynoszących zysk firmie.

Wykorzystanie jest równie ważne

Następna kwestia, którą należy wziąć pod lupę, to zagadnienia związane z celami, do jakich wykorzystujemy naszą drogą powierzchnię biurową. Na początek możemy spojrzeć na nią znów z czysto kosztowego punktu widzenia. Na przykład: Czy nie marnujemy naszej powierzchni na przechowywanie ton papieru? W takim przypadku dobrym pomysłem będzie rozważenie jak największego stopnia cyfryzacji, lub – jeśli nie jest to możliwe – usług archiwum zewnętrznego. W ten sposób odzyskać możemy cenne metry spod szaf i regałów.

Dużym problemem może też być tzw. podwójna komunikacja, czyli marnowanie czasu w labiryntach ścian i korytarzy, aby przekazać informację pomiędzy dwoma punktami. Dla przykładu przeanalizujmy, ile czasu zajmie naszego pracownikowi podejście z punktu A do B na tak rozplanowanym piętrze:

Załóżmy też, że punkty A i B komunikują się stosunkowo często. Ile czasu (i firmowych pieniędzy) co miesiąc marnują ci pracownicy na takich podróżach? To właśnie dlatego tzw. open space jest tak bardzo preferowany w czasach dbania o koszty. Pozbywszy się niepotrzebnych ścian, informację mogliby przekazać nawet bez wstawania od biurka. Samych biurek też zmieścimy więcej. Tym samym oszczędzamy pieniądze i na większej efektywności parowników, i na lepszym rozplanowaniu dostępnej powierzchni.

W końcu, możemy też rozważyć pytanie z pozoru dość radykalne: Czy wszyscy, którzy pracują w danym biurze, potrzebują biurek? Nie mówimy tutaj, oczywiście, o przymusowej pracy na stojąco. Warto jednak dokładnie zmierzyć, ile czasu nasi pracownicy realnie spędzają przy przydzielonych im biurkach w teoretycznych godzinach swojej pracy. Urlopy, choroby, czy nawet banalne przerwy to tylko wierzchołek góry lodowej. Do tego dochodzą też spotkania, wyjścia do klienta, udział w szkoleniach i warsztatach, reprezentowanie firmy na zewnątrz… Po uwzględnieniu wszystkich tych czynników, średnia zajętość biurek w przeciętnym przedsiębiorstwie jest mocno zaskakująca: wynosi jedynie 45%.

Moje Nasze biurko

Oczywistą odpowiedzią na ten problem wydają się praktyki typu desk sharing, pozwalające znacznie efektywniej wykorzystać firmowe zasoby. Idealnie synchronizując czas spędzony przy biurku według indywidualnych potrzeb pracowników, ten sam mebel może być wykorzystywany „jednocześnie” przez dwie osoby, bez żadnych negatywnych skutków. Tym samym zwiększymy jego realne wykorzystanie ze wspomnianych wcześniej 45% do dużo lepszego wyniku 90%. Wprowadzanie takich zmian jest jednak nieco trudniejsze, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Metody te są rzeczywiście niezwykle obiecujące, a ich dobra implementacja może całkowicie zrewolucjonizować to, jak pracuje nasza firma. Należy ich jednak używać bardzo starannie i w zaplanowany sposób – po dokładnym zbadaniu potrzeb firmy i pracowników, wykonaniu wielu analiz. Należy też pamiętać, że na pewno nie nadadzą się równie dobrze do każdego rodzaju pracy i nie dla wszystkich grup pracowniczych.

Nie chodzi nam, bynajmniej, o dyrektorów – łatwo założyć, że nie zgodzą się na takie rozwiązania. Według naszych ekspertów, założenie to jest błędne z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, w każdym projekcie wiążącym się z poważnymi zmianami, przykład zawsze powinien iść z góry. Jeśli wdrażamy taką zmianę, to pierwszym, który powinien zrezygnować ze stałego biurka powinien być Szef. Po drugie, paradoksalnie, to właśnie kadra menadżerska najmniej korzysta z udogodnień, które poniekąd ogranicza desk sharing. To oni przecież najmniej używają swoich biurek, przechodząc z jednego spotkania na drugie.

