Co dostaje Klient: Korzyści z Facility Management

W kilku z naszych poprzednich publikacji poruszaliśmy temat usług typu Facility Management na polskim rynku. Pokazaliśmy czym w tym zawodzie różni się zwykły dostawca od prawdziwego partnera biznesowego, rozważaliśmy powiązania pomiędzy procesami wewnętrznymi a jakością oferowanych usług, a także wpływ aktualnej sytuacji gospodarczej na tą konkretną branżę.

Wspólnym wątkiem we wszystkich tych dywagacjach było zachęcanie naszych kolegów z branży FM do większego podkreślania realnych korzyści wynikających z zatrudnienia zewnętrznego menadżera biura. Nie chodziło nam o zwyczajne zastąpienie w codziennych obowiązkach pracowników firmy zatrudniającej zewnętrznego FM-a. Mowa była raczej o korzyściach, których najemca zwyczajnie nie byłby w stanie wypracować na własną rękę – technologicznych, procesowych, know-how itd.

Jakich jednak konkretnie korzyści z Facility Management możemy się spodziewać? Czego najbardziej potrzebuje klient zatrudniający firmę FM? Specjaliści 4optima z tematem zarządzania nieruchomościami stykają się z obu stron – zarówno z perspektywy klienta, jak i dostawcy (czy raczej partnera). Wiemy więc dobrze i o tym, czego potrzebują potencjalni klienci, jak i o tym, co realistycznie zaoferować może Facility Manager. Na czym więc powinien się przede wszystkim skupić dostawca, aby dobrze obsłużyć swojego klienta? I analogicznie: jakich argumentów powinniśmy używać jako potencjalny klient, „sprzedając” pomysł outsourcingu naszemu zarządowi?

Know-how

Dobry Facility Manager to w naszym rozumieniu przede wszystkim wybitny fachowiec i profesjonalista. Czy może być nim menadżer zatrudniony przez najemcę na własną rękę? Krótko: tak! Jednak zewnętrzny Facility Manager niemal zawsze będzie miał nad nim przewagę. Stoi za nim nie tylko jego własna wiedza i doświadczenie, ale także i te nabyte przez całą firmę, obsługującą przez wiele lat szereg różnych klientów. Natomiast wiedza menadżera zatrudnionego na własną rękę będzie z natury ograniczona: nawet najlepszy profesjonalista zna wyłącznie własną firmę, ewentualnie poprzedniego pracodawcę.

Możliwość skupienia na najważniejszych procesach

Nikt nie prowadzi firmy dla przyjemności wynikającej ze żmudnej administracji. Menadżer nieruchomości jest więc, jak każda posada skupiona do wewnątrz firmy, poniekąd kosztem koniecznym. Jeśli dałoby się obejść bez tej posady, człowiek ten z pewnością zostałby oddelegowany do czynności przynoszących firmie zysk. Outsourcując tę rolę zapewniamy sobie, poniekąd, właśnie to: uszczuplamy część firmy skierowaną do środka, aby więcej uwagi móc poświęcić podnoszeniu zyskowności.

Wiedza o rynku

Z reguły pracownik jest w stanie bez problemu powiedzieć, czy w jego firmie coś działa, czy nie. Co będzie jednak jeśli zapyta się go, jak coś może działać lepiej? Zapewne nie będzie miał na to dobrej odpowiedzi. Menadżer nieruchomości nie jest tu wyjątkiem. Natomiast zatrudnienie zewnętrznej firmy FM znacznie podniesie szansę na uzyskanie satysfakcjonujących wniosków. Bogata wiedza o rynku i budynkach innych firm pozwoli specjalistom łatwo zaaplikować precyzyjne benchmarki, właściwie zdiagnozować wyniki swoich klientów i ewentualnie zaprezentować możliwości ich poprawy. W skrócie: najemca może być spokojny o to, że rozwiązanie, jakiego używa rzeczywiście jest najodpowiedniejszym do jego indywidualnych potrzeb.

Nastawienie na wyniki

Zewnętrznego Facility Managera łatwiej jest rozliczać z postawionych mu celów niż wewnętrznego administratora. Znając realia rynkowe zewnętrzny FM nie porwie się na niemożliwe, bo będzie miał świadomość, że w umowie zawarty będzie zapewne szereg mierników jego osiągnięć – SLA i KPI. Najemca dostaje więc gwarancję, że zaproponowanie mu rozwiązania są racjonalne w sensie ekonomicznym, a dostarczanie ich na bieżąco nie będzie sprawiać trudności.