Myśląc w kategoriach działów, nie stanowisk, idealnymi kandydatami na wprowadzanie tego typu rozwiązań będą pracownicy administracyjni, będący ciągle w ruchu. Aranżują przestrzeń na innym piętrze, weryfikują metody składowania towarów u dostawców, przekazują w garażu samochody służbowe… Jedno biurko obsłużyć może cały zespół. Równie dobrze zadziałają też w sprzedaży czy marketingu. Zdecydowanie na sprawdzą się natomiast w tradycyjnej księgowości, gdzie pracownicy muszą mieć stały dostęp do wszelkiego rodzaju dokumentów. Trudno wyobrazić sobie tę pracę bez stałego własnego biurka i wszystkich standardowych narzędzi biurowych.

Biuro w domu

Desk sharing uzupełnić można też rozwiązaniami typu home office, umożliwiającymi pracę spoza biura – nie tylko z perspektywy technologicznej, ale także kultury organizacyjnej. Jednak także tutaj wprowadzenie takich rozwiązań musi być poprzedzanie odpowiednią analizą.

Z jednej strony mamy bowiem potrzeby pracowników, którzy coraz bardziej cenią sobie takie rozwiązania: tracą mniej czasu na dojazdy, lepiej gospodarują tzw. work-life balance, często też pracują efektywniej, lepiej skupiając się poza środowiskiem biurowym. Z perspektywy pracownika, im więcej home office, tym lepiej.

Perspektywa firmy jest nieco bardziej skomplikowana. Załóżmy, że w 10-osobowym zespole idealnie skoordynujemy home office wszystkich pracowników, którzy korzystają z niego 2 razy w tygodniu. Oznacza to, że zespół potrzebuje tylko 6 biurek. Jeśli zwiększymy home office do 3 dni, zapotrzebowanie na biurka spadnie do 4. (Oczywiście w praktyce nie będzie to tak oczywiste, zawsze zostawia się pewien zapas.) Oznacza to duże oszczędności. A w grę wchodzą przecież nie tylko same biurka – wiąże się z nimi powierzchnia biurowa, miejsca parkingowe itd. Tak więc z perspektywy kosztowej, im więcej home office, tym taniej.

Z drugiej strony, nie możemy zapomnieć o podstawach, na jakich opiera się praca każdej firmy, takich jak efektywność pracy, zespołowość, aktualność wiedzy i dzielenie się nią itd. Nieumiejętne wdrożenie czy nadużywanie home office może negatywnie wpłynąć na te wartości wśród naszych pracowników. Dlatego też, tak, więcej znaczy lepiej – ale tylko do pewnej granicy. Każda firma wprowadzająca takie rozwiązania musi wypracować swoją własną politykę zarządzania nimi, odpowiadającą jej kulturze i organizacji pracy, cały projekt zaś poprzedzić pogłębioną analizą, dyskusjami i testami. Wprowadzanie takiej zmiany również wymaga starannego podejścia, silnej komunikacji i dbałości o odebranie jej przez załogę.

Złoty środek

Jeśli umiejętnie zdiagnozujemy sposób funkcjonowania i realne potrzeby naszej firmy, będziemy w stanie wypracować strategię wdrożenia nowoczesnych rozwiązań, które zadowolą każdą ze stron. Desk sharing i home office jednocześnie zwiększą wydajność i satysfakcję pracowników i znacznie obniżą firmowe koszty. Dlatego też są to rozwiązania, które często polecamy naszym klientom przy projektach optymalizacyjnych związanych z powierzchniami biurowymi. Podkreślamy jednak raz jeszcze, że rozwiązanie samo w sobie to nie wszystko. Jego wprowadzenie musi zostać poprzedzone odpowiednią analizą, a sam proces wdrożenia także wymaga fachowego podejścia, by zagwarantować sukces projektu.