Opłacalność

Usługi typu Facility Management nie należą do najtańszych. Nie znaczy to jednak, że nie są opłacalne. Przejście na model outsourcingu nie tylko oznacza wyeliminowanie szeregu kosztów – tak oczywistych, jak i mniej – związanych z samodzielną administracją budynkiem. Klient oszczędza też, na przykład na podwykonawcach czy materiałach eksploatacyjnych, bo firma FM jest w stanie wynegocjować na nie lepsze stawki niż klient sam.

Jak przekazać firmie korzyści z Facility Management?

Pomimo wszystkich tych zalet, wiele polskich firm nadal sceptycznie podchodzi do idei outsourcingu. Przedsiębiorcy lubią mieć wszystko pod kontrolą; trudno jest im się przekonać do powierzenia tak istotnego obszaru jak „gniazdo” firmy w cudze ręce. Załóżmy, że mamy przed sobą zadanie przekonania zarządu w naszej firmie, aby rozważył możliwość outsourcingu. Jakich argumentów powinniśmy używać?

Przede wszystkim, radzimy operować twardymi faktami – najlepiej tymi związanymi z kwestiami finansowymi. Powinniśmy więc rzetelnie policzyć opłacalność obu rozwiązań. Jak?

Każdy proces przed „wyniesieniem” poza firmę trzeba najpierw opisać i opomiarować. Wiedząc ile nas to kosztuje gdy dane czynności wykonujemy wyłącznie „w domu”, w następnym kroku powinniśmy uzyskać oferty z rynku. W tych ofertach sprawdzamy na jaką możemy liczyć jakość, weryfikujemy czy jest satysfakcjonująca dla naszej firmy. Jeśli nie, nic straconego: zawsze można zmienić i „doszlifować” zapytanie ofertowe i ponownie poprosić o oferty.

Pozostanie już tylko porównanie kosztów i rozważenie jaką wymierną korzyść przyniesie nam odciążenie obecnie zatrudnianych osób od obowiązków, które przejdą w outsourcing. Innymi słowy: jak możemy efektywnie wykorzystać uruchomiony potencjał, aby przynieść firmie zysk.

Facility Management nie musi być drogi

Jeśli porównanie i wyliczenie pokaże oszczędności, to zapewne znajdą się niedowiarki: „Jak to możliwe, przecież oni na tym zarabiają?”  Trzeba więc zwrócić uwagę na powody, dla których wykonywanie tych obowiązków zewnętrzną firmą może być opłacalne dla obu stron:

Po pierwsze, sprawnie działająca firma typu FM jest w stanie przeprowadzić kompleksową analizę procesów w organizacji, którą obsługuje.  Celem takiej analizy będzie, między innymi,  wyłapanie i eliminacja czynności które mogą dublować się po stronie dostawcy i klienta, generując nieuzasadnione koszty. Nowoczesny Facility Manager nie jest po prostu dostawcą: będzie żywo zainteresowany ograniczaniem kosztów i wprowadzaniem innych usprawnień w organizacji swojego klienta.

Po drugie, branża Facility Management jest jedną z najbardziej podatnych na oszczędności wynikające z nowych technologii i sposobów pracy. Kiedyś, na przykład, przedstawiciel dostawcy zwykle na stałe pracował w obsługiwanym przez siebie budynku. Dziś natomiast może nie być to już konieczne: wszystkich potrzebnych informacji dostarczą mu odpowiednie czujniki czy drony. Te oszczędności przekładają się na niższą finalną kwotę, jaką przyjdzie nam zapłacić Facility Managerowi.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Bardzo ważnym argumentem będzie także bezpieczeństwo całej operacji: zarówno w newralgicznym etapie zmiany z jednego modelu na drugi, jak i w późniejszej codziennej współpracy. Zapewnić je możemy na kilka sposobów: zawierając w umowie satysfakcjonujące klienta warunki i właściwe mierniki wyników pracy FM-a, przykładając szczególną uwagę do właściwej komunikacji przy codziennej współpracy, czy słuchając na bieżąco zmieniających się potrzeb klienta i z własnej inicjatywy proponując mu nowe, lepsze rozwiązania. (Innymi słowy, przyjmując „partnerskie” podejście do biznesu, o którym więcej pisaliśmy we wspomnianym wcześniej artykule.)

Strategie te nie wykluczają się wzajemnie: w idealnym przypadku, Facility Manager troszczy się o swojego klienta na wszystkie powyższe sposoby. Do tego też ostatecznie powinny dążyć obie strony tej układanki, aby zapewnić sobie owocną współpracę